Raisons d'être du poste: Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.

Activités principales :
1) Accueil téléphonique et physique:
- Proposer un accueil de qualité
- Comprendre les demandes
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes auprès des interlocuteurs
- Renseigner, filtrer et orienter les usagers vers les interlocuteurs concernés (interne et externe)
- Gérer les situations de stress et les publics difficiles

Domaines variés : demande de renseignements sur les associations, ramassage des poubelles, déchèterie, demande d'intervention des services techniques, sur les manifestations, transport scolaire...

2) Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Répondre aux différents mails et/ou transfère aux services concernés
3) Courriers et agendas : Mairie et Communauté de Communes
- Affranchir le courrier
- Tenir l'agenda de M. le Maire et de M. le Président de la Communauté de Communes

4) Gestion des salles communales (actualisation journalière) avec Régie des salles en suppléance
Etablir le planning de réservation des salles
Suivre administrativement et comptablement les locations de salles (correspondances, contrats, registres, régies ...)
Préparer les convocations pour la réunion annuelle de réservation des salles
Ouverture et fermeture le midi de l'espace Martial TAUGOURDEAU
Être en charge des débits de boissons (temporaire)

5) Régie culturelle en suppléance :
- Suivre les inscriptions et les encaissements pour les divers évènements.

6) Gestion des fournitures (Ville et Communauté de Communes)
Tenir un planning à l'année des dates de commandes (à communiquer aux agents) et veiller au bon respect de celle-ci
Se coordonner avec la comptabilité
Anticiper les besoins en fonction du stock
Réceptionner, vérifier et ranger les commandes
Être en charge de la distribution des fournitures dans les services

7) Travaux administratifs et bureautiques :
- Divers petits travaux de bureautique (étiquettes, ...)
- Actualiser régulièrement le listing des associations, l'annuaire ainsi que les différents répertoires (téléphonique, et adresses mails professionnelles)
- Classer et mettre à jour la documentation mise à disposition des usagers
- Mettre sous-pli différents documents
- Gérer les divers bulletins d'inscriptions qui sont à retourner à l'accueil de la Mairie

8) Gestion des objets trouvés/ perdus
- Renseigner le registre de suivi des objets perdus
- Se mettre en relation avec l’agent en charge des objets trouvés

Activités secondaires :
9) Accueil en Médiathèque (par mise à disposition auprès de la Ville de Bonneval) :

-Accueillir le public, le renseigner, l'orienter. Inscrire les usagers
Et réaliser des transactions de documents.
- Gérer les collections : effectuer les acquisitions, le suivi
Des commandes et assurer la valorisation des fonds.
- Traiter les documents : bulletinage, réception, équipements, rangement, catalogage, entretiens des collections ...

Contraintes et difficultés particulières du poste:

Multiplicité des tâches, présence obligatoire sur les heures d’ouverture de la collectivité
Rythme de travail variable : travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d'autres Ambiance sonore : téléphone, photocopieur, espace ouvert ...
Contraintes visuelles: travail sur écran, éclairage...
Gestes répétitifs : utilisation du clavier, souris Utilisation d'un casque audio