MISSIONS CONFIÉES :
Placé(e) sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous serez chargé(e) d’animer piloter le service état civil et funéraire, en garantissant le service à la population ainsi que la sécurité des données personnelles.

ACTIVITES PRINCIPALES :

En tant que Responsable du service état civil :
- Organiser l’accueil et l’information des administrés ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public ;
- Orienter les administrés vers les services ou organismes compétents ;
- Gérer et traiter les demandes de la population ;
- Traiter les dossiers et saisir les documents ;
- Vérifier, établir et remettre les titres d’identité ;
- Etablir, contrôler et optimiser le budget du service ;
- Gérer le temps de travail et planning des agents ;
- Evaluer les agents sous sa responsabilité (dans le cadre des entretiens professionnels) ;
- Mettre en œuvre les orientations stratégiques du service (développement, modernisation) ;
- Contrôler les besoins ;
- Préparer les arrêtés et délibérations ;
- Contrôler la conformité des activités du service ;
- Optimiser la gestion des flux et des temps d’attente ;
- Superviser la réception et le départ des courriers ;
- Sécuriser administrativement et juridiquement le service ;
- Garantir la mise à jour et la vérification des textes auprès des agents ;
- Assurer une veille juridique et un rôle d’assistance et de conseils aux élu(e)s ;
- Gérer et développer les contacts professionnels ;
- Afficher les informations ;
- Gérer les affaires militaires et le recensement de la population ;
- Suivre la planification des réunions et de l’agenda de l’équipe ;
- Assurer l’archivage des documents ;
- Suivre et mettre en forme les dossiers administratifs ;
- Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives.

En tant que responsable des officiers d’état civil :
- Réceptionner les déclarations et veiller à l’élaboration des actes d’état civil ;
- Veiller à la bonne délivrance des actes et extraits d’état civil ;
- Contrôler les mentions ;
- Veiller à la bonne tenue des registres d’état civil ;
- Contrôler l’authenticité des documents ;
- Signaler le caractère inopportun d’une déclaration (ex : choix d’un prénom) ;
- Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel ;
- Apprécier les actes et les certificats de différents pays ;
- Préparer les cérémonies et mariages ;
- Délivrer les autorisations selon la législation funéraire en vigueur ;
- Légalisation de signature ;
- Authentifier les documents ;
- Enregistrer, modifier ou dissoudre des PACS ;
- Changement de nom et prénom ;
- Rectifier les erreurs ou omissions sur les actes d’état civil
- Etablir et suivre les livrets de famille ;
- Informer les services du Procureur de la République.

En tant que Responsable de l’unité cimetières :
- Délivrer et contrôler les titres de concession ;
- Assurer la gestion du cimetière ;
- Superviser et contrôler les prestataires de services ;
- Veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité ;
- Accueillir et renseigner les usagers ;
- Manager les agents affectés à l’unité cimetière ;
- Veiller à la conservation du patrimoine funéraire ;
- Mettre à jour le règlement du cimetière si besoin ;
- Tenir un plan du cimetière et mette à jour le registre des concessions ;
- Faire respecter le règlement du cimetière ;
- Tenir à jour le registre du cimetière ;
- Procéder à toutes les opérations d’attribution, fermeture, renouvellement et reprise des concessions.

ACTIVITES SECONDAIRES :

En tant que coordinateur(trice) communal(e) du recensement de la population :
- Superviser l’équipe d’agents recenseurs et assurer leur formation ;
- Organiser la campagne locale de communication ;
- Assurer le lien avec l’INSEE durant la campagne.

En tant qu’agent suppléant du service des élections :
- Venir en renfort au service des élections