Le chargé de protocole et d'évènements institutionnels est un acteur clé garant de la qualité, de la cohérence et de la sécurité des manifestations portées par la collectivité. À la fois coordinateur, organisateur et garant du respect des règles protocolaires, il intervient de la conception à la réalisation des manifestations, dans un environnement exigeant nécessitant polyvalence, rigueur et sens du service public.Placé sous l'autorité du Secrétaire Général et en lien fonctionnel avec le Chef de Cabinet du Maire, l'assistant assure :- La centralisation et l'analyse des demandes de manifestations,- L'accompagnement des organisateurs,- La coordination technique, logistique et administrative des événements,- La mise en oeuvre opérationnelle et le suivi des manifestations protocolaires.- Le plan de sécurité et de coordination avec les autorités de secours et les forces de l'ordre.Il apporte une expertise organisationnelle, technique, réglementaire et sécuritaire, et contribue à la qualité et à la cohérence des événements portés par la collectivité.Dans cadre, ses missions sont les suivantes. Pilotage et coordination du protocole- Assurer l'interface entre les demandeurs et le Chef de Cabinet,- Centraliser, analyser et évaluer la faisabilité des demandes,- Être force de proposition sur l'opportunité des projets,- Conseiller et accompagner les organisateurs sur les aspects techniques et protocolaires,- Anticiper, organiser et superviser l'ensemble des cérémonies (notamment patriotiques),- Participer à la conception des projets en phase amont,- Rédiger les cahiers des charges des prestations faisant l'objet d'externalisations et suivi des prestataires,- Planifier, organiser et animer des réunions de préparation,- Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions,- Garantir la coordination entre les services et les partenaires,- Assurer un suivi relationnel avec les parties prenantes.Logistique et gestion technique- Superviser les dispositifs techniques nécessaires aux événements,- Organiser la mise en place logistique (salles, mobilier, signalétique, sonorisation),- Assurer les besoins en régie (discours, hymnes, etc.),- Gérer les réceptions et les livraisons,- Suivre les stocks et les fournitures,- Gérer les aspects réglementaires : o Instruire les dossiers d'autorisation (ex : arrêtés municipaux, déclarations en préfecture). o Veiller à la conformité (ex : ERP, accessibilité PMR, normes sanitaires).- Être présent sur site pour garantir le bon déroulement des événements.Gestion administrative et financière- Assurer le suivi administratif des événements : rédaction de courriers, notes, déroulés, gestion des invitations (lien avec service courrier),- Assurer une veille événementielle par la réalisation d'une revue de presse,- Établir les bons de commande et suivre les prestataires,- Contrôler et enregistrer les factures,- Gérer et optimiser le budget alloué aux manifestations,- Préparer les documents réglementaires (arrêtés, autorisations d'occupation, etc.),- Élaborer des bilans d'événements et outils de suivi.Management et coordination opérationnelle- Assurer un management transversal des services impliqués,- Définir les missions et planifier les interventions,- Suivre l'exécution des tâches dans le respect des procédures,- Favoriser la circulation de l'information.- Coordonner les interventions des services.