Faciliter le travail de l’ensemble de l’équipe en apportant un appui administratif, en fluidifiant les processus en vue de l’amélioration continue, en favorisant l’appropriation des outils bureautiques et la circulation de l’information.
Optimiser la gestion de la vie quotidienne de la Mission et concourir au suivi de son activité
Assurer la gestion budgétaire, financière et comptable de la Mission.
Essaimer les bonnes pratiques dans son réseau professionnel

En qualité de chargé(e) de mission administratif et amélioration continue au sein de la Mission, vos activités principales sont :

1. Activités d’accompagnement et d’appui à l’organisation du service rendu par la mission
- Organisation et gestion des évènements internes pilotés par la direction : séminaires managériaux, rencontres territoriales, cafés des projets...
- Synthèse et exploitation des données produites dans le cadre des séminaires internes
- Elaboration et mise en forme d’enquêtes satisfaction usagers sur l’outil dédié
- Accompagnement à la maîtrise des outils digitaux et déploiement des méthodes agiles auprès du réseau des assistantes de direction
- Propositions prototypage, test et déploiement de mesures de simplification, d’automatisation ou d’amélioration continue sur les processus administratifs internes ou externes à la Mission (ex : constitution récurrente de fichiers, listes de diffusion, circuits de validation...)

2. Activités d’accompagnement et d’appui à la gestion administrative de la mission
- Conseil et accompagnement des membres de l’équipe dans le cadre de leurs démarches administratives individuelles et collectives
- Préparation et suivi de dossiers (recherche d’informations, contacts, réception de documents, vérification des pièces nécessaires, élaboration et rédaction de rapports, diffusion de l’information, tenue d’échéanciers)
- Elaboration, réception, transmission, mise en forme et suivi de documents divers (courriers, rapports, dossiers, tableaux, mails, notes, fichiers...)
- Gestion de la vie quotidienne de la Mission (organisation de réunions stratégiques, d’évènements conviviaux internes, suivi des congés et absences de l’équipe, transmission des informations générales en réunions d’équipe, informations sur les activités de la Mission,..).
- Gestion budgétaire, financière et comptable de la Mission : préparation budgétaire (BP, DM), exécution (engagement, liquidation, création de tiers…), clôture
- Suivi de l’enveloppe budgétaire RH
- Gestion des moyens généraux (matériels, fournitures courantes)

Compétences métier :
 Analyser, synthétiser, présenter, hiérarchiser des informations
 Maîtriser la suite Office et les outils collaboratifs (klaxoon)
 Maîtriser le mode projet
 Maîtriser les aspects logistiques et organisationnels de l’évènementiel
 Maîtriser l’outil bureautique et les logiciels métier : Word, Excel, Powerpoint, CGACTIWEB (logiciel de gestion des activités), TEDDI,
 Maitriser les étapes et techniques d’élaboration et exécution budgétaire et l’outil de gestion Grand Angle
 Maîtriser l’outil de gestion des absences WA
 Maîtriser l’outil Webdélib pour la gestion des délibérations


 Compétences relationnelles :
 Communiquer avec divers interlocuteurs de hiérarchies différentes (direction générale, directeurs, chefs de service, agents, élus, prestataires, etc.)
 Savoir s’intégrer facilement dans une équipe
Être force de proposition et rechercher des solutions simples et pérennes
 S’adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques


Compétences spécifiques à l’environnement de travail :
 Maîtriser les règles de la commande publique
 Connaître l’organisation, le fonctionnement, les procédures administratives et la localisation des services départementaux
 Connaître l’écosystème de la mission transformation innovation relations usagers
 Connaître le fonctionnement de la fonction publique et des collectivités territoriales.

Poste ouvert aux agents titulaires de :
Catégorie A du cadre d’emploi des attachés territoriaux
Catégorie B du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux expérimentés dans le domaine
Et aux agents contractuels de ces catégories, en l’absence de candidatures titulaires adaptées.