. Accueillir le public avec amabilité
. Prendre des messages
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Appliquer les règles de communication et de protocole
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• S'adapter aux publics de cultures différentes
• Adapter son intervention aux différents publics
• Gérer un système de mesure de la fréquentation
• Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.

. Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
. Présenter des documents d'information et de communication
. Gérer un planning de réservation
. Orienter vers les personnes et services compétents
. Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
. Aider à rédiger des documents administratifs

. Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
. Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Gestion du cimetière (binôme avec l'agent en charge du cimetière et de la secrétaire de mairie)
• Établir les titres de concessions, assurer le renouvellement, la gestion du fichier et la mise à jour des plans et des registres.
• Assurer le suivi administratif des procédures de reprises des concessions
• Mettre en application la législation funéraire
• Tenir les registres papiers et numériques du cimetière
• Rédiger les demandes d'autorisations d'inhumation
• Création du règlement du cimetière et mise à jour au quotidien.

Mettre à jour les informations du site internet, avec les informations données par les élus
. Traitement des mails, orientation vers le bon service et réponse apporté lorsque nécessaire
. Transmission des informations importantes via les outils de communication (Panneau Pocket, newsletter...).

Gestion du logiciel de prise de RDV (ouverture des créneaux disponibles)
. Accueil des demandeurs, aide à la constitution des dossiers, et élaboration de la demande sur la plateforme dédiée
. Suivi des demandes en recueil
. Suivi des réceptions de pièces, et gestion des délais de retrait.

. Gestion des disponibilités des salles par rapport aux réservations annuelles programmées (école, associations de gym, yoga…)
. Accueil des demandeurs, constitution du dossier
. Programmer les RDV de réceptions de clé ou matériels.

Réception du courrier
. Enregistrement du courrier « départ » et « arrivé »
. Orientation vers le bon service.

Assurer le suivi des dossiers d'Etat-civil (binôme avec l'agent en charge de l'Etat-civil)
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'Etat-civil (naissance, décès, ….)
• Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour …)
• Contrôler l'authenticité des attestations fournies
• Établir les différents actes d'Etat-civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, PACS …)
• Signaler le caractère inopportun d'un prénom
• Préparer les dossiers de mariage et PACS : apprécier les actes d'état civil du pays d'origine, coopérer avec les traducteurs assermentés, établir les actes de publication en vue de leur affichage, préparer et remettre aux mariés le livret de famille
• Enregistrement des avis de naissance
• Tenir à jour les actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, PACS…) et établir ou mettre à jour les livrets de famille (délivrer des extraits de registres, contrôle l'exactitude des renseignements consignés, rédiger les mentions)
• Expliquer l'indivisibilité de la filiation aux administrés
• Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
• Assurer les relations avec l'INSEE
• Fonctions d'officier d'état civil par délégation du maire
• Elaborer l’attestation des recensements des jeunes
• Effectuer les attestations d’accueil
• Effectuer les bilans trimestriels et annuels de ces attestations.

Assurer la gestion de la liste électorale (binôme avec l'agent en charge des élections)
• Préparation des réunions de commissions électorales et rédaction des suivis administratif des décisions : envoi des courriers de radiation, cartes électorales…
• Préparation des scrutins de vote
• Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations) et mettre en place l'organisation matérielle des élections (suivre les opérations pré-électorales, électorales et post-électorales, assurer la relation avec les différents services concernés : Préfecture, tribunal et autres administrations)
• Permanence possible lors des scrutins et secrétariat lors du dépouillement.

. Veiller au respect de la réglementation de la commande publique, notamment en termes de consultation (demander plusieurs devis, comparatif de prix selon les fournisseurs…)
. Assurer la commande des fournitures administratives, produits d'entretien.

Assurer le remplacement pour les dossiers d’urbanisme)
. Réception des dossiers des demandeurs
. Envoi du dossier aux différents organismes
. Suivi des dossiers en cours ou à clôturer