Assistant ou assistante de Direction
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Offre n° O031231101251622
Publiée le 15/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6 RUE RENE LEDUC, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
13/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Issue de la volonté de la collectivité de créer une direction avec un rôle stratégique et transversal, la nouvelle direction générale aux transitions a vocation à accompagner les évolutions et aspirations de la société ainsi qu'à transformer l'administration. Elle se compose de 5 directions, d'un pôle et des fonctions transversales et de projets, oeuvrant sur la transition numérique, le climat et la transition écologique, les relations à l'usager ou encore la transformation publique.
Missions / conditions d'exercice
Au coeur de la gouvernance de la nouvelle direction générale des transitions, vous aurez en tant qu'assistant de la directrice générale des missions d'organisation, d'orientation et de renseignement de premier niveau, de conception parmi lesquelles :
- assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat de la directrice générale des transitions, renseigner les interlocuteurs, accueillir les collaborateurs et les personnes extérieures, suivre et gérer la messagerie
- tenir l'agenda, organiser les rendez-vous et réunions, rédiger les ordres du jour des bilatérales et des réunions, transmettre les documents avant les réunions, élaborer les dossiers quotidiens et organiser les déplacements de la directrice générale
- réaliser et mettre en forme des rapports, powerpoints, notes et différentes correspondances de la directrice, suivre les courriers et les notes au Maire, Président, élus, directeurs généraux, organiser l'enregistrement, le classement et l'archivage
- assurer le suivi et le reporting des projets et activités de la direction générale, intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
- assurer un appui logistique pour l'organisation des séminaires d'équipes et des événements avec différents acteurs et partenaires institutionnels
- assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat de la directrice générale des transitions, renseigner les interlocuteurs, accueillir les collaborateurs et les personnes extérieures, suivre et gérer la messagerie
- tenir l'agenda, organiser les rendez-vous et réunions, rédiger les ordres du jour des bilatérales et des réunions, transmettre les documents avant les réunions, élaborer les dossiers quotidiens et organiser les déplacements de la directrice générale
- réaliser et mettre en forme des rapports, powerpoints, notes et différentes correspondances de la directrice, suivre les courriers et les notes au Maire, Président, élus, directeurs généraux, organiser l'enregistrement, le classement et l'archivage
- assurer le suivi et le reporting des projets et activités de la direction générale, intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
- assurer un appui logistique pour l'organisation des séminaires d'équipes et des événements avec différents acteurs et partenaires institutionnels
Profils recherchés
Titulaire à minima d'un diplôme de niveau baccalauréat pour les candidats externes, vous êtes à l'aise avec l'accueil physique et téléphonique. Vous faites preuve d'une aisance relationnelle afin d'interagir avec les différents interlocuteurs internes ou externes de la direction générale.
Vous disposez d'une connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique des collectivités territoriales.
Vous êtes doté de capacités d'adaptation pour appréhender les multiples champs d'intervention de la direction générale.
Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation et votre réactivité pour réussir sur ce poste impliquant planification et priorisation des tâches et missions.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs (dont Teams) afin d'alimenter des espaces partagés ou encore de remettre en forme des documents. La discrétion et la confidentialité sont des atouts essentiels pour ce poste.
Vous disposez d'une connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique des collectivités territoriales.
Vous êtes doté de capacités d'adaptation pour appréhender les multiples champs d'intervention de la direction générale.
Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation et votre réactivité pour réussir sur ce poste impliquant planification et priorisation des tâches et missions.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs (dont Teams) afin d'alimenter des espaces partagés ou encore de remettre en forme des documents. La discrétion et la confidentialité sont des atouts essentiels pour ce poste.
Contact et modalités de candidature
Contact
fabien.augistrou@mairie-toulouse.fr
Informations complémentaires
Pour postuler, merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation +arrêté de situation administrative + attestation de réussite au concours FPT + dernier diplôme + attestation RQTH) en mentionnant la référence P00001725 à l'adresse recrutementdrh5@toulouse-metropole.fr avant le 13/12/2023.
Adresse de l'employeur
TOULOUSE METROPOLE
>6 RUE RENE LEDUC
31040 TOULOUSE
>6 RUE RENE LEDUC
31040 TOULOUSE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.