Une ou un agent chargé de l'accueil et de la gestion du courrier à la direction des ressources humaines
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Offre n° O029230601096311
Publiée le 29/06/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
24 rue Coat Ar Guéven - CS73826, Brest (Finistère)
Poste à pourvoir le
01/09/2023
Date limite de candidature
25/08/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Brest métropole recrute pour sa Direction des Ressources Humaines
Une ou un agent chargé de l'accueil et de la gestion du courrier à la DRH
(Cadre d'emplois : Adjoint administratif)
selon conditions statutaires : Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d'aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap. Les candidatures ne remplissant pas ces conditions ne seront pas traitées.
Mission(s) principale(s) :
Accueil physique et téléphonique et secrétariat
Assistant de gestion d'éléments liés au temps de travail
Gestion des factures relatives aux accidents de travail et maladies professionnelles
Une ou un agent chargé de l'accueil et de la gestion du courrier à la DRH
(Cadre d'emplois : Adjoint administratif)
selon conditions statutaires : Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d'aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap. Les candidatures ne remplissant pas ces conditions ne seront pas traitées.
Mission(s) principale(s) :
Accueil physique et téléphonique et secrétariat
Assistant de gestion d'éléments liés au temps de travail
Gestion des factures relatives aux accidents de travail et maladies professionnelles
Missions / conditions d'exercice
Activités
* Accueillir, orienter et renseigner les agents et usagers
* Assurer l'accueil téléphonique général (standard ressources humaines) et le remplacement de l'accueil du service prévention et amélioration des conditions de travail
* Informer les usagers et délivrer les dossiers ou documents correspondants aux activités du moment (concours, recrutements, contrats...)
* Tenir le planning de réservation des salles
* Assurer la gestion du courrier " arrivée " (répartition dans les services) en lien avec l'assistante de direction
* Assurer des tâches de secrétariat notamment de l'unité temps de travail, en lien avec l'assistante de direction
* Assurer le suivi du matériel de photocopies (transmission des demandes d'approvisionnement et de dépannage)
* Assistance à part entière de l'unité temps de travail dans la gestion d'éléments liés au temps de travail dans le logiciel des temps
* Saisie des éléments de mandatement des factures concernant les accidents de travail, maladies professionnelles en lien avec le service rémunération absences
* Correspondant du service logistique Brest métropole pour les locaux du pôle Ressources Humaines (enregistrement et transmission des incidents)
* Accueillir, orienter et renseigner les agents et usagers
* Assurer l'accueil téléphonique général (standard ressources humaines) et le remplacement de l'accueil du service prévention et amélioration des conditions de travail
* Informer les usagers et délivrer les dossiers ou documents correspondants aux activités du moment (concours, recrutements, contrats...)
* Tenir le planning de réservation des salles
* Assurer la gestion du courrier " arrivée " (répartition dans les services) en lien avec l'assistante de direction
* Assurer des tâches de secrétariat notamment de l'unité temps de travail, en lien avec l'assistante de direction
* Assurer le suivi du matériel de photocopies (transmission des demandes d'approvisionnement et de dépannage)
* Assistance à part entière de l'unité temps de travail dans la gestion d'éléments liés au temps de travail dans le logiciel des temps
* Saisie des éléments de mandatement des factures concernant les accidents de travail, maladies professionnelles en lien avec le service rémunération absences
* Correspondant du service logistique Brest métropole pour les locaux du pôle Ressources Humaines (enregistrement et transmission des incidents)
Profils recherchés
Compétences requises :
Connaissances générales (savoir) :
* Maîtriser l'organisation et la structure de la direction des ressources humaines et de la collectivité ou volonté de s'y former
* Connaître les fondamentaux des ressources humaines afin de pouvoir répondre aux agents et usagers
* Avoir des connaissances en matière statutaires ou volonté de s'y former
Compétences pratiques (savoir-faire) :
* Capacité à s'exprimer et à communiquer
* Capacité à gérer l'agressivité ou l'urgence
* Bonne maîtrise de l'outil informatique, bureautique et téléphonique (standard téléphonique, micro-ordinateur) et les logiciels métiers ou volonté de s'y former
* Savoir rendre compte de son travail
Qualités professionnelles (savoir-être) :
* Sens des relations humaines, souci constant de la qualité du service rendu aux agents et aux services partenaires, sens de l'accueil
* Respecter la confidentialité des informations traitées
* Sens du travail bienveillant en équipe et notamment avec le binôme
* Sens de l'organisation
* Esprit de synthèse et de pédagogie
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
- Rattachement hiérarchique : responsable de l'unité temps de travail
- Encadrement (nombre d'agents encadrés) : 0
- Relations internes : Agents des autres services, Elus, partenaires sociaux
- Relations externes : Organismes extérieurs
Conditions et modalités d'exercice :
- Lieu de travail : Direction des Ressources Humaines, 2 rue Dupleix, 29200 BREST
- Temps et horaires de travail, ATT : 35 heures- cycle aménagé sur 3 semaines
Contraintes particulières :
Bonne présentation
Respect du tableau hebdomadaire de présence pour assurer la continuité de service
Horaires d'ouverture de l'accueil : 9h00 / 12h00 - 13h30 / 17h00
Connaissances générales (savoir) :
* Maîtriser l'organisation et la structure de la direction des ressources humaines et de la collectivité ou volonté de s'y former
* Connaître les fondamentaux des ressources humaines afin de pouvoir répondre aux agents et usagers
* Avoir des connaissances en matière statutaires ou volonté de s'y former
Compétences pratiques (savoir-faire) :
* Capacité à s'exprimer et à communiquer
* Capacité à gérer l'agressivité ou l'urgence
* Bonne maîtrise de l'outil informatique, bureautique et téléphonique (standard téléphonique, micro-ordinateur) et les logiciels métiers ou volonté de s'y former
* Savoir rendre compte de son travail
Qualités professionnelles (savoir-être) :
* Sens des relations humaines, souci constant de la qualité du service rendu aux agents et aux services partenaires, sens de l'accueil
* Respecter la confidentialité des informations traitées
* Sens du travail bienveillant en équipe et notamment avec le binôme
* Sens de l'organisation
* Esprit de synthèse et de pédagogie
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
- Rattachement hiérarchique : responsable de l'unité temps de travail
- Encadrement (nombre d'agents encadrés) : 0
- Relations internes : Agents des autres services, Elus, partenaires sociaux
- Relations externes : Organismes extérieurs
Conditions et modalités d'exercice :
- Lieu de travail : Direction des Ressources Humaines, 2 rue Dupleix, 29200 BREST
- Temps et horaires de travail, ATT : 35 heures- cycle aménagé sur 3 semaines
Contraintes particulières :
Bonne présentation
Respect du tableau hebdomadaire de présence pour assurer la continuité de service
Horaires d'ouverture de l'accueil : 9h00 / 12h00 - 13h30 / 17h00
Contact et modalités de candidature
Contact
0298335700
Informations complémentaires
Contact :
Pour tous renseignements relatifs aux missions, veuillez prendre contact auprès de :
Stéphanie MOLLAT - Responsable du service Ressources - Tél : 02 98 33 57 07
Pour tous renseignements relatifs aux conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de :
Christelle CERANTOLA Chargée de recrutement à la DRH - Tél : 02 98 33 57 74
Pour tous renseignements relatifs aux missions, veuillez prendre contact auprès de :
Stéphanie MOLLAT - Responsable du service Ressources - Tél : 02 98 33 57 07
Pour tous renseignements relatifs aux conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de :
Christelle CERANTOLA Chargée de recrutement à la DRH - Tél : 02 98 33 57 74
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.