Secrétaire Direction Archéologie
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O028240925000123
Publiée le 25/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - place des halles, Chartres (Eure-et-Loir)
Poste à pourvoir le
25/11/2024
Date limite de candidature
27/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Dotée d’une quarantaine de collaborateurs, forte d’une expérience de 20 ans, C'Chartres Archéologie, service mutualisé de Chartres métropole et de la Ville de Chartres est l’un des premiers services archéologiques territoriaux français. La direction de l'archéologie recrute un :
SECRETAIRE H/F
AU SEIN DE LA DIRECTION DE L'ARCHEOLOGIE
(Catégorie C - CADRE D'EMPLOI DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS OU CONTRACTUEL)
SECRETAIRE H/F
AU SEIN DE LA DIRECTION DE L'ARCHEOLOGIE
(Catégorie C - CADRE D'EMPLOI DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS OU CONTRACTUEL)
Missions / conditions d'exercice
Le poste de secrétaire de la Direction de l'archéologie est entièrement dédié à l’ensemble des tâches d’exécution, en appui à l’assistant administratif et budgétaire et à l’ensemble de la direction.
Au titre de vos missions, vous :
Réalisez l'exécution budgétaire courante : demandes de devis, préparation des bons de commande, vérification des factures et des services faits, saisi des factures auprès de clients…
Accueillez de manière téléphonique et physique et assurez la transmission des convocations et des documents administratifs aux agents.
Réalisez l'approvisionnement logistique : suivi des stocks (papeterie, EPI, fournitures diverses), réalisation des commandes via E-Atal, réception et contrôle des livraisons de matériel.
Réservation des logements pour les stagiaires.
Gérez le courrier : ventilation des courriers « arrivé » et « départ ». Transmission des documents internes auprès des services de la collectivité.
Gestion de la boîte mail « secrétariat » de la direction.
Assurez le secrétariat de direction : gestion des agendas, organisation des réunions internes, réservations de salles.
Au titre de vos missions secondaires, vous :
Participez occasionnellement aux événements de médiation organisés par la direction de l’archéologie (Journées européennes de l’archéologie, Journées européennes du patrimoine…).
Appuyez les encadrants intermédiaires pour l’organisation logistique de certains évènements (colloques, rencontres scientifiques, etc.).
Au titre de vos missions, vous :
Réalisez l'exécution budgétaire courante : demandes de devis, préparation des bons de commande, vérification des factures et des services faits, saisi des factures auprès de clients…
Accueillez de manière téléphonique et physique et assurez la transmission des convocations et des documents administratifs aux agents.
Réalisez l'approvisionnement logistique : suivi des stocks (papeterie, EPI, fournitures diverses), réalisation des commandes via E-Atal, réception et contrôle des livraisons de matériel.
Réservation des logements pour les stagiaires.
Gérez le courrier : ventilation des courriers « arrivé » et « départ ». Transmission des documents internes auprès des services de la collectivité.
Gestion de la boîte mail « secrétariat » de la direction.
Assurez le secrétariat de direction : gestion des agendas, organisation des réunions internes, réservations de salles.
Au titre de vos missions secondaires, vous :
Participez occasionnellement aux événements de médiation organisés par la direction de l’archéologie (Journées européennes de l’archéologie, Journées européennes du patrimoine…).
Appuyez les encadrants intermédiaires pour l’organisation logistique de certains évènements (colloques, rencontres scientifiques, etc.).
Profils recherchés
Vous bénéficiez d'une bonne maîtrise de l'environnement administratif des collectivités territoriales, avec des connaissances solides sur leur fonctionnement et les spécificités qui les caractérisent.
Vous possédez des des compétences de base en finances publiques, en gestion des marchés publics, ainsi qu'une compréhension des aspects juridiques qui encadrent ces domaines.
Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques courants, tels qu'Excel, Word, et PowerPoint, tout en ayant une expérience avérée avec des logiciels spécialisés utilisés dans les collectivités, notamment AirDelib pour la gestion des délibérations, Doxis pour la gestion documentaire, et les modules CIRIL finances et CIRIL RH pour la gestion financière et des ressources humaines. Une maîtrise de la plateforme E-Atal est également requise.
Vous savez faire preuve d'une grande rigueur dans l'accomplissement de vos tâches, d'une discrétion dans la gestion des informations sensibles, d'une capacité d'adaptation pour faire face aux imprévus ou aux changements, ainsi que d’un sens de l’écoute et de bonnes compétences relationnelles, essentielles pour travailler en équipe et collaborer avec divers interlocuteurs.
Vous possédez des des compétences de base en finances publiques, en gestion des marchés publics, ainsi qu'une compréhension des aspects juridiques qui encadrent ces domaines.
Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques courants, tels qu'Excel, Word, et PowerPoint, tout en ayant une expérience avérée avec des logiciels spécialisés utilisés dans les collectivités, notamment AirDelib pour la gestion des délibérations, Doxis pour la gestion documentaire, et les modules CIRIL finances et CIRIL RH pour la gestion financière et des ressources humaines. Une maîtrise de la plateforme E-Atal est également requise.
Vous savez faire preuve d'une grande rigueur dans l'accomplissement de vos tâches, d'une discrétion dans la gestion des informations sensibles, d'une capacité d'adaptation pour faire face aux imprévus ou aux changements, ainsi que d’un sens de l’écoute et de bonnes compétences relationnelles, essentielles pour travailler en équipe et collaborer avec divers interlocuteurs.
Contact et modalités de candidature
Contact
0237234000
Informations complémentaires
Candidature à appuyer d'un CV et d'une lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.