DGS
Coordination DG
Maison du Conseil Départemental du Gard

Missions essentielles du poste :

Assurer un accueil physique et téléphonique du public pour un premier niveau d'information
▪ Accueillir, identifier et qualifier la demande y répondre ou l'orienter vers les services et professionnels concernés
▪ Accompagner dans les démarches administratives initiales, assurer un premier traitement de la demande
▪ Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, les courriers, les courriels, fax, etc.
▪ Prendre des rendez-vous
▪ Répondre aux mails, fax, courriers des usagers et des professionnels pour un premier niveau de demande (formulaires, documents administratifs…)
▪ Rappeler les informations et transmettre les messages et diffuser les informations sur tous supports
▪ Assurer la gestion du courrier : enregistrement, diffusion, suivi, envoi
▪ Saisir, mettre en forme les courriers, documents et rapports, classer, archiver les documents papiers et informatiques
▪ Rédiger des courriers et des courriels
▪ Assurer le suivi des plannings, prendre les rendez-vous
▪ Etablir un planning des congés
▪ Assurer la préparation des réunions et les déplacements des membres de l'équipe : dates, lieu, courriers, logistique matérielle (réservation de salles, de moyens de transport…)
▪ Participer aux réunions de service et de travail d’équipe ou partenariales
▪ Retranscrire les comptes rendus de réunions
▪ Proposer, gérer et suivre les outils de gestion particuliers liés au service (tableau de bord, carnets d'adresses communs, agendas communs…)
▪ Reproduire et diffuser des documents et des dossiers administratifs ou techniques
▪ Procéder au classement et à l'archivage des dossiers, documents papiers ou numériques
▪ Assurer un appui logistique
▪ Suivre les stocks et imprimés
▪ S'assurer de la mise à jour régulière des informations contenues dans les plaquettes et documents
▪ Actualiser et suivre les informations accessibles au public au niveau de l'accueil
▪ Gérer les salles de réunion des MCD (planning, réservation, accueil …)
▪ Participer à des évènements et manifestations locales dans sa préparation, présentation et restitution
▪ Assurer le suivi de dossiers administratifs
▪ Effectuer des recherches documentaires et vérifier les pièces administratives nécessaires au traitement des dossiers
▪ Constituer les dossiers administratifs, contrôler les données, effectuer leur mise à jour, les retours et les relances
▪ Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards, dans la gestion des dossiers
▪ Renseigner les partenaires, les bénéficiaires et les référents sur le suivi de leur dossier
▪ Préparer et envoyer les courriers relatifs au traitement des dossiers
▪ Tenir à jour des données / des fichiers relatifs aux dossiers : échéanciers, tableaux de bord, statistiques etc.
▪ Assurer l'interface entre les partenaires internes et externes

Compétences/aptitudes essentielles pour tenir le poste :

▪ Connaître l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
▪ Identifier, analyser la nature des besoins exprimés, savoir restituer l'information
▪ Maîtriser les méthodes d'accueil du public
▪ Connaître de façon générale les dispositifs, la législation et les prestations du et hors département
▪ Avoir des capacités rédactionnelles
▪ Avoir une bonne pratique de la prise de notes
▪ Hiérarchiser les priorités et faire face à l'urgence
▪ Travailler en concertation, en complémentarité et en équipe
▪ Veiller au respect des délais
▪ Avoir des capacités d'analyses et de synthèse
▪ Maîtriser les outils informatiques et bureautiques et s'adapter aux logiciels métiers et être à l'aise avec le tout numérique
▪ Capacités d'adaptation
▪ Rigueur et sens de l'organisation

Qualités essentielles pour tenir le poste :

▪ Sens du service public
▪ Aptitude au travail avec des publics en difficulté
▪ Discrétion et confidentialité
▪ Capacités relationnelles (Diplomatie, bienveillance, maîtrise de soi)
▪ Qualité d'écoute et d'accueil
▪ Etre autonome et savoir rendre compte régulièrement
▪ Esprit d'équipe
▪ Sens de l'initiative et réactivité face aux évolutions dans les domaines d'intervention
▪ Respect des règles en vigueur au sein de la collectivité y compris celles en lien avec l'Hygiène et la Sécurité


Expérience :
Expérience sur un poste au contact du public souhaité.

Contraintes particulières :
- Conduite périodique d’un véhicule utilitaire aménagé en bureaux
- Horaires de travail fixes avec une pause méridienne de 1h
- Périodes de travail hors résidence administrative
- Prise obligatoire d’une partie des congés (50% environ) en Juillet / Août et en fin d’année.
- Déplacements réguliers et sur des longues distances
- Manutention liée à la mise en place de l'accueil dans les mobiles
- Poste susceptible d'évolution notamment avec des missions en lien avec les services sur site.
- Pas de possibilité de télétravail
- Vêture adaptée

LE GARD C’EST VOUS
Avec ses 745 000 habitants, le département du Gard se place au 4ème rang national de la croissance démographique. Territoire situé entre Camargue et Cévennes, le Gard offre un éventail riche de découvertes, allant de son patrimoine historique à ses traditions festives, en passant par ses paysages singuliers.
Premier employeur du territoire, le Conseil départemental agit quotidiennement au service des Gardoises et des Gardois aux côtés de ses 3 600 agents. Ses actions s’inscrivent dans une politique dynamique, solidaire, sociale, et soucieuse des enjeux environnementaux.


LE GARD POUR VOUS
Le Conseil départemental du Gard à l’écoute de vos préoccupations pour vous garantir un
épanouissement professionnel
La volonté de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle
- La possibilité de télétravailler pour les métiers qui le permettent (jusqu’ à 2 jours par
semaine)
- 39 jours de congé et 13 jours de RTT, sur la base de 40 heures hebdomadaires
- Une participation financière à la mutuelle de santé (sur contrat labellisé et en fonction des revenus) et à la prévoyance (sur adhésion au contrat groupe)
Des engagements pour développer la carrière des agents
- Un accès à la formation encouragé, pour développer l’employabilité des agents,
- Des dispositifs visant à fédérer et informer les agents : lettre d’informations interne, Intranet,
journées de convivialités, mise en valeur des agents (reportage, vidéo, LinkedIn) Des avantages pour faciliter la vie de chacun
- La prise en charge à hauteur de 75% des frais de transports publics (train, bus, trambus...)
- Un Restaurant inter administratif (sur Nîmes) ou ticket restaurant (hors Nîmes) (et selon conditions de ressources)
- Amicale du personnel
- CNAS (billetterie, voyages, etc…) et des prestations sociales proposées par le département
pour les études, les vacances, la garde d'enfant