SECRETAIRE DE MAIRIE

MISSIONS:
COLLABORATION AVEC LE MAIRE :
- Assistance et conseil dans différents domaines : Etat civil, urbanisme, ressources humaines, finances, marchés publics
- Préparation et suivi du budget et du compte administratif
- Comptabilité, régie.
- Instruction et suivi des dossiers relatifs à la commande publiques
- Gestion du Cimetière
- Préparation des conseils municipaux (convocation, dossiers)

SERVICE AUX ADMINISTRES :
Accueil et information des usagers
Préparation et rédaction des actes administratifs et civils
Mise à jour, révision des listes électorales et préparation des élections,
Recensement de la population
Instruction et suivi des demandes d'urbanisme

GESTION DES SERVICES
-Elaboration des paies pour les agents communaux
- Gestion et suivi des dossiers du personnel (gestion des carrières, visites médicales)

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
Présence aux réunions en soirée (conseils municipaux, commissions), aux scrutins électoraux

CONTRAINTES PARTICULIERES:
Les horaires sont parfois irréguliers avec une amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : présence aux réunions en soirée, conseils municipaux, commissions ... et aux scrutins électoraux.
Le métier nécessite d'être toujours au fait des réformes juridiques et actualités réglementaires, cependant, les secrétaires de mairie sont la plupart du temps seuls sur leur poste et ont des difficultés à se rendre disponibles pour suivre des formations. Ils partent 2 fois moins en formation que les autres agents territoriaux.

Le secrétaire de Mairie est le maillon incontournable de la vie communale et de nombreuses qualités sont indispensables à l'exercice de ses missions : organisation, rigueur, autonomie, polyvalence, disponibilité, diplomatie, et discrétion.
Le secrétaire de Mairie doit avoir le sens du service public, posséder des capacités rédactionnelles, d'écoute et de pédagogie pour accueillir et renseigner les usagers.
La proximité avec les usagers et le rapport avec les élus sont indéniablement les atouts majeurs du métier de secrétaire de mairie. La richesse du métier repose sur des missions très variées où l'on peut passer de la gestion d'une fuite d'eau à l'organisation d'une manifestation en passant par l'établissement d'avis de décès dans la même matinée.
La polyvalence, l'adaptabilité et la disponibilité sont donc des qualités indispensables pour exercer ce métier où il ne faut pas compter ses heures. Le secrétaire de Mairie doit être également organisé pour gérer sa charge de travail, notamment lors de certaines périodes cruciales comme la préparation d'un budget.
Dans l'immédiat, le déploiement de l'intercommunalité n'a pas encore eu d'impact significatif sur les missions exercées par le secrétaire de mairie. Il reste un " guichet unique " pour les usagers qui continuent de le solliciter quotidiennement pour leurs besoins y compris sur des dossiers qui ne relèvent pas de la Mairie. Le secrétaire de Mairie se doit de leur apporter un premier niveau de réponse et de les accompagner dans leurs démarches

COMPETENCES/SAVOIRS:
Connaissances du statut de la fonction publique territoriale
Connaissances juridiques en droit public, commande publique, finances publiques, urbanisme
Connaissances des procédures règlementaires de passation des marchés publics et contrats
Maitrise des techniques de communication et de l'information
Connaissance des instance et processus de décision d'une commune
Connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Connaissances juridiques en droit civil et gestion des cimetières