Le Responsable du service administratif intervient sous la responsabilité du Directeur pour coordonner et contrôler les fonctions administratives, financières, juridiques et RH du Syndicat nécessaires à la mise en œuvre de son objet statutaire. Les objectifs poursuivis par la mission sont les suivants :
• être le référent et l’interlocuteur de la structure pour toutes les questions administratives, financières et ressources humaines d’ordre générale ou spécifique (paies, subventions, cotisations, contrats, commande publique),
• assurer une mission de conseil et d’aide à la décision auprès du Directeur,
• formuler des propositions et participer à l’élaboration des projets sur les questions administratives, financières et ressources humaines,
• adapter les moyens (humains, financiers, techniques, partenariaux,..) nécessaires à la mise en œuvre de l’objet statutaire du Syndicat et la mise en œuvre du programme d’activités.

Missions principales :

• Animer le volet administratif, financier et juridique de l'organisation :

Élaboration, suivi de l’exécution du budget et ses modifications éventuelles.
Contrôle de gestion de l’établissement au plan budgétaire et comptable (conformité des comptes, état des dépenses, versements de subventions, consommation des crédits, état des recettes) en lien avec la programmation et le budget.
Suivi de l’actif et calcul des dotations aux amortissements
Veille comptable et réglementaire
Rôle d'interface avec la Trésorerie

• Gérer les moyens généraux et la politique des achats :

Suivi, exécution et supervision du processus de la commande publique (seuils, pièces……)
Assistance et contrôle des passations de marchés, actes et conventions
Suivi des contrats d’entretien et fonctionnement des bâtiments, mobilier, véhicules, matériel

• Gérer la fonction RH :

Gestion des contrats de travail et des carrières des personnes en poste
Gestion des formations
Liaison avec le Centre de Gestion
Veille réglementaire

• Participer à la mise en œuvre du programme d’activités prévu au budget :

Gestion et suivi des subventions (Europe, Etat, Région, Département, Agence de l’eau Adour Garonne..) : préparation de tous les documents pour les dossiers de demande de subventions, acomptes et paiements.
Aide à la préparation des plans de financements
Supervision, coordination et contrôle des activités du syndicat (courriers arrivés, courriers départs, envois, publipostages,...),

• Gestion des instances statutaires :

Elaboration des délibérations et comptes rendus du bureau et comité syndical et de l’envoi au contrôle de légalité.
Participation aux manifestations organisées par le Syndicat
Participation aux réunions d’équipe, de service et de bureaux
Organisation du conseil syndical (convocation, ordre du jour, …)

Missions secondaires

Contribution au bon fonctionnement du Syndicat (appui méthodologique, aides ponctuelles aux tâches administratives ou techniques des collègues, document unique, propreté des communs et contribution à la qualité de vie collective au sein de la structure). Et de tout autres projets ou dossiers sur demande expresse du Directeur ou des élus.
Participation au rapport d’activité annuel de la structure

- Autonome dans l’organisation et dans l’exécution de son travail
- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
- Respect des procédures et des délais règlementaires et rigueur dans la gestion des autorisations du droit des sols
- Garant de l’image du service public
- Maîtrise de l’outil bureautique
- Règles de l’accueil physique et téléphonique du public
- Réagir face à l’agressivité des usagers
- La déontologie de service public en situation d’accueil
- Communiquer par mail
- Connaissance du logiciel de gestion et facturation de l’eau
- Sauveteur secouriste du travail ( SST )