ASSISTANT DE DIRECTION (F/H)
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Offre n° O029240101321653
Publiée le 15/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
« Quimper Bretagne Occidentale se situe dans le sud-Finistère, à 15 kilomètres des côtes de l'Atlantique.
Avec ses 100 000 habitants, Quimper Bretagne Occidentale s affirme comme la capitale du Pays de Cornouaille (340 000 habitants). Elle regroupe le pôle urbain de Quimper et treize communes de sa première couronne périurbaine : Briec, Edern, Ergué-Gabéric, Guengat, Landrévarzec, Landudal, Langolen, Locronan, Plogonnec, Plomelin, Plonéis, Pluguffan et Quéménéven. C est le 3ème pôle de population de la Région Bretagne »
Avec ses 100 000 habitants, Quimper Bretagne Occidentale s affirme comme la capitale du Pays de Cornouaille (340 000 habitants). Elle regroupe le pôle urbain de Quimper et treize communes de sa première couronne périurbaine : Briec, Edern, Ergué-Gabéric, Guengat, Landrévarzec, Landudal, Langolen, Locronan, Plogonnec, Plomelin, Plonéis, Pluguffan et Quéménéven. C est le 3ème pôle de population de la Région Bretagne »
Site web de l'employeur
Lieu de travail
44 place saint-corentin, Quimper (Finistère (29))
Poste à pourvoir le
15/02/2024
Date limite de candidature
11/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Garantir la bonne gestion dans les domaines administratifs de la DPEL et de la DGATEMEP
Missions / conditions d'exercice
Direction Patrimoine, Energie et Logistique : Assurer les travaux de secrétariat de la DPEL, assister la Directrice et les cadres dans leurs missions (0.8 ETP)
DGATEMEP : secrétariat des Directions et travaux de classement/archivage (0.2 ETP)
A - D.P.E.L (0.8 ETP) :
1) Apporter une aide permanente efficace à la Directrice en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication
- gérer son agenda et organiser ses réunions
- tenue de rdv hebdomadaires (échanger, alerter sur les échéances attendues)
- tenue de tableaux de bord (revue de projets,...) et participation aux réunions de direction (élaboration des compte-rendus)
- gestion des dossiers (impression, classement) et des notes de direction
2) Mettre en place des procédures efficientes de classement des documents dans l'arborescence informatique et garantir sa pérennité dans le temps
3) Assurer la mise en forme et la procédure de validation/transmission des rapprts des conseils et bureaux (municipaux et communautaires) ainsi que celles des rapports annuels
4) Assurer le suivi administratif, la rédaction de tous courriers, documents et rapports et la mise en forme de travaux de bureautique de la directrice et l'ensemble de la direction
- assurer la gestion du courrier "entrant" dans le cadre de la Gedcourrier et "sortant"
- être en appui aux techniciens sur l'organisation des réunions
5) Missions transverses
- assurer l'accueil physique et téléphonique
- traiter les questions de 1er niveau
- filtrer et orienter vers le bon interlocuteur
- assurer les suppléances (RH ; commissions de sécurité,...) en cas d'absence dans le cadre du binôme d'assistantes
6) Relais RH (en suppléance de l'autre assistante)
- Participer à la centralisation, à la diffusion et au suivi d'éléments de procédures en ressources humaines entre les encadrants et la Direction des Ressources humaines (formation, fiches de poste, fiches d'évaluation, stages, communication interne...)
- Participer à la diffusion d'éléments de procédures en ressources humaines à destination des agents et des informations vers les encadrants (formation, prévention des risques, convocations aux visites médicales...)
- Etre relais INCOVAR : assistance à l'utilisation du logiciel Incovar, à la saisie et la compréhension des règles de temps de travail
- Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord
- Accueillir et informer les nouveaux arrivants et stagiaires
- Produire des éléments statistiques
Participation aux réunions de service de la DPEL
B - DGATEMEP (0.2 ETP) :
1) Accueil physique et téléphonique des DIrections de la DGA, en cas d'absences d'autres assistantes
Traiter les questions de 1er niveau
Filtrer et orienter vers le bon interlocuteur
2) Travaux de classement/archivage de documents/dossiers des Directions de la DGA
Participation aux réunions du service Ressources
DGATEMEP : secrétariat des Directions et travaux de classement/archivage (0.2 ETP)
A - D.P.E.L (0.8 ETP) :
1) Apporter une aide permanente efficace à la Directrice en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication
- gérer son agenda et organiser ses réunions
- tenue de rdv hebdomadaires (échanger, alerter sur les échéances attendues)
- tenue de tableaux de bord (revue de projets,...) et participation aux réunions de direction (élaboration des compte-rendus)
- gestion des dossiers (impression, classement) et des notes de direction
2) Mettre en place des procédures efficientes de classement des documents dans l'arborescence informatique et garantir sa pérennité dans le temps
3) Assurer la mise en forme et la procédure de validation/transmission des rapprts des conseils et bureaux (municipaux et communautaires) ainsi que celles des rapports annuels
4) Assurer le suivi administratif, la rédaction de tous courriers, documents et rapports et la mise en forme de travaux de bureautique de la directrice et l'ensemble de la direction
- assurer la gestion du courrier "entrant" dans le cadre de la Gedcourrier et "sortant"
- être en appui aux techniciens sur l'organisation des réunions
5) Missions transverses
- assurer l'accueil physique et téléphonique
- traiter les questions de 1er niveau
- filtrer et orienter vers le bon interlocuteur
- assurer les suppléances (RH ; commissions de sécurité,...) en cas d'absence dans le cadre du binôme d'assistantes
6) Relais RH (en suppléance de l'autre assistante)
- Participer à la centralisation, à la diffusion et au suivi d'éléments de procédures en ressources humaines entre les encadrants et la Direction des Ressources humaines (formation, fiches de poste, fiches d'évaluation, stages, communication interne...)
- Participer à la diffusion d'éléments de procédures en ressources humaines à destination des agents et des informations vers les encadrants (formation, prévention des risques, convocations aux visites médicales...)
- Etre relais INCOVAR : assistance à l'utilisation du logiciel Incovar, à la saisie et la compréhension des règles de temps de travail
- Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord
- Accueillir et informer les nouveaux arrivants et stagiaires
- Produire des éléments statistiques
Participation aux réunions de service de la DPEL
B - DGATEMEP (0.2 ETP) :
1) Accueil physique et téléphonique des DIrections de la DGA, en cas d'absences d'autres assistantes
Traiter les questions de 1er niveau
Filtrer et orienter vers le bon interlocuteur
2) Travaux de classement/archivage de documents/dossiers des Directions de la DGA
Participation aux réunions du service Ressources
Profils recherchés
SAVOIRS :
- Connaitre l'environnement des collectivités territoriales
- Connaître les procédures internes
SAVOIR-FAIRE :
Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métier appliqués aux activités
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- hiérarchiser les priorités
- Maîtriser les techniques de rédaction
- Organiser des réunions pour la direction
- Gérer les agendas
- Suivre les instances
SAVOIR ËTRE
- Qualités relationnelles
- Réactivité, rigueur et sens de l'organisation
- Autonomie
- Discrétion, neutralité
- Disponibilité
- Connaitre l'environnement des collectivités territoriales
- Connaître les procédures internes
SAVOIR-FAIRE :
Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métier appliqués aux activités
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- hiérarchiser les priorités
- Maîtriser les techniques de rédaction
- Organiser des réunions pour la direction
- Gérer les agendas
- Suivre les instances
SAVOIR ËTRE
- Qualités relationnelles
- Réactivité, rigueur et sens de l'organisation
- Autonomie
- Discrétion, neutralité
- Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0298988989
Informations complémentaires
Se rendre sur le site de Quimper Bretagne Occidentale (www.quimper-bretagne-occidentale.bzh) pour saisir en ligne votre candidature à cette offre (un AR vous sera transmis automatiquement) : joindre lettre de motivation + CV + copie des diplômes + dernier arrêté de situation administrative.
Vous pouvez également faire acte de candidature par courrier à l'attention de Madame la Présidente de Quimper Bretagne Occidentale - Hôtel de Ville et d'Agglomération - 44 place saint Corentin - CS 26004 - 29107 Quimper Cedex
www.quimper-bretagne-occidentale.bzh
Vous pouvez également faire acte de candidature par courrier à l'attention de Madame la Présidente de Quimper Bretagne Occidentale - Hôtel de Ville et d'Agglomération - 44 place saint Corentin - CS 26004 - 29107 Quimper Cedex
www.quimper-bretagne-occidentale.bzh
Lien de candidature
Quimper Bretagne Occidentale - Ville de Quimper - Recherche d'offres d'emploi (gestmax.fr)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.