Agent d'accueil/Secrétariat
Offre n° O025250625001697
Publiée le 25/06/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
5, rue de la Caserne, Les Hôpitaux-Vieux (Doubs)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Rattachement hiérarchique : Directeur Général des Services
Poste à temps non complet (35h)
Descriptif du poste
L’agent d’accueil est le premier interlocuteur des usagers extérieurs et un interlocuteur régulier des agents et des élus de la communauté de communes. En cela il porte toute l’attention qui doit se dégager de l’établissement public vis-à-vis des usagers quels qu’ils soient. La même attention doit être portée à la qualité de l’accueil physique et la qualité de l’accueil téléphonique.
Il assurera également, et en outre, le secrétariat du DGS.
Poste à temps non complet (35h)
Descriptif du poste
L’agent d’accueil est le premier interlocuteur des usagers extérieurs et un interlocuteur régulier des agents et des élus de la communauté de communes. En cela il porte toute l’attention qui doit se dégager de l’établissement public vis-à-vis des usagers quels qu’ils soient. La même attention doit être portée à la qualité de l’accueil physique et la qualité de l’accueil téléphonique.
Il assurera également, et en outre, le secrétariat du DGS.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
Orienter avec précision les usagers et les prestataires
Gérer les appels téléphoniques,
Gérer le courrier (affranchissement/distribution)
Gère la gestion des salles de réunions, la gestion des plannings, contribue aux demandes des élus et du DGS sur l’accueil du public (exemple café, boissons…)
Dispatcher les courriers et les mails
Réaliser le secrétariat des différentes réunions des Commissions, Bureau, Conseils Communautaires (Convocations, délibérations, décisions, comptes rendus…)
Lien avec la Sous-Préfecture pour le contrôle de la légalité
Gestion de l’état des stocks de fournitures administratives mais pas que.
Préparation de dossiers
Réalisation de mailing
Participe à la communication de la Communauté de Communes
Apporter son soutien au DGS en matière de gestion, de communication, d’information et suivi de dossiers
Rechercher des informations via la lecture de documents et/ou bases de données, restitution
Rédaction de notes ou courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
Mise à jour et suivi de tableaux de bords
Organisation d’évènements internes et externes (réservation et préparation des salles, suivi des listes d’invités, commande des buffets, nettoyage…)
Gérer les réservations du matériel du pôle associatif
Gérer les relations avec les prestataires de téléphonie et d’informatique
Travaux divers de secrétariat….
D’autres missions ponctuelles pourront être confiées
Orienter avec précision les usagers et les prestataires
Gérer les appels téléphoniques,
Gérer le courrier (affranchissement/distribution)
Gère la gestion des salles de réunions, la gestion des plannings, contribue aux demandes des élus et du DGS sur l’accueil du public (exemple café, boissons…)
Dispatcher les courriers et les mails
Réaliser le secrétariat des différentes réunions des Commissions, Bureau, Conseils Communautaires (Convocations, délibérations, décisions, comptes rendus…)
Lien avec la Sous-Préfecture pour le contrôle de la légalité
Gestion de l’état des stocks de fournitures administratives mais pas que.
Préparation de dossiers
Réalisation de mailing
Participe à la communication de la Communauté de Communes
Apporter son soutien au DGS en matière de gestion, de communication, d’information et suivi de dossiers
Rechercher des informations via la lecture de documents et/ou bases de données, restitution
Rédaction de notes ou courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
Mise à jour et suivi de tableaux de bords
Organisation d’évènements internes et externes (réservation et préparation des salles, suivi des listes d’invités, commande des buffets, nettoyage…)
Gérer les réservations du matériel du pôle associatif
Gérer les relations avec les prestataires de téléphonie et d’informatique
Travaux divers de secrétariat….
D’autres missions ponctuelles pourront être confiées
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES
Comportement bientraitant, respectueux, empathique avec les usagers
Capacite d’adaptation et de remise en question
Bonne capacité d’expression orale et écrite
Capacité d’organiser son travail selon les priorités
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
Connaissance des outils informatiques
Aptitude au travail en équipe
Maitrise de la gestion du standard et de la machine à affranchir
Sens du service public
Capacité d’écoute
Disponibilité
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Comportement bientraitant, respectueux, empathique avec les usagers
Capacite d’adaptation et de remise en question
Bonne capacité d’expression orale et écrite
Capacité d’organiser son travail selon les priorités
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
Connaissance des outils informatiques
Aptitude au travail en équipe
Maitrise de la gestion du standard et de la machine à affranchir
Sens du service public
Capacité d’écoute
Disponibilité
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.