✓ Des activités d’accueil - Accueille les usagers du CCAS - Assure l’accueil téléphonique de tous les services - Consulter, traiter et enregistrer les mails reçus - Transmet par mail les messages écrits, téléphoniques ou
oraux - Met en place l’affichage directionnel - Enregistre sur BL ou UP toutes les demandes (écrites,
téléphoniques et physiques)

✓ Réalisations de documents - Rédaction de courriers - Rédaction de comptes rendus - Élaboration de convocations

✓ Tenue et mise à jour des fichiers pour les différents plans - Plan canicule - Plan grand froid - Plan bleu - Pandémies

✓ Participation aux réunions

✓ Classement

✓ Suivi des statistiques par service - Réclamations - Téléphoniques : nombre d’appels reçus - Accueil physique - Courrier

✓ Polyvalence : Remplacement des collègues du pôle accueil

Accueil Général du CCAS
✓ Suivi du parc de véhicules et salles-bureaux - Enregistre les réservations des véhicules et des salles
bureaux - Les entrées et sorties

✓ Renseignement des aides à domiciles et gestion des casiers
(courriers, fiches de paie) - Transmission des informations aux aides à domicile via
les casiers

✓ Gestion courrier
✓ Entrée : - Dater et enregistrer le courrier sur le tableau Excel - Après l’enregistrement du courrier, tout mettre dans la
bannette de la Directrice
✓ Départ du courrier : - Enregistrer le courrier de départ dans la base Access - Mettre le courrier de départ dans la bannette prévue à
cet effet
✓ Péribus - Remplacer l’agent en charge cette mission lors de son
temps de pause (hors congés ou maladie)

Accueil Spécialisé Social
✓ Gestion du courrier des bénéficiaires de la domiciliation - Trier, enregistrer dans BL et ranger le courrier - Retour NPAI des anciens bénéficiaires - Distribuer le courrier aux bénéficiaires de la domiciliation
et enregistrer dans BL cette distribution

✓ Primo-évaluations - Faire les primo-évaluations hors domiciliation : recevoir le
public, enregistrer sur BL, et transmettre au service social
le jeudi soir


✓ Coup de pouce - Réceptionner, enregistrer les demandes sur BL - Transmettre au service social les demandes le jeudi
soir - Suite au retour de la commission, informer le partenaire
et le bénéficiaire de la réponse - Enregistrer la décision et mettre la notification à la
signature - Distribuer les chèques préparés par la régisseuse et les
enregistrer
✓ Aide financière au repas à domicile ou club - Réceptionner, enregistrer les demandes sur BL - Transmettre au service social les demandes le jeudi
soir - Suite au retour de la commission, informer le service
concerné de la décision (repas à domicile ou RA) - Enregistrer la décision et mettre la notification à la
signature

Accueil Spécialisé SAAD
✓ Des activités d’accueil - Renseigner les bénéficiaires concernant leurs horaires
d’interventions (Quand et Qui ?) - Prendre les messages des bénéficiaires et réaliser une
fiche contact dans UP en sélectionnant le(s)
destinataire(s) concerné(s) par la demande - Prendre les messages des intervenants partenaires et
réaliser une fiche contact dans UP en sélectionnant le(s)
destinataire(s) concerné(s) par la demande

✓ Saisie des dossiers - Saisir les éléments du dossier papier du bénéficiaire sur

Accueil Spécialisé Portage de
repas

le logiciel UP - Scanner et intégrer les documents concernant la prise
en charge du bénéficiaire

✓ Gestion courrier : Procédure APA - Vérification si la personne est connue par nos services - Si personne inconnue, envoi du courrier de mise à
disposition et plaquette d’information - Courriers mise à jour des tarifs caisses+ mutuelles +
assurances

✓ Gestion des casiers des aides à domicile - Distribution des notes et autres courriers dans les
casiers des aides à domicile

✓ Réalisation des plannings d’animation des activités
réalisées par les aides à domicile

✓ Gestion du service portage à domicile - Organisation des tournées - Constitution des dossiers de prise en charge des repas
par le service aide sociale, et les intégrer dans les tournées - Gestion de toutes les modifications survenues au cours
de la semaine entraînant des changements au niveau des
tournées (nouveaux dossiers, hospitalisation…) - Entrées des nouveaux dossiers « liaison froide » au
niveau informatique - Compte-rendus de réunions du service de portage des
repas

✓ Gestion administrative pour la liaison froide - Edition des menus - Saisie des coupons - Confirmation des repas auprès de la Sogeres - Vérification et édition des tournées - Contrôle de la facturation :
 De la Sogeres ➔ Trimestrielle
 Des bénéficiaires ➔ Mensuelle - Réalisation d’une enquête de satisfaction

✓ Des activités d’accueil - Emission et réception des appels des bénéficiaires, de
leur famille ou de leur représentant légal afin de leur
apporter des informations sur le service (fonctionnement,
règlement intérieur, coût…) et les interventions (date et
heure de livraison…) - Réception des appels des bénéficiaires, de leur famille ou
de leur représentant légal pouvant engendrés des
modifications sur les tournées (changements des besoins
de la personne aidée, hospitalisation, absence…)

✓ Les tournées - Participation à une tournée, si besoin, afin de :
Maintenir un contact avec les bénéficiaires et
l’équipe de terrain
 Recueillir les satisfactions et les doléances des
bénéficiaires dans le but d’améliorer nos services - Rencontre avec les bénéficiaires, leur famille et/ou leur
représentant légal, à domicile (en fonction des besoins du
service) ou au CCAS, pour la constitution et la signature
des contrats d’intervention ainsi que la lecture du
règlement intérieur