BFC 90415 - Assistant de direction appui gestionnaire (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O025240326000379
Publiée le 26/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
BESANCON
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
30/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Organiser et coordonner l’environnement professionnel du directeur et du directeur-adjoint, elle ou il assure l’accueil et le filtrage des appels, elle ou il assure le secrétariat et la gestion administrative des dossiers
Missions / conditions d'exercice
DESCRIPTIF DU POSTE
SECRETARIAT
Gérer le courrier entrant (tri, soumission, ventilation suivant les instructions)
Assurer une veille sur les arrivées de courriers (par intranet)
Expédier les courriers d’un ou plusieurs agents
Vérifier et soumettre à la hiérarchie les parapheurs
Saisir et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus
Réceptionner et adresser des documents (courriers, mails, fax)
Trier, classer, archives des documents, des dossiers
Assurer la mise à jour des fichiers de partenaires de la direction ou du service
ORGANISATION
Gérer un ou plusieurs agendas
Organiser les réunions et les déplacements
Etablir les ordres de mission des cadres
Gérer les notes de frais du service
Participer à l’organisation et à l’accueil des manifestations évènementielles de la direction
ASSISTANCE A LA GESTION ADMINISTRATIVE DES DISPOSITIFS
Assurer la mise à jour documentaire des dossiers particuliers
Mettre en forme les rapports pour les sessions
Préparer les dossiers thématiques pour les réunions
Saisir et mettre en forme les conventions et notifications
Suivre les conventions et subventions
Réceptionner des dossiers de demande d’aides
Réaliser une première analyse des dossiers de demande d’aide
POLYVALENCE
Assurer le remplacement d’un(e) assistant(e) administratif(ve) ou d’un(e) assistant(e) de direction
COMMUNICATION
Assurer l’accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et l’accueil physique (réunions, rendez-vous)
Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes (directions, services) et externes
Contribuer aux activités de la Direction en communication interne (rubriques intranet) ou en réseau (assistantes de direction)
SECRETARIAT
Gérer le courrier entrant (tri, soumission, ventilation suivant les instructions)
Assurer une veille sur les arrivées de courriers (par intranet)
Expédier les courriers d’un ou plusieurs agents
Vérifier et soumettre à la hiérarchie les parapheurs
Saisir et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus
Réceptionner et adresser des documents (courriers, mails, fax)
Trier, classer, archives des documents, des dossiers
Assurer la mise à jour des fichiers de partenaires de la direction ou du service
ORGANISATION
Gérer un ou plusieurs agendas
Organiser les réunions et les déplacements
Etablir les ordres de mission des cadres
Gérer les notes de frais du service
Participer à l’organisation et à l’accueil des manifestations évènementielles de la direction
ASSISTANCE A LA GESTION ADMINISTRATIVE DES DISPOSITIFS
Assurer la mise à jour documentaire des dossiers particuliers
Mettre en forme les rapports pour les sessions
Préparer les dossiers thématiques pour les réunions
Saisir et mettre en forme les conventions et notifications
Suivre les conventions et subventions
Réceptionner des dossiers de demande d’aides
Réaliser une première analyse des dossiers de demande d’aide
POLYVALENCE
Assurer le remplacement d’un(e) assistant(e) administratif(ve) ou d’un(e) assistant(e) de direction
COMMUNICATION
Assurer l’accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et l’accueil physique (réunions, rendez-vous)
Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes (directions, services) et externes
Contribuer aux activités de la Direction en communication interne (rubriques intranet) ou en réseau (assistantes de direction)
Profils recherchés
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES ATTENDUES
Qualité d'expression écrite et orale
Bonnes qualités de communication ascendante et transversale
Compétences avérées sur les outils bureautiques
Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et de ses acteurs
APTITUDES REQUISES
Capacité d'organisation
Respect des délais
Adaptabilité aux évolutions et situations nouvelles
Sens du travail en équipe
Discrétion, réactivité
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Poste localisé à Besançon
La Région Bourgogne-Franche-Comté lutte contre toutes les formes de discriminations et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes qui régissent le statut de la fonction publique.
Qualité d'expression écrite et orale
Bonnes qualités de communication ascendante et transversale
Compétences avérées sur les outils bureautiques
Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et de ses acteurs
APTITUDES REQUISES
Capacité d'organisation
Respect des délais
Adaptabilité aux évolutions et situations nouvelles
Sens du travail en équipe
Discrétion, réactivité
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Poste localisé à Besançon
La Région Bourgogne-Franche-Comté lutte contre toutes les formes de discriminations et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes qui régissent le statut de la fonction publique.
Contact
Contact
0381616161
Lien de candidature
Informations complémentaires
Pour candidater, merci d'adresser un curriculum vitae détaillé et une lettre de motivation précisant la référence du poste,
par voie dématérialisée sur le site internet www.bourgognefranchecomte.fr/rubrique « offres d'emploi »
avant le 30/04/2024
Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter Samia Bourakkadi, chargée de la procédure de recrutement au 03.79.13.30.64.
par voie dématérialisée sur le site internet www.bourgognefranchecomte.fr/rubrique « offres d'emploi »
avant le 30/04/2024
Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter Samia Bourakkadi, chargée de la procédure de recrutement au 03.79.13.30.64.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.