Responsable adjoint(e) - Assistante qualifié(e) chagé(e) de l'état civil - Officier d'état civil

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O031230901201861
Publiée le 27/11/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE PLAISANCE DU TOUCH
Rue maubec
31830 Plaisance du touch
Lieu de travail
Plaisance du touch
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
29/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi

Activités techniques : Accueil et renseignement du public (état civil, élections, funéraire) ; réception des déclarations et établissement des actes d'état civil ; établissement des dossiers de mariages ; tenue administrative des registres d'état civil ; établissement, enregistrement et suivi des dossiers de PACS ; établissement, enregistrement et suivi des demandes de changement de prénom ; participation aux commissions " changement de prénom " ; réception, traitement et diffusion d'information ; réalisation de travaux bureautiques ; tri, classement et archivage de documents ; exécution et suivi des procédures et décisions administratives.

- Activités spécifiques : accueil et renseignement du public et des personnes en rendez-vous ; préparation des mariages ; délivrance d'autorisations de fermeture de cercueils, appréciation du certificat médical en cas de décès ; coordonnateur communal adjoint pendant le recensement de la population ; participer à l'organisation des élections ; enregistrement des demandes de CNI/passeport et remise de titres sur les dispositifs de recueil dans un temps limité (30 minutes = 20 minutes pour le dépôt de dossier et 10 minutes pour les remises) ; participation à la tenue des listes électorales ; attestation d'accueil

- Participer à l'équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement
Missions / conditions d'exercice
- Accueillir et renseigner les personnes ; expliquer la procédure à suivre et/ou la réglementation en vigueur ; réceptionner et contrôler les pièces transmises par les intéressés ; planifier les mariages ; prendre rendez-vous et recevoir les personnes accompagnées d'un interprète le cas échéant ; vérifier la conformité et l'authenticité des pièces produites, réaliser les auditions avant mariages
- Etablir et publier les bans ; saisir les données pour les mariages ; établir le livret de famille et les certificats de mariage ; établir les actes et attestations relatives au décès et départ de corps ;
- Réceptionner et saisir les transcriptions relatives aux décès et naissances ; recevoir les demandes de changement de prénom, préparer leur passage en commission ; recevoir, enregistrer et valider les PACS

- Transmission des données à l'INSEE, ARS, au tribunal et autres collectivités ; tenir à jour les listes et tableaux utiles, classer et archiver ; tenir à jour les registres d'état civil ; Tenir à jour les classeurs des concessions funéraires

- Intervenir en appui ou assistance des collègues si nécessaire ; intervenir à la demande du responsable sur l'ensemble des dossiers traités dans le service, transmettre les informations utiles aux collègues et à la hiérarchie pour favoriser le travail en équipe ; participer au recensement de la population ou aux élections

Spécificités du poste :
Horaires : fixes planifiés en fonction des heures d'ouverture au public, permanence le mercredi soir jusqu'à 19h30
(Roulement planifié à l'avance, 1 à 2 permanences par mois), travail le week-end pour l'organisation des élections et le jour des scrutins.
Utilisation des logiciels : SIECLE, SUFFRAGE Web, RDV360, OMER, GEOSIG, CITOYEN

Profils recherchés
Les " savoirs ":
- Connaître la réglementation et les risques de fraude pour assurer un contrôle efficace.
- Connaître les différents outils dédiés à l'activité pour les utiliser de façon efficace
Règles communes à la rédaction des actes d'état civil ; procédures administratives de délivrance des actes d'état civil ; cadre règlementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants ; législation sur l'autorité parentale et transmission du nom ; procédures relatives aux formalités administratives ; procédures relatives au mariage.

Les " savoirs-faire " :
- Accueil et renseignement du public : accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil, expliquer l'indivisibilité de la filiation, expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
- Réception, traitement et diffusion d'informations : Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser des informations.
- Etablissement des dossiers de mariage : auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel, apprécier les actes d'état civil du pays d'origine, coopérer avec des traducteurs assermentés, établir les actes de publications en vue de leur affichage, préparer le livret de famille, inscrire le mariage dans le registre
- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil : recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, ...), apprécier la demande au regard de différents documents, contrôler l'authenticité des attestations fournies, établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, changement de prénom, PACS), signaler le caractère inopportun d'un prénom
- Tenue administrative des registres d'état civil : délivrer sur demande des extraits de registre gratuits, contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés, rédiger des mentions et courriers

Les " savoirs-être" :
- Relation avec le public : politesse, écoute, neutralité, équité, respect du principe de laïcité
- Capacités à travailler en équipe : capacité à développer des relations positives et constructives, à faire circuler l'information
- Relation avec les collègues : Respect de ses collègues et des règles de courtoisie, écoute et prise en compte des autres, solidarité professionnelle
- Relation avec la hiérarchie : respect de la hiérarchie et des règles de courtoisie, rendre compte de son activité

Formations et/ou expérience exigée :
- Formation " Valeurs de la République et laïcité " + Formations liées à l'état civil, cimetière, élections.

Contact

Contact
0562135340
Informations complémentaires
Merci d'envoyer toute candidature à :

Monsieur le Maire
Service ressources humaines
1 rue maubec
31830 PLAISANCE DU TOUCH

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.