Conseil municipal (et Conseil d’administration du C.C.A.S.) :
En lien avec l’agent dédié au sein de la Collectivité :

Fixation de l’ordre du jour avec le Maire.
Préparation et envoi des convocations avec descriptif des points mis à l’ordre du jour (+ presse).
Préparer et sécuriser les décisions du Conseil municipal et de l’exécutif ;
Rédaction des projets de délibérations ;
Participation à la réunion.
Transmission des délibérations au contrôle de légalité.
Rédaction du compte-rendu à afficher, publier (presse + site Internet)
Mise en œuvre des décisions, suivi des dossiers.
Relations avec les partenaires extérieurs (administrations, organismes sociaux, …)

Budgets et finances :
Elaboration des projets de budgets (Commune, Eau et assainissement, C.C.A.S.).
Préparation et participation aux réunions préparatoires (commission finances, …).
Suivi des crédits (dépenses et recettes), élaboration des décisions modificatives et de virements.
Suivi de la trésorerie.
Suivi de la dette, souscription d’emprunts.
Gestion des amortissements et reprises de subventions.
Révision des loyers (Garages, locaux La Poste, Aquarium, Maison médicale…).
Déclaration de TVA à récupérer en N+1, sur les dépenses d’investissement.
Comptabilité analytique sur école, cantine et sur le fonctionnement des bâtiments communaux.
Relations avec les associations, écoles – Courriers.
Analyse financière rétrospective – ratios, et présentation orale et écrite.
Clôture des comptes, en liaison avec la Trésorerie - élaboration des comptes administratifs.

Gestion du personnel (20 agents) en lien avec le Centre de gestion de la Drôme :
Procédures de recrutement, de remplacement – Simulation d’emploi.
Organisation des entretiens d’embauche.
Gestion des carrières (et recherches réglementaires) :
● Arrêté de recrutement ou contrat d’embauche.
● Arrêté d’avancement d’échelon, de changement de position (congé matern., parent., disponibilité…)
● Gestion des payes, temps de travail, emplois du temps, congés annuels.
● Gestion des arrêts de travail, accidents de travail – Demandes de remboursements / maintien salaire.
● Elaboration des dossiers de retraite CNRACL.
● Elaboration des dossiers de médailles du travail.
● Validation des services de non titulaires.
● Interlocuteur du service de médecine professionnelle du CDG 26 (visites médicales, conseils, …)
Organisation des entretiens annuels et de la procédure de notation des agents – Point sur les carrières, avancements, promotions internes, concours, formations…
Organisation et suivi des formations et recyclages obligatoires (ex : habilitation électr., CACES)
Mise en œuvre des règles d’hygiène, de sécurité et de santé au travail (D.U, règlement, vêtements ; matériels, fiches produits…) – Missions d’A.C.M.O.
Accueil de stagiaires.

Marchés publics / achats :
Veille juridique sur réformes fréquentes du Code des Marchés Publics.
Définition des besoins – Choix de la procédure.
Elaboration des plans de financement - Recherche de financements (subventions).
Mise en concurrence : publicité ou consultation, seule ou avec un maître d’œuvre.
Participation à la rédaction de dossiers de consultation (DCE).
Suivi administratif et financier des marchés – Contrôle des factures et des délais.
Transmission des pièces justificatives aux financeurs pour versement de subventions.
Participation aux achats/ventes de véhicules, mob. urbain (ex : abribus), matériel et fournitures.

Relations avec les élus :
Tri du courrier avec le Maire. Transmission des instructions aux personnes concernées.
Rédaction de courriers protocolaires, techniques ou délicats / invitations ou convocations spécifiques.
Aide à la préparation et à la mise en œuvre de dossiers, commandes, inaugurations.
Prise de rendez-vous.

Recherches réglementaires, documentaires.
Rédaction des projets d’articles, de discours.
Inscriptions journées d’information, confirmations de présence aux réunions.
Calcul des indemnités et de la retenue à la source. Dossiers de retraite complémentaire.

Assurances :
Déclaration de sinistres, vols, accidents/ Suivi des contentieux
Constitution de dossiers et transmission des pièces justificatives (factures, devis, PV., rapports…)
Suivi administratif des dossiers (Etat du patrimoine, du parc de véhicules, ...)
Demandes de renseignements réglementaires.

Sécurité des bâtiments et installations en lien avec le responsable des S.T :
ERP : Etablissements Recevant du Public (publics et privés) : réception et suivi du respect des prescriptions données par la commission de sécurité.
Organisation des visites périodiques de contrôle des installations (électriques, systèmes d’évacuation, alarmes, chauffage, jeux extérieurs…). Respect des normes, de la réglementation.
Suivi des visites et prescriptions ordonnées par la commission de sécurité de Die pour les ERP non communaux (Domaine Chanteperdrix, Maison Saint-Joseph, …)

Catastrophes naturelles :
Constitution des dossiers de reconnaissance de l’état de catastrophes naturelles.
Echanges Etat / Elus / Administrés.

Archives communales :
Historique d’un dossier - Origine de certains actes, accords.
Historique d’une construction, installation.
Relations avec l’association « Mémoire d’Allex ».

Elections politiques et professionnelles (en lien avec l’agent dédié au sein de la collectivité) :
Préparation et organisation des opérations électorales
Réception et contrôle du matériel de vote.
Informations aux élus. Composition des bureaux (Présidents, assesseurs, secrétaires).
Installation des bureaux, du matériel de vote.
Permanence jour du scrutin - Surveillance et contrôle des procédures - Rappel de la réglementation.
Rédaction des procès-verbaux.

Recensement de la population (tous les 4 ans) :
Organisation des campagnes de recensements
Coordonnateur des agents recenseurs (Formation) / interlocuteur pour l’INSEE.
Recrutement des agents recenseurs.
Découpage du territoire communal en zones.
Elaboration des carnets de tournées.
Information de la population : communication et articles de presse.
Réception et distribution aux agents recenseurs du matériel, imprimés.
Réception, contrôle des imprimés (confidentiels).
Enregistrement des retours et transmission des indicateurs d’avancement de collecte à l’INSEE.
Recherches cadastrales / relances téléphoniques, écrites.

Envoi des imprimés collectés à l’INSEE.
Rémunération des agents recenseurs – Statut spécifique