Agent d'accueil, état civil, funéraire, éléctions
Offre n° O025251204000909
Publiée le 04/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
3 rue de la République - BP 42009, Baume-les-Dames (Doubs (25))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire
Descriptif de l'emploi
Agent d'Accueil, Etat Civil, Gestion Funéraire, Elections
Missions / conditions d'exercice
- Assurer l’accueil téléphonique
- Orienter le public sur place ou au téléphone
- Gérer les démarches administratives courantes (cartes nationales d’identité, passeports biométriques, attestations d’accueil d’étrangers, certificats d’hérédité, légalisations de signatures…)
- Gérer des débits de boissons (permanents et temporaires)
- Gérer les formalités liées à l’état civil (naissance, mariage, décès, reconnaissance, changement de nom et prénom, PACS, parrainage civil, etc.)
- Gérer les élections et les listes électorales
- Gérer les plannings des salles
- Gérer les affaires funéraires et le cimetière :
• Attribuer reprendre ou renouveler les concessions funéraires
• Maintenance permanente du fichier du cimetière
• Reprise des concessions en l'état d'abandon des deux cimetières de la commune.
• Mettre à jour une base de données de ces reprises des concessions, vérifier les informations administratives s'y rapportant (consultation des actes, des registres au sein du service et aux archives ; visite sur le terrain, appels téléphoniques auprès des propriétaires...).
• Poser et vérifier les affiches des avis, les affiches d’horaires et entretien du cimetière (en lien avec les services Techniques Municipaux et le SYTEVOM ) à l'entrée du cimetière et au niveau des concessions.
- Assurer le recensement militaire et le recensement de la population
- Orienter le public sur place ou au téléphone
- Gérer les démarches administratives courantes (cartes nationales d’identité, passeports biométriques, attestations d’accueil d’étrangers, certificats d’hérédité, légalisations de signatures…)
- Gérer des débits de boissons (permanents et temporaires)
- Gérer les formalités liées à l’état civil (naissance, mariage, décès, reconnaissance, changement de nom et prénom, PACS, parrainage civil, etc.)
- Gérer les élections et les listes électorales
- Gérer les plannings des salles
- Gérer les affaires funéraires et le cimetière :
• Attribuer reprendre ou renouveler les concessions funéraires
• Maintenance permanente du fichier du cimetière
• Reprise des concessions en l'état d'abandon des deux cimetières de la commune.
• Mettre à jour une base de données de ces reprises des concessions, vérifier les informations administratives s'y rapportant (consultation des actes, des registres au sein du service et aux archives ; visite sur le terrain, appels téléphoniques auprès des propriétaires...).
• Poser et vérifier les affiches des avis, les affiches d’horaires et entretien du cimetière (en lien avec les services Techniques Municipaux et le SYTEVOM ) à l'entrée du cimetière et au niveau des concessions.
- Assurer le recensement militaire et le recensement de la population
Profils recherchés
A. Savoir :
- Connaissance de la collectivité, de ses services et de son fonctionnement
- Maitrise de l’instruction générale relative à l’état civil (IGREC)
- Maîtrise du code électoral
- Technique d’écoute et de régulation
- Maîtrise du standard téléphonique
- Maîtrise des logiciels bureautiques utilisés dans la collectivité (Berger Levrault, REU…)
- Devoir de confidentialité dans des situations difficiles
- Capacité à communiquer avec un public varié
- Capacité à gérer les personnes agressives
- Sens de l’organisation
B. Savoir Faire :
- Organisation des élections :
Suivi de la mise à jour de la liste
Organisation des scrutins
- Réception des déclarations et établissements des actes d’état civil :
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (naissance, décès, etc)
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc)
Contrôler l’authenticité des attestations fournies
Etablir les différents actes d’Etat-Civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc)
Signaler le caractère inopportun d’un prénom
- Accueil, renseignement et orientation du public :
Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l’état civil et de la collectivité
- Etablissement des dossiers de mariage :
Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel
Apprécier les actes d’état civil du pays d’origine
Coopérer avec des traducteurs assermentés
Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
Inscrire le mariage dans le registre
- Etablissement des dossiers de PACS
- Tenue administrative des registres d’état civil :
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers.
Organiser la transmission et l’archivage des registres
- Affaires funéraires :
Gestion des reprises de concessions et des remplacements, acquisitions, suivi des colombariums et des cavurnes, etc.
- Formation des collègues et stagiaires
C. Savoir Être :
Sens aigu du service public,
Tenue et expression correctes
Réactivité, adaptabilité, amabilité, diplomatie, patience, dynamisme, bonne capacité d’écoute, autonomie, ponctualité.
- Connaissance de la collectivité, de ses services et de son fonctionnement
- Maitrise de l’instruction générale relative à l’état civil (IGREC)
- Maîtrise du code électoral
- Technique d’écoute et de régulation
- Maîtrise du standard téléphonique
- Maîtrise des logiciels bureautiques utilisés dans la collectivité (Berger Levrault, REU…)
- Devoir de confidentialité dans des situations difficiles
- Capacité à communiquer avec un public varié
- Capacité à gérer les personnes agressives
- Sens de l’organisation
B. Savoir Faire :
- Organisation des élections :
Suivi de la mise à jour de la liste
Organisation des scrutins
- Réception des déclarations et établissements des actes d’état civil :
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (naissance, décès, etc)
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc)
Contrôler l’authenticité des attestations fournies
Etablir les différents actes d’Etat-Civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc)
Signaler le caractère inopportun d’un prénom
- Accueil, renseignement et orientation du public :
Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l’état civil et de la collectivité
- Etablissement des dossiers de mariage :
Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel
Apprécier les actes d’état civil du pays d’origine
Coopérer avec des traducteurs assermentés
Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
Inscrire le mariage dans le registre
- Etablissement des dossiers de PACS
- Tenue administrative des registres d’état civil :
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers.
Organiser la transmission et l’archivage des registres
- Affaires funéraires :
Gestion des reprises de concessions et des remplacements, acquisitions, suivi des colombariums et des cavurnes, etc.
- Formation des collègues et stagiaires
C. Savoir Être :
Sens aigu du service public,
Tenue et expression correctes
Réactivité, adaptabilité, amabilité, diplomatie, patience, dynamisme, bonne capacité d’écoute, autonomie, ponctualité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0381844164
Informations complémentaires
Envoi des candidatures (lettre de motivation + CV)
A adresser par voie postale à :
Monsieur le Maire de Baume les Dames
Hôtel de Ville
3, Place de la république
25110 BAUME LES DAMES
ou par mail à : ressourceshumaines@baumelesdames.org
A adresser par voie postale à :
Monsieur le Maire de Baume les Dames
Hôtel de Ville
3, Place de la république
25110 BAUME LES DAMES
ou par mail à : ressourceshumaines@baumelesdames.org
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.