Mission : L’assistant de direction contribue à la réalisation des missions confiées au Pôle Aide Sociale à l’Enfance (ASE). Collaborateur(trice) du Directeur, il/elle l’assiste dans l’organisation, la gestion, la communication, l’information, l’accueil et le suivi de dossiers.

Activités principales :

Organisation permanente de la vie du pôle ASE
• Mettre en œuvre les notions d’organisation et gestion du temps,
• Gérer les plannings du Directeur et de la Direction adjointe,
• Prendre les rendez-vous et structurer l’agenda,
• Planifier les réunions,
• Organiser les manifestations,
• Gérer les fournitures de bureau,
• Jouer un rôle d’interface avec les secrétariats des autres services du Conseil Départemental,
• Organiser les déménagements des bureaux,
• Suivre les projets du Pôle ASE,

Réalisation d‘outils bureautiques et de secrétariat
• Elaborer des outils en lien avec les besoins de la Direction,
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents,
• Élaborer des tableaux, guides, référentiels,
• Enregistrer le courrier « arrivée » suivant le guide de procédures,
• Organiser l’enregistrement du courrier départ, le classement et l’archivage,

Participation et suivi des projets de Direction
• Recueillir et présenter les éléments du rapport d’activité,
• Assurer le suivi des dossiers : schéma départemental, diagnostics territoriaux,
• Élaborer et renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
• Contribuer et participer aux manifestations organisées au sein du Pôle ASE en lien avec les partenaires œuvrant dans le domaine de la protection de l’enfance,
• Utiliser les outils informatiques

Contribuer à la gestion des ressources humaines
• Contribuer et suivre les dossiers des agents administratifs du Pôle ASE,
• Assurer le suivi du plan de formation,
• Accueillir et assurer l’équipement des nouveaux professionnels,

Accueil téléphonique et physique
• Recevoir et transmettre les messages,
• Renseigner les interlocuteurs, relayer si nécessaire vers l’agent ou le cadre compétent,
• Rédiger le planning des astreintes téléphoniques ASE,
• S’inscrire dans l’organisation hebdomadaire de la permanence téléphonique / réception fax tribunal avec les secrétariats centraux,

Activités spécifiques :
• Préparer les rapports en vue des sessions budgétaires et des commissions permanentes,