Assistant/Assistante de direction (F/H)
Offre n° O029250402001221
Publiée le 02/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Se rendre sur le site de la ville de quimper (www.quimper.bzh) pour saisir en ligne votre candidature à cette offre (un accusé de réception vous sera transmis automatiquement) : joindre lettre de motivation + cv + copie des diplômes + dernier arrêté de situation administrative.
Vous pouvez également faire acte de candidature par courrier à l'attention de :
Madame la Présidente - Service Gestion du personnel - CCAS de la Ville de Quimper - 8 rue Verdelet - 29000 Quimper
Vous pouvez également faire acte de candidature par courrier à l'attention de :
Madame la Présidente - Service Gestion du personnel - CCAS de la Ville de Quimper - 8 rue Verdelet - 29000 Quimper
Site web de l'employeur
Lieu de travail
8 rue Verdelet, Quimper (Finistère)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
02/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Rémunération indicative
Selon grilles + primes
Descriptif de l'emploi
Le Centre Communal d'Action Sociale recrute un assistant/une assistante de direction au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarité.
Missions du poste : Assister la Directrice Générale Adjointe (et au besoin les directrices et directeurs dans leurs fonctions), assurer le secrétariat et le suivi administratif de la DGA (CCAS, CIAS, Ville et QBO).
Missions du poste : Assister la Directrice Générale Adjointe (et au besoin les directrices et directeurs dans leurs fonctions), assurer le secrétariat et le suivi administratif de la DGA (CCAS, CIAS, Ville et QBO).
Missions / conditions d'exercice
GESTION ADMINISTRATIVE :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (filtrage) de la DGA,
- Organiser l'agenda du / de la DGA, gérer les rendez-vous, les réunions, manifestations en fonction des priorités, contrôler les échéances,
- Assurer les travaux de bureautique (rédaction et mise en forme de courriers, rapports, notes, compte-rendus...),
- Organiser les déplacements professionnels, formations, congrès, colloques,
- Organiser des événements ponctuels (séminaires, congrès, moments de cohésion...),
- Veiller au respect des délais, intégrer les priorités du/de la DGA dans la gestion quotidienne,
- Gérer le planning des astreintes des cadres du CCAS et réaliser des statistiques,
- Gérer le planning des congés de la DGA,
- Gérer et suivre les réponses aux courriers sensibles de la DGA,
- Créer des bons de commande dans logiciel Ciril,
- Organiser le classement et l'archivage,
- Suivre la circulation des parapheurs, contrôler les parapheurs avant mise en signature,
- Gérer les fournitures administratives de la DGA.
COORDINATION / ACTIVITE TRANSVERSALE / ANIMATION du réseau des secrétaires assistantes de la DGA :
- Gérer les mails arrivés sur la messagerie générale du CCAS,
- Coordonner les agendas des directrices et directeurs de la DGA,
- Suivre les projets et activités de la direction, piloter la diffusion des informations, procédures et dossiers en interne et en externe,
- Assurer l'interface avec les différents services, autres directions, élus partenaires.
INSTRUCTION ET SUIVI DE DOSSIERS :
- Instruire et/ou suivre des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière en lien avec différents interlocuteurs internes et externes.
ACTIVITES PONCTUELLES :
- Aider ponctuellement à l'ouverture et à la répartition du courrier, GED courrier et navette courrier en mairie,
- Assurer ponctuellement le remplacement sur le poste d'accueil standard téléphonique du CCAS,
- Mettre en forme et transmettre les rapports au service Assemblées sous Gédelib,
- Aider ponctuellement les chargés de mission de la DGA et les directions de la DGA si nécessaire.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (filtrage) de la DGA,
- Organiser l'agenda du / de la DGA, gérer les rendez-vous, les réunions, manifestations en fonction des priorités, contrôler les échéances,
- Assurer les travaux de bureautique (rédaction et mise en forme de courriers, rapports, notes, compte-rendus...),
- Organiser les déplacements professionnels, formations, congrès, colloques,
- Organiser des événements ponctuels (séminaires, congrès, moments de cohésion...),
- Veiller au respect des délais, intégrer les priorités du/de la DGA dans la gestion quotidienne,
- Gérer le planning des astreintes des cadres du CCAS et réaliser des statistiques,
- Gérer le planning des congés de la DGA,
- Gérer et suivre les réponses aux courriers sensibles de la DGA,
- Créer des bons de commande dans logiciel Ciril,
- Organiser le classement et l'archivage,
- Suivre la circulation des parapheurs, contrôler les parapheurs avant mise en signature,
- Gérer les fournitures administratives de la DGA.
COORDINATION / ACTIVITE TRANSVERSALE / ANIMATION du réseau des secrétaires assistantes de la DGA :
- Gérer les mails arrivés sur la messagerie générale du CCAS,
- Coordonner les agendas des directrices et directeurs de la DGA,
- Suivre les projets et activités de la direction, piloter la diffusion des informations, procédures et dossiers en interne et en externe,
- Assurer l'interface avec les différents services, autres directions, élus partenaires.
INSTRUCTION ET SUIVI DE DOSSIERS :
- Instruire et/ou suivre des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière en lien avec différents interlocuteurs internes et externes.
ACTIVITES PONCTUELLES :
- Aider ponctuellement à l'ouverture et à la répartition du courrier, GED courrier et navette courrier en mairie,
- Assurer ponctuellement le remplacement sur le poste d'accueil standard téléphonique du CCAS,
- Mettre en forme et transmettre les rapports au service Assemblées sous Gédelib,
- Aider ponctuellement les chargés de mission de la DGA et les directions de la DGA si nécessaire.
Profils recherchés
Profil recherché
Niveau d'expérience : confirmé
Compétences :
- Connaître le fonctionnement de la collectivité,
- Connaître l'environnement des collectivités territoriales et plus particulièrement ESMS et CCAS,
- Connaître les procédures internes,
- Connaître les publics accueillis.
Savoir faire :
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels appliqués aux activités,
- Maîtrises les techniques d'accueil physique et téléphonique,
- Maîtriser les techniques de rédaction et d'analyse, saisir tous types de documents (power point, word, excel...),
- Hiérarchiser les priorités et urgences,
- Organiser des réunions et manifestations,
- Rechercher l'information, la filtrer et la transmettre,
- Savoir alerter.
Savoir être :
- Qualités relationnelles, diplomatie, qualités d'écoute,
- Réactivité, rigueur et sens de l'organisation,
- Esprit d'initiative et autonomie,
- Confidentialité, discrétion,
- Polyvalence et disponibilité,
- Sens des priorités et capacité d'anticipation,
- Capacité à rendre compte de son activité de manière synthétique,
- Capacité d'adaptation au changement, à faire face à des situations d'urgence,
- Bonne résistance au stress.
Niveau d'expérience : confirmé
Compétences :
- Connaître le fonctionnement de la collectivité,
- Connaître l'environnement des collectivités territoriales et plus particulièrement ESMS et CCAS,
- Connaître les procédures internes,
- Connaître les publics accueillis.
Savoir faire :
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels appliqués aux activités,
- Maîtrises les techniques d'accueil physique et téléphonique,
- Maîtriser les techniques de rédaction et d'analyse, saisir tous types de documents (power point, word, excel...),
- Hiérarchiser les priorités et urgences,
- Organiser des réunions et manifestations,
- Rechercher l'information, la filtrer et la transmettre,
- Savoir alerter.
Savoir être :
- Qualités relationnelles, diplomatie, qualités d'écoute,
- Réactivité, rigueur et sens de l'organisation,
- Esprit d'initiative et autonomie,
- Confidentialité, discrétion,
- Polyvalence et disponibilité,
- Sens des priorités et capacité d'anticipation,
- Capacité à rendre compte de son activité de manière synthétique,
- Capacité d'adaptation au changement, à faire face à des situations d'urgence,
- Bonne résistance au stress.
Contact et modalités de candidature
Contact
0298645100
Informations complémentaires
Modalité de candidature
Merci d'adresser votre candidature à Mme la Présidente du CCAS de Quimper Bretagne Occidentale - 8 rue Verdelet - 29000 QUIMPER, en joignant impérativement un CV, une lettre de motivation et votre dernier arrêté de situation administrative si vous êtes titulaire de la Fonction publique.
Modalités de recrutement
Recrutement par voie de mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude, ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap, ou à défaut par voie contractuelle (contrat à durée déterminée de 1 à 3 ans)
Merci d'adresser votre candidature à Mme la Présidente du CCAS de Quimper Bretagne Occidentale - 8 rue Verdelet - 29000 QUIMPER, en joignant impérativement un CV, une lettre de motivation et votre dernier arrêté de situation administrative si vous êtes titulaire de la Fonction publique.
Modalités de recrutement
Recrutement par voie de mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude, ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap, ou à défaut par voie contractuelle (contrat à durée déterminée de 1 à 3 ans)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.