Assistant d'élus (f/h)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O029241009000933
Publiée le 09/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Département de 900 000 habitants, avec une nature préservée, une économie diversifiée, une culture riche et des établissements scolaires d'excellence, le Finistère est le département où tout peut (re) commencer pour vous !
Site web de l'employeur
Lieu de travail
32 boulevard dupleix, Quimper (Finistère)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
09/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du Secrétariat général, sous la responsabilité du secrétaire général adjoint, vous serez en charge de la gestion des contacts internes et externes de plusieurs élus. A ce titre, vous assistez les élus et assurez leur secrétariat.
Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux en coordination avec les directions/services concernés par les thématiques portées par les élus, du courrier et des interventions des élus.
Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux en coordination avec les directions/services concernés par les thématiques portées par les élus, du courrier et des interventions des élus.
Missions / conditions d'exercice
Organiser et coordonner l’activité des élus :
• Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes des élus
• Tenir les agendas des élus
• Organiser les rendez-vous, réunions avec des partenaires multiples et manifestations des élus (convocations réservations de salles, intendance), préparer les dossiers en sollicitant les directions concernées et rédiger les comptes rendus
• Suivre et diffuser le courrier des élus (tri, hiérarchisation selon leur importance, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents)
• Instruire les courriers d’intérêt général pour les élus
• Gérer les invitations diverses des élus et les représentations en lien avec le secrétariat du Président
• Effectuer les activités et travaux de secrétariat : saisie, mise en forme de documents, préparer les réponses aux courriers simples.
• Gérer le circuit des parapheurs,
• Assurer une veille des informations publiées dans la presse et se tenir en permanence informé des sujets d’actualité concernant le champ de compétence des commissions
• Organiser et suivre les déplacements des élus (réservation transports, déjeuner et hébergement)
• Assurer la fonction de correspondant des moyens généraux (appui logistique et informatique)
• Organiser le classement et l’archivage des documents des élus
• Assurer le suivi et l’organisation du travail des commissions
Contribuer à l’organisation du service :
• Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du service.
• Assurer le remplacement des autres assistantes en leur absence en prenant en charge le secrétariat de plusieurs élus.
• Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes des élus
• Tenir les agendas des élus
• Organiser les rendez-vous, réunions avec des partenaires multiples et manifestations des élus (convocations réservations de salles, intendance), préparer les dossiers en sollicitant les directions concernées et rédiger les comptes rendus
• Suivre et diffuser le courrier des élus (tri, hiérarchisation selon leur importance, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents)
• Instruire les courriers d’intérêt général pour les élus
• Gérer les invitations diverses des élus et les représentations en lien avec le secrétariat du Président
• Effectuer les activités et travaux de secrétariat : saisie, mise en forme de documents, préparer les réponses aux courriers simples.
• Gérer le circuit des parapheurs,
• Assurer une veille des informations publiées dans la presse et se tenir en permanence informé des sujets d’actualité concernant le champ de compétence des commissions
• Organiser et suivre les déplacements des élus (réservation transports, déjeuner et hébergement)
• Assurer la fonction de correspondant des moyens généraux (appui logistique et informatique)
• Organiser le classement et l’archivage des documents des élus
• Assurer le suivi et l’organisation du travail des commissions
Contribuer à l’organisation du service :
• Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du service.
• Assurer le remplacement des autres assistantes en leur absence en prenant en charge le secrétariat de plusieurs élus.
Profils recherchés
Savoir faire :
Connaître le paysage politique et institutionnel ou avoir la volonté de l’acquérir, avoir une certaine connaissance et de l’intérêt pour le domaine de la commission concernée
Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques : Word, Excel, Power point, Outlook, Internet et les outils partagés spécifiques au poste (partage des agendas, représentations du Département, base de sens…) AIRSDélib, Elise, Mobibook
Discrétion et confidentialité
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Diplomatie et courtoisie pour accueillir tous types de publics.
Capacité à identifier, évaluer l’urgence et l’importance de l’appel et gérer la demande
Capacité à rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Savoir être :
Autonomie, anticipation, réactivité, prise d’initiatives
Capacité à organiser son travail de façon à pourvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées, et passer facilement d’un dossier à un autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsqu’un tâche urgente le nécessite
Aller vers les autres et être disponible dans son secteur, dans son service ou sa direction
Savoir faire face aux aléas, aux imprévus
Chercher l’information dont il/elle a besoin rapidement pour continuer son action
Capacité à rendre compte et alerter
Connaître le paysage politique et institutionnel ou avoir la volonté de l’acquérir, avoir une certaine connaissance et de l’intérêt pour le domaine de la commission concernée
Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques : Word, Excel, Power point, Outlook, Internet et les outils partagés spécifiques au poste (partage des agendas, représentations du Département, base de sens…) AIRSDélib, Elise, Mobibook
Discrétion et confidentialité
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Diplomatie et courtoisie pour accueillir tous types de publics.
Capacité à identifier, évaluer l’urgence et l’importance de l’appel et gérer la demande
Capacité à rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Savoir être :
Autonomie, anticipation, réactivité, prise d’initiatives
Capacité à organiser son travail de façon à pourvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées, et passer facilement d’un dossier à un autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsqu’un tâche urgente le nécessite
Aller vers les autres et être disponible dans son secteur, dans son service ou sa direction
Savoir faire face aux aléas, aux imprévus
Chercher l’information dont il/elle a besoin rapidement pour continuer son action
Capacité à rendre compte et alerter
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement@finistere.fr
Informations complémentaires
Pour candidater : Merci d’adresser votre candidature à l’attention de Monsieur le Président du Conseil Départemental du Finistère (lettre de motivation, CV, diplôme, dernier arrêté d’avancement d’échelon, liste d’aptitude, ou un justificatif de la reconnaissance en qualité de travailleur handicapé) en précisant la référence : 145 à l’adresse recrutement@finistere.fr
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DU FINISTERE
>32 boulevard dupleix
29196 Quimper
>32 boulevard dupleix
29196 Quimper
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.