Collaborateur(trice) direct(e) du Directeur Général des Services, vous l’assister dans la gestion, le suivi et l’organisation de ses missions. Vous effectuez son secrétariat et la prise en charge de dossiers spécifiques qui vous seront confiés sous sa surveillance et responsabilité.

Assistance du Directeur Général des Services (DGS)
- Gestion de l’agenda et l’emploi du temps quotidien du directeur (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, congés..)
- Organisation et suivi des réunions du DGS (ordres du jour, comptes rendus)
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…) et en assurer le suivi
- Relais d’informations descendantes et ascendantes auprès des services et de la direction générale
- Dossiers spécifiques : en charge de projets transversaux dont le pilotage relève de la direction générale et des élus

Conseil municipal et commissions
- Préparation et suivi des réunions (envoi de convocation, rédaction de la note de synthèse, des comptes rendus et procès-verbaux)
- Tenue des registres et coordination des services et partenaires pour suite à donner

Gestion de l’information et aide à la décision
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à la direction que les informations essentielles
- Courriers « entrants » : enregistrement, ventilation et distribution dans les services
- Suivi des parapheurs à la relecture de la direction
- Référent archives : organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information), en lien avec les archives départementales
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)

Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) en lien avec le service communication
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de la collectivité ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant)

Collaborateur(trice) d’élus
- Suivi de l’agenda de Madame la Maire
- Prise de rendez-vous – filtrage et orientation des appels téléphoniques – gestion des réclamations des administrés
- Préparation et contrôle des dossiers afférents

Autres missions
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, d’un bail ou d’une convention en lien avec le service commande publique
- Suivi du répertoire des actes notariés
- Organisation des cérémonies patriotiques et des vins d’honneur

Relations fonctionnelles
- Directeur général des services
- Elus
- Services municipaux
- Collectivités territoriales partenaires,
- Entreprises,
- Particuliers
- ….

- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et des textes législatifs les régissant
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissances des normes rédactionnelles
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, planning partagé, web, conférence)
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques du numération
- Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
- Maîtrise de l’organisation d’évènements
- Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

- Dynamisme
- Esprit d’initiative
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Polyvalence
- Réactivité et autonomie
- Esprit de synthèse et d’analyse
- Aisance relationnelle
- Esprit d’équipe
- Capacités rédactionnelles
- Sens de l’écoute et de la communication
- Disponibilité
- Travail en mode projet