Secrétaire du Maire
Offre n° O031250812000443
Publiée le 04/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place du 19 mars 1962, La Salvetat-Saint-Gilles (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
04/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Salvetat Saint Gilles est une commune située dans le département de la Haute Garonne en région Occitanie, au Sud-Ouest de Toulouse et compte environs 8500 habitants sur 5.75 km2. Proximité, valeur et partage sont les valeurs fondamentales associées à notre commune.
Sous l’autorité de la Direction générale des services et en lien direct avec le maire, vous assurez le suivi administratif et organisationnel des instances municipales, des scrutins et du recensement. Vous préparez et coordonnez les conseils municipaux, organisez les opérations électorales, supervisez le recensement de la population et assurez le secrétariat administratif général du maire. Ce poste polyvalent requiert rigueur, discrétion, sens de l’organisation et maîtrise des procédures administratives.
Sous l’autorité de la Direction générale des services et en lien direct avec le maire, vous assurez le suivi administratif et organisationnel des instances municipales, des scrutins et du recensement. Vous préparez et coordonnez les conseils municipaux, organisez les opérations électorales, supervisez le recensement de la population et assurez le secrétariat administratif général du maire. Ce poste polyvalent requiert rigueur, discrétion, sens de l’organisation et maîtrise des procédures administratives.
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités
o Accueil téléphonique et physique du cabinet du Maire.
o Gestion des courriers, notes, mails de Monsieur le Maire, des élus et du DGS.
o Être garant de la bonne tenue et cohérence des agendas des Elus.
o Préparer et rédiger les documents administratifs.
o Préparer, organiser et assurer le suivi des conseils municipaux (convocations, ordre du jour, procès-verbaux, transmission au contrôle de légalité).
o Suivi des instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes.
o Assurer l’organisation administrative et logistique des élections (listes électorales, bureaux de vote, résultats).
o Participer à la mise en application des décisions prises par l’exécutif et en assurer le suivi.
o Préparer et mettre en forme des arrêtés municipaux selon les thématiques.
o Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques.
o Bâtir une relation de confiance avec le maire.
o Contribuer à la rédaction des éléments de communication du Cabinet du Maire : notes, courriers, réponse aux administrés, argumentaires, comptes rendus, synthèses, …
o Assurer l’interface entre le Cabinet et la Direction Générale des Services et différents services partenaires.
o Représenter ou assister la Direction du Cabinet et les Elus dans des réunions techniques, commissions, manifestations publiques.
o Recevoir, si nécessaire, les différents acteurs, partenaires institutionnels ainsi que réguler et répondre aux demandes des administrés.
o Participer, voire animer des réunions.
o Organiser un recueil centralisé d’informations et une veille constante sur un ensemble très riche et très diversifié d’acteurs et d’évènements de la vie locale de la commune et ses quartiers.
o Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique.
o Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs.
o Aspects organisationnels et logistiques du recensement de la population tous les 5 ans.
o Accueil téléphonique et physique du cabinet du Maire.
o Gestion des courriers, notes, mails de Monsieur le Maire, des élus et du DGS.
o Être garant de la bonne tenue et cohérence des agendas des Elus.
o Préparer et rédiger les documents administratifs.
o Préparer, organiser et assurer le suivi des conseils municipaux (convocations, ordre du jour, procès-verbaux, transmission au contrôle de légalité).
o Suivi des instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes.
o Assurer l’organisation administrative et logistique des élections (listes électorales, bureaux de vote, résultats).
o Participer à la mise en application des décisions prises par l’exécutif et en assurer le suivi.
o Préparer et mettre en forme des arrêtés municipaux selon les thématiques.
o Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques.
o Bâtir une relation de confiance avec le maire.
o Contribuer à la rédaction des éléments de communication du Cabinet du Maire : notes, courriers, réponse aux administrés, argumentaires, comptes rendus, synthèses, …
o Assurer l’interface entre le Cabinet et la Direction Générale des Services et différents services partenaires.
o Représenter ou assister la Direction du Cabinet et les Elus dans des réunions techniques, commissions, manifestations publiques.
o Recevoir, si nécessaire, les différents acteurs, partenaires institutionnels ainsi que réguler et répondre aux demandes des administrés.
o Participer, voire animer des réunions.
o Organiser un recueil centralisé d’informations et une veille constante sur un ensemble très riche et très diversifié d’acteurs et d’évènements de la vie locale de la commune et ses quartiers.
o Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique.
o Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs.
o Aspects organisationnels et logistiques du recensement de la population tous les 5 ans.
Profils recherchés
Compétences ou connaissances souhaitées :
o Maîtrise de l’outil informatique
o Connaissance exigée du fonctionnement des administrations et établissements publics.
o Capacité à rédiger des courriers et tous documents administratifs.
o Formation supérieure en droit, sciences politiques, communication ou économie appréciée.
o Excellente maîtrise rédactionnelle.
o Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité.
Profils recherchés
o Expérience dans un poste similaire souhaitée
o Sens de l'organisation, gestion du temps
o Rigueur et autonomie
o Sens du service public
o Disponibilité et ponctualité
o Être capable de gérer efficacement les responsabilités administratives et organisationnelles associées à la fonction du Maire.
o Ecoute, sens du relationnel, diplomatie, réactivité, anticipation
o Des qualités d’efficacité, de loyauté et de discrétion seront essentielles pour réussir dans ce poste.
o Connaissances juridiques
Relations fonctionnelles :
o Relation permanente avec le public
o Echange permanent avec le maire et le conseil municipal
o Relation avec l’ensemble des services en situation hiérarchique
o Coopération avec d’autres collectivités
o Contacts, échanges d’informations, voire développement de partenariats avec les institutions ou entreprises privées et les associations
o Maîtrise de l’outil informatique
o Connaissance exigée du fonctionnement des administrations et établissements publics.
o Capacité à rédiger des courriers et tous documents administratifs.
o Formation supérieure en droit, sciences politiques, communication ou économie appréciée.
o Excellente maîtrise rédactionnelle.
o Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité.
Profils recherchés
o Expérience dans un poste similaire souhaitée
o Sens de l'organisation, gestion du temps
o Rigueur et autonomie
o Sens du service public
o Disponibilité et ponctualité
o Être capable de gérer efficacement les responsabilités administratives et organisationnelles associées à la fonction du Maire.
o Ecoute, sens du relationnel, diplomatie, réactivité, anticipation
o Des qualités d’efficacité, de loyauté et de discrétion seront essentielles pour réussir dans ce poste.
o Connaissances juridiques
Relations fonctionnelles :
o Relation permanente avec le public
o Echange permanent avec le maire et le conseil municipal
o Relation avec l’ensemble des services en situation hiérarchique
o Coopération avec d’autres collectivités
o Contacts, échanges d’informations, voire développement de partenariats avec les institutions ou entreprises privées et les associations
Contact et modalités de candidature
Contact
0562132406
Informations complémentaires
Merci d'envoyer votre candidature (lettre, CV et dernier arrêté de situation) à :
Monsieur le Maire
Mairie de La Salvetat Saint-Gilles
Place du 19 mars 1962
31880 LA SALVETAT SAINT-GILLES
ou par mail à :
emploi@lasalvetat31.com
Monsieur le Maire
Mairie de La Salvetat Saint-Gilles
Place du 19 mars 1962
31880 LA SALVETAT SAINT-GILLES
ou par mail à :
emploi@lasalvetat31.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.