L'assistant de direction assure un appui opérationnel à l'activité de la direction et du pôle juridique.
L'agent est également chargé de participer à l'activité juridique du pôle dédié via l'instruction de dossiers et la réalisation de consultations juridiques de premier niveau.
Apporter une aide permanente à la Direction de l'administration générale en termes d'organisation, de gestion, de suivi des échéances, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers.

Missions secrétariat et appui opérationnel :
* Coordonne et centralise les éléments de production de la direction, enregistre et envoie les courriers/courriels en veillant à l'archivage notamment via le logiciel post office conformément aux exigences du référentiel Qualivilles
* Rédige et centralise les fiches de procédure du service en lien avec le responsable qualité
* Centralise et renseigne les tableaux de bord d'activité de la direction en lien avec le responsable qualité
* Constitue et met à jour les dossiers
* Suit les plannings de congés et de télétravail
* Réalise et met en forme les travaux de bureautique
* Organise et assure le secrétariat de réunions de la direction (invitations, rédaction de relevés de décisions notamment),
* Renseigne les interlocuteurs : Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques/physiques et les courriers informatiques
* Assure la transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité et procède à l'affichage légal
* Tient à jour l'annuaire des contacts, les listes de diffusions et les codes d'accès des réseaux applicatifs et professionnels de la Directrice de l'administration générale et la directrice adjointe
* Centralise l'ensemble des parapheurs départs et arrivés de la direction
* A titre accessoire, participe à la tenue des registres et des recueils municipaux

Missions Instances politiques :
* Participer la préparation des réunions des instances politiques (commissions, conseil municipal, CMA...) de la Ville : Génération des PDF ; envoi des convocations (Postaux et mails)
* Assure le secrétariat de la commission municipale
* Elaboration des comptes rendus des réunions des instances politiques
* Affichage
* Traduction en langue Corse souhaitée

Missions pôle juridique
* Gestion des procédures : Meublés de tourisme, loteries, vente en liquidations
* Rédaction de réponse aux consultations juridiques des services
* Domaine assurances : Gestion des sinistres : déclaration, suivi de l'avancée et de la complétude des dossiers (rapports internes, chiffrage des préjudices ...), Suivi des indemnisations, interface entre collectivité et compagnies d'assurance
* Engagement des dépenses et suivi de leur exécution
* Suivi de l'exécution des décisions de justice
* Rédaction de courrier de mise en demeure et d'arrêté de police générale

Missions exercées à titre de suppléance :
Sous les directives du responsable du pôle courrier et concurremment :
* Réceptionne, enregistre et trie le courrier
* Assure la diffusion du courrier
* Classe et effectue les recherches de courrier à la demande des services
* Oblitère les courriers
Sous les directives du responsable du bureau règlementation et ressources documentaires :
* Répond aux demandes des services

Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite de qualité
Formation juridique
Compétences relationnelles
Techniques de secrétariat (prise de notes, envoi / réception de mails...) et maîtrise des logiciels dédiés (Word, Excel, power point adobe...)
Respect absolu des obligations de discrétion et de confidentialité
Corse écrit souhaité
Rigueur, organisation, méthode
Disponibilité