1- Rédaction contractuelle – assistance pour application du contrat
Accompagnement des services opérationnels dans la définition de leurs besoins (vérifier la bonne expression du périmètre d'achat, l'adéquation des critères de jugement à l'objectif d'achat, introduction de moyens coercitifs proportionnés au contrat, etc.),
Conseiller les services dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais;
Rédaction des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) en collaboration avec les services acheteurs au travers de remarques sur les pièces techniques, financières, etc., et proposition de pièces administratives adaptées aux besoins
Relecture des Dossiers de Consultation élaborés par des prestataires extérieurs (AMO – maîtres d'œuvre, etc.) et proposition d'amélioration le cas échéant pour correspondre à la politique d'achat définie par la collectivité
Mise en forme finale du Dossier de Consultation, publication et mise en ligne de la consultation sur les plateforme dédiées.
Assistance auprès des services opérationnels pour l'exécution du contrat (rédaction de courriers de rappel au contrat et rédaction de mise en demeure)

2- Réaliser la gestion des procédures d'achat
Définir la procédure à mettre en œuvre
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
Piloter les procédures de passation des marchés publics
Saisine et publication des marchés publics sur le logiciel de rédaction, publication des marchés publics sur le profil d'acheteur
inscription à l'ordre du jour des commissions
gestion des demandes de précision des candidats en lien avec le service opérationnels et diffusion des erratums
ouverture des plis et saisie sur logiciel
vérification de la présence matérielle des pièces
demandes de complément aux dossiers de candidature
organiser les négociations, demandes de précision, offres anormalement basses ….
vérification des rapports d'analyse
gestion des mises au point
Répondre aux questions des candidats évincés et communication des documents administratifs demandés par les sociétés non retenues

3- Gestion des notifications des marchés
Gestion administrative des attributions et envoie des courriers aux candidats retenus et non retenus
Transmission au contrôle de la légalité
Notification, rédaction et publication des avis Ex Ante et Avis d'Attribution
Enregistrer les caractéristiques du contrat sous le logiciel et mise à jour des données
Saisine des données essentielles sur le logiciel et le profil d’acheteur ainsi que sur l'OECP (observatoire économique de la commande publique);
Diffusion des documents aux services opérationnels

4- Gestion des actes administratifs d'exécution
Etablir et notifier les avenants (rédaction, CAO, contrôle de la légalité, notification, diffusion)
Gestion administrative des nantissements
Gérer les actes de sous-traitance (solliciter l'agrément technique auprès des services acheteurs, mise en signature, notification, diffusion au service des finances, au service opérationnel et aux partenaires extérieurs)
Diffuser les bonnes pratiques d'exécution auprès des services

5- Organiser les commissions (Commission d'Appel d'Offres et d'attribution, Délégation de Service Publique, Jury, CAO de groupement de commandes, auditions, etc.)
Organisation matérielle des séances (suivi des ordres du jour - convocations – réservation de salle- organisation du quorum - constitution des dossiers à diffuser aux membres de la CAO..)
Rédaction des procès-verbaux en séance

6- Informations des élus, agents, services
Répondre aux questions des élus, agents et les assister dans la définition de leurs besoins et dans l’analyse des offres, etc.
Expliquer la réglementation aux différents interlocuteurs de la collectivité (élus, agent, service, encadrement hiérarchique…)

7- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service
Renseigner les représentants des entreprises et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Enregistrer les dépôts d'offres
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels de la boîte mail générique du service
Analyser le caractère d’urgence des informations à transmettre

8- Assurer la logistique du service
Suivre le courrier ainsi que les parapheurs
Notification des courriers (rédaction des LRAR, via le profil acheteur, etc.)
Réception et vérification des documents administratifs remis par les entreprises (attestations, compléments de candidature, …)
Planification des réunions et rédaction des comptes rendus

9- Gestion et suivi budgétaire des marchés
Engagement des bons de commande et marchés par budget
Contrôle et liquidation des factures
Rédaction des certificats d’acomptes le cas échéant (révision de prix, retenues de garantie, caution bancaire…)
Répondre aux sollicitations de la Trésorerie
Suivi des antennes financières de publicité par budget et section

10- Gestion des subventions -DETR/DEPARTEMENT/DESIL, etc…
Elaboration et suivi des demandes de subventions depuis la rédaction jusqu'au dépôt des dossiers, incluant les aspects budgétaires (demandes de paiement, acomptes, soldes, déclarations de démarrage, etc.)
Gestion du reporting des subventions reçues, depuis la rédaction des rapports d'étapes jusqu'au rapport final
Engagement financier et liquidation de l'ensemble des dossiers
Recherche de financements auprès de l’ensemble des partenaires institutionnels, pour tout type de financements (subventions, mécénat, dons, etc.)

11- Être alerte et rendre compte auprès du Directeur des moyens généraux

12 – Sécurité Juridique
Veille juridique générale
Sécurité juridique des actes de la Collectivité

13- Tâches diverses :
Mettre à jour des tableaux de bord
Organiser les archives du service, leur versement et leur retour le cas échéant