Assistant du directeur général des services (h/f)
Offre n° O029240419001471
Publiée le 19/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
POHER COMMUNAUTE
Maison des services publics - Place de la Tour d'Auvergne - BP 150
29833 CARHAIX-PLOUGUER CEDEX
Maison des services publics - Place de la Tour d'Auvergne - BP 150
29833 CARHAIX-PLOUGUER CEDEX
Lieu de travail
CARHAIX-PLOUGUER CEDEX
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
20/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assurer le secrétariat de la direction générale des services
Assurer le secrétariat des assemblées
Mutualisation avec la Ville de Carhaix 50% / 50%
Assurer le secrétariat des assemblées
Mutualisation avec la Ville de Carhaix 50% / 50%
Missions / conditions d'exercice
I – Secrétariat du DGS
- Réception des appels téléphoniques du DGS (recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur, assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur).
- Vous gérez l'agenda et les prises de rendez-vous en fonction des priorités du DGS.
- Rédaction, classement et archivage des dossiers du DGS (courriers, notes, mails, comptes rendus, rapports).
- Mise en forme de divers documents de travail.
- Tenue de réunions : Préparation et suivi des réunions de services organisées par le DGS (invitations, convocations, organisation, rédaction de compte rendus, prise de notes lors des réunions).
II– Secrétariat des assemblées
- Participer à la préparation (convocations, préparation de la salle, envoi des dossiers aux Elus, dans les services et à la presse) et suivi des conseils et bureaux communautaires.
- Mettre en forme les délibérations du conseil communautaire, les décisions et comptes rendus de bureau communautaire.
- Suivi de la dématérialisation des actes transmis au contrôle de légalité.
- Rédiger comptes rendus, procès-verbaux.
- Procéder aux affichages réglementaires.
- Tenir à jour le recueil des délibérations et des actes administratifs.
- Tenir à jour les classeurs répertoriant les données administratives des différents organismes ou instances auxquelles les collectivités (communauté et commune) adhèrent ou sont représentées.
III – Gestion des dossiers, notes, courriers, mails
- Diffusion et organisation la circulation de l'information auprès des élus et dans les services.
- Gestion du courrier : récupération du courrier à La Poste, gestion du courrier arrivé (réception, enregistrement, diffusion) et départ du courrier (dépôt à La Poste), suivi des réponses aux courriers signalés.
- Centralisation et premier contrôle des courriers et divers documents avant signature des élus.
- Préparation des convocations des commissions
- Classement des documents relatifs aux commissions dans lesquelles siègent les élus.
V – Référent RGPD
- Réception des appels téléphoniques du DGS (recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur, assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur).
- Vous gérez l'agenda et les prises de rendez-vous en fonction des priorités du DGS.
- Rédaction, classement et archivage des dossiers du DGS (courriers, notes, mails, comptes rendus, rapports).
- Mise en forme de divers documents de travail.
- Tenue de réunions : Préparation et suivi des réunions de services organisées par le DGS (invitations, convocations, organisation, rédaction de compte rendus, prise de notes lors des réunions).
II– Secrétariat des assemblées
- Participer à la préparation (convocations, préparation de la salle, envoi des dossiers aux Elus, dans les services et à la presse) et suivi des conseils et bureaux communautaires.
- Mettre en forme les délibérations du conseil communautaire, les décisions et comptes rendus de bureau communautaire.
- Suivi de la dématérialisation des actes transmis au contrôle de légalité.
- Rédiger comptes rendus, procès-verbaux.
- Procéder aux affichages réglementaires.
- Tenir à jour le recueil des délibérations et des actes administratifs.
- Tenir à jour les classeurs répertoriant les données administratives des différents organismes ou instances auxquelles les collectivités (communauté et commune) adhèrent ou sont représentées.
III – Gestion des dossiers, notes, courriers, mails
- Diffusion et organisation la circulation de l'information auprès des élus et dans les services.
- Gestion du courrier : récupération du courrier à La Poste, gestion du courrier arrivé (réception, enregistrement, diffusion) et départ du courrier (dépôt à La Poste), suivi des réponses aux courriers signalés.
- Centralisation et premier contrôle des courriers et divers documents avant signature des élus.
- Préparation des convocations des commissions
- Classement des documents relatifs aux commissions dans lesquelles siègent les élus.
V – Référent RGPD
Profils recherchés
- Connaissance de l’environnement institutionnel et local
- Connaissance de l’activité et de l’organisation des structures partenaires de la MASP, de leur fonctionnement (horaires d’ouverture, permanences…)
- capacité d’accueil et d’écoute
- Bonne maitrise des outils informatiques et numériques.
- Maîtrise de l’écrit et de l’oral
- Techniques et outils de communication
- Techniques de gestion admiratives et de secrétariat
- Connaissance de l’activité et de l’organisation des structures partenaires de la MASP, de leur fonctionnement (horaires d’ouverture, permanences…)
- capacité d’accueil et d’écoute
- Bonne maitrise des outils informatiques et numériques.
- Maîtrise de l’écrit et de l’oral
- Techniques et outils de communication
- Techniques de gestion admiratives et de secrétariat
Contact
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.