Territoire rhônalpin au sud de Lyon et aux portes du Sud, s'étendant du Vercors à la Provence, le Département de la Drôme (520.000 habitants) porte un projet de mandat ambitieux "Drôme à venir" reposant sur la performance de l'action et de la gestion publique dans un contexte de sobriété sur l’usage des ressources et de l'interdépendance territoriale.

Travailler pour le Département de la Drôme, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant.

La Direction Générale de la collectivité est composée de la Directrice Générale des Services, et de 4 Directeurs / Directrices Généraux Adjoints (Aménagement, Solidarités, Développement, Ressources).



Au sein d’un pôle mutualisé dédié à l’assistance DG, en cours de structuration, composé de 3 autres personnes, l’assistant(e) de direction recruté sera chargé des activités d’assistance dans une logique de polyvalence. Sans remettre en cause ce fonctionnement transversal, il sera plus particulièrement en lien avec le DGA Développement et le DGA Ressources et les directions de ces DGA en charge des thématiques suivantes : culture, patrimoine, éducation, jeunesse sport, économie, emploi, insertion, agriculture, alimentation, tourisme, numérique, RH, finances, juridique, achat, assemblées.


Le Département de la Drôme recherche un(e) Assistant(e) DGS-DGA à pourvoir dès le 1er juin 2024.

En qualité d'Assistant(e) de direction DGS-DGA, vos principales activités seront :

- Assister la Direction Générale (DGS et les DGA) dans ses fonctions de gestion, de communication, d’information et de suivi des dossiers, et assurer son secrétariat.
- Assurer, en lien avec les autres assistantes de la Direction Générale, la continuité des activités "socles" de la Direction Générale.
- Organiser et coordonner pour la Direction Générale la transmission et la rédaction des informations des directions et services.
- Concourir à l’organisation de la circulation de l’information auprès de l’ensemble des cadres de la DG et, par leur intermédiaire, des agents.

Activités principales :
 Assurer, en lien avec les autres assistantes de la Direction Générale, la continuité des activités "socles" de
la Direction Générale,
 Gestion des contacts de la Direction Générale (DGS et des DGA) : gestion du planning et prise de rendezvous,
organisation de réunions : organisation matérielle, organisation des déplacements, etc…,
 Filtrage des communications téléphoniques et autres informations destinées à la Direction Générale (DGS
et des DGA),
 Accueil des personnes ayant ou désirant un rendez-vous,
 Gestion du courrier (qui est essentiellement dématérialisé) : suivi et répartition des courriers « Arrivée »,
centralisation et vérification des parapheurs (essentiellement dématérialisés) avant et après signature,
enregistrement du courrier « Départ »,
 Préparation et organisation matérielle de chaque journée : liens avec les services pour la constitution des
dossiers…,
 Participation aux réunions de direction, prises de notes et rédaction de comptes-rendus,
 Saisie informatique, mise en forme, édition et duplication de documents divers : comptes-rendus, rapports,
courriers, notes, tableaux, délibérations, …,
 Participation à l’élaboration et à la mise en oeuvre des procédures communes à l’ensemble de la Direction
Générale,
 Gestion des contacts avec les autres assistantes de la Direction Générale, des autres Directions,
 Participation à la circulation de l’information avec les Directions,
 Gestion du planning des absences de la Direction Générale,
 Suivi du parcours des dossiers de délibération (WEBDELIB),
 Classement des dossiers, mise à jour et archivage.

Vous avez à minima un BTS Assistant de direction ou équivalent ainsi qu'une expérience sur un poste similaire ou de secrétariat de cadre.

Vous êtes à l'aise avec les techniques de secrétariat et les outils informatique.
Vous savez hiérarchiser l'urgence des tâches et des demandes. Vous savez vous adapter à un rythme de travail soutenu et vous savez répondre à des sollicitations multiples.
Vous savez recevoir, filtrer, orienter et transmettre des communications téléphoniques ou restituer un message.
Vous savez élaborer, mettre en former et éditer des documents et vous êtes à l'aise avec l'orthographe et la grammaire.
Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(se). Vous faites preuve de réactivité, d'initiative et d'autonomie.
Vous avez une bonne connaissance de l'activité, l’organisation et le fonctionnement d'une Direction Générale, et plus spécifiquement de la Direction Générale et des Directions qui composent la DGAD et la DGAR.

Venez rejoindre la Direction Générale !

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Poste et rémunération correspondants au cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux (catégorie B).
Poste à temps plein ouvert aux agents titulaires de la fonction publique correspondant au grade requis ainsi qu’aux agents contractuels en l’absence de titulaire.

Vos avantages en rejoignant notre collectivité :

Sur une base de travail hebdomadaire de 39 heures vous bénéficierez de 32 jours de congés et 17 jours de RTT.
Le télétravail est possible avec un forfait de 80 jours annuel selon les missions du poste.
Les agents de la collectivité peuvent bénéficier de nombreuses formations et de la préparation aux concours et examens professionnels de la Fonction Publique Territoriale.
Rémunération statutaire à laquelle s’ajoute une indemnité de sujétions et d’expertise (IFSE) et une prime de fin d’année.
Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité).
Adhésion au CNAS permettant de bénéficier de nombreuses prestations culturelles, sportives, etc.
Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions).
Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables).
La collectivité offre à ses agents des accès gratuits aux stations de la Drôme et à des évènements au Château de Grignan.