L'Agence Technique Départementale a été créée en 1983 par le Conseil général de la Dordogne afin d'assister les élus et les agents des collectivités du Département dans leurs missions. Véritable outil de mutualisation, fondée sur le principe de la solidarité départementale, elle permet de proposer à l'ensemble de ses adhérents une expertise sur un grand nombre de leurs projets recouvrant un large ensemble de compétences (architecture, paysage, voirie, informatique, cartographie, juridique, assainissement collectif, etc.). L'objectif : leur fournir des outils performants et de l'expertise à coût optimisé afin qu'ils puissent gérer et développer leur territoire.

Dans le cadre d'un remplacement, l'ATD24 recrute un(e) chargé(e) d'accueil H/F à temps plein.

Sous l'autorité du Directeur Administratif, Finance et qualité, vous êtes en charge de :
- Accueil physique et téléphonique (adhérents, partenaires, etc.)
- Renseignement et orientation du public
- Saisie des demandes d'assistance sur le logiciel interne de suivi des tickets
- Remise des clés électroniques de signature aux élus et agents territoriaux

- Traiter les flux entrants :
o Gérer les demandes et messages sur la boîte mail générique (suivi, transfert, réponses)
o Gérer le courrier :
- Enregistrement du courrier entrant et sortant sur la solution de Gestion Electronique de Courrier
- Préparation de bordereaux d'envois
- Gestion et affichage d'information

- Secrétariat de direction :
o Rédaction des documents du Conseil d'administration (Convocations, PV, feuille de présence, procuration, ...)
o Rédaction de courriers, mise sous pli et envoi en nombre
o Relecture de documents administratifs
o Suivi d'agenda et prise de rendez-vous directeurs sur demande

- Moyens généraux :
o Participation à la gestion du parc automobile (réservations, carburants, nettoyage, suivi)

Issu d'une formation niveau minimum Bac dans le domaine de l'administration/l'assistanat, vous disposez d'une première expérience de secrétariat/accueil au sein d'une collectivité territoriale.

Vous avez un sens prononcé du service et avez à cœur la satisfaction de chacun des usagers (ici, nos adhérents) ainsi que des demandes internes.
Vous êtes également reconnu pour vos compétences relationnelles en matière d'accueil. Votre poste contribuant pleinement à la satisfaction de nos adhérents et membres, vous veillerez au traitement et au suivi de chaque demande.

Vous serez en appui du Directeur Administratif, Financier et Qualité et de ses équipes ainsi que du Directeur général pour aider à l'organisation des conseils d'administration, assemblées générales, rencontres avec les partenaires. Une première expérience dans ce domaine serait un plus.

Une appétence avec les outils collaboratifs et les outils numériques est indispensable.

Compétences Techniques :
- Rédaction de notes, mails et courriers
- Utilisation d'un standard téléphonique
- Connaissance Office 365

Connaissances :
- Très bon niveau de français
- Connaissance des collectivités territoriales et de leur fonctionnement

Savoir-être :
- Sens de l'accueil, de l'écoute et du service
- Capacité à gérer les mécontentements : (écoute active, feedback, rassurer)
- Discrétion / Respect de la confidentialité
- Dynamisme, réactivité
- Être méthodique, autonome et rigoureux ;
- Respect des procédures et des échéances, rigueur
- Travail en équipe