Direction Générale des Services
Direction Coordination Direction Générale
Service Accueil Relation aux Usagers

Missions de la direction et du service :
Au sein de la Direction Coordination Direction Générale, le service est chargé d'accueillir, renseigner, informer, orienter les usagers gardois appelant le département ou se présentant dans les accueils des bâtiments départementaux (Hôtel du département, Maison du département, Maison départementale).

Organisation du service :
Le service est composé de 25 agents répartis en 2 équipes :
1 chef de service, 1 chef d'équipe accueil physique, 1 chef d'équipe accueil téléphonique, 11 agents chargés d'accueil physique, 11 agents chargés d'accueil téléphonique.

Enjeux/contexte autour du recrutement :
Présenter et diffuser une image positive de la collectivité.
Inscrire l'accueil physique dans une démarche qualité.
Innover dans la relation aux usagers.


Missions essentielles du poste :
Le chargé d'accueil assure un accueil physique de qualité de l'ensemble des usagers gardois. Il est chargé d'accueillir, renseigner, informer et orienter en fonction des demandes. Il contribue au fonctionnement général du service en participant à la veille documentaire relatives aux questions des usagers ainsi qu'aux tâches spécifiques qui lui seront confiées.

ACCUEIL PHYSIQUE

Assurer un accueil physique de qualité de tous les usagers :
- Favoriser l'expression de la demande.
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes en tant que besoin.
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions.
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence.
- Adapter son intervention aux différents publics.
Garantir le bon fonctionnement des espaces accueil :
- Assurer l'ouverture et la fermeture en respectant les horaires.
- Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès, contrôler les entrées et sorties des locaux.
- Veiller au rangement et à la propreté de l'espace, éclairage, ouverture fermetures portes, fenêtres, dossiers et documents à disposition...
- S'assurer de la bonne prise en charge de la personne, vérifier que la demande a été prise en compte par le service concerné.
- Durant les heures d'ouverture des accueils, présence systématique d'un agent dans les espaces dédiés à l'accueil. Les pauses sont organisées en conséquence.
Traiter les demandes de renseignement :
- Accueillir, écouter et identifier la demande de l'usager.
- Analyser, évaluer et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Apporter une information personnalisée à l'usager.
- Orienter vers l'administration, le service ou l'interlocuteur compétent.
- Délivrer des informations sur les démarches à suivre / sur les dispositifs / offres de services existants.

ADMINISTRER

- Contribuer sous la direction du chef de service à la conception et à l'actualisation d'outils visant à garantir un accueil physique de qualité (guide pratique, procédure...).
- Contribuer au suivi statistique et au recueil d'indicateurs d'activités quantitatifs et qualitatifs.
- Participer à la mise à jour de la documentation collective.
- Actualiser les informations utiles, faire des recherches et enrichir la base de connaissances.

Certaines tâches sont spécifiques selon les sites (relever le courrier des boîtes aux lettres, utilisation de la borne esirius, saisie en temps réel sur le logiciel esirius...).
Aide ponctuelle à la réalisation de tâches des autres directions.

Compétentes / aptitudes essentielles pour tenir le poste :
- Maitriser les techniques et règles d'accueil.
- Maitriser la rédaction (grammaire, orthographe), savoir synthétiser et transmettre les messages.
- Maitriser les outils bureautiques, outils informatiques et collaboratifs.
- Savoir utiliser les logiciels métiers.
- Connaître de façon approfondie l'organisation de la collectivité, son organigramme et ses compétences.
- Connaître les organismes extérieurs en relation avec la collectivité.
- Savoir faire preuve d'initiative et d'autonomie. Être force de proposition.
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Savoir rendre compte de son activité.
Qualités essentielles pour tenir le poste :
- Sens du service public et de la qualité de l'accueil.
- Savoir s'adapter.
- Être à l'écoute, courtois, adaptable.
- Savoir utiliser un langage professionnel et soutenu.
- Avoir une motivation forte pour la relation avec le public.
- Avoir de fortes qualités relationnelles.
- Maîtrise de soir, être en capacité de gérer son stress et ses émotions.
- Réguler les tensions, gérer les situations de stress et l'accueil de tous types de publics.
- Discrétion professionnelle, neutralité.
- Esprit d'équipe.
- Curiosité intellectuelle.
- Respect des règles en vigueur au sein de la collectivité.
- Ponctualité.
Expérience :
Expérience sur un poste au contact du public souhaitée.

Formation initiale :
Diplôme en lien avec les métiers de l'accueil.

Contraintes particulières :
Horaires de travail : 8 h00 - 17 h 00 (dont pause déjeuner 1 h).
40 h hebdomadaire - 8 h/jour.
Ponctuellement : après 17 h et le week end en fonction des réunions et demande de renfort lors des manifestations programmées.

Port obligatoire de la tenue de service fournie par la collectivité.
Rotation sur les différents sites centraux de la collectivités : Hôtel du Département (3 lieux d'accueil) / Maison du Département / Maison Départementale.

Télétravail : Non
Garantir la continuité de service.

Ces éléments du profil recherché, serviront de critères d'analyse des candidatures.

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LE GARD C'EST VOUS
Avec ses 745 000 habitants, le département du Gard se place au 4ème rang national de la croissance démographique. Territoire situé entre Camargue et Cévennes, le Gard offre un éventail riche de découvertes, allant de son patrimoine historique à ses traditions festives, en passant par ses paysages singuliers.
Premier employeur du territoire, le Conseil départemental agit quotidiennement au service des Gardoises et des Gardois aux côtés de ses 3 600 agents. Ses actions s'inscrivent dans une politique dynamique, solidaire, sociale, et soucieuse des enjeux environnementaux.

LE GARD POUR VOUS
Le Conseil départemental du Gard à l'écoute de vos préoccupations pour vous garantir un épanouissement professionnel
La volonté de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle
- La possibilité de télétravailler pour les métiers qui le permettent (jusqu' à 2 jours par semaine)
- 39 jours de congé et 13 jours de RTT, sur la base de 40 heures hebdomadaires
- Une participation financière à la mutuelle de santé (sur contrat labellisé et en fonction des revenus) et à la prévoyance (sur adhésion au contrat groupe)
Des engagements pour développer la carrière des agents
- Un accès à la formation encouragé, pour développer l'employabilité des agents,
- Des dispositifs visant à fédérer et informer les agents : lettre d'informations interne, Intranet, journées de convivialités, mise en valeur des agents (reportage, vidéo, LinkedIn)
Des avantages pour faciliter la vie de chacun
- La prise en charge à hauteur de 75% des frais de transports publics (train, bus, trambus...)
- Un Restaurant inter administratif (sur Nîmes) ou ticket restaurant (hors Nîmes) (et selon conditions de ressources)
- Amicale du personnel
- CNAS (billeterie, voyages, etc...) et des prestations sociales proposées par le département pour les études, les vacances, la garde d'enfant