Chargé(e) d'accueil
Offre n° O031250903000856
Publiée le 03/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 RUE JEAN PARISOT, Lavalette (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
03/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps non complet,
25h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
De 1300 à 1600 € brut
Descriptif de l'emploi
MISSION GENERALE
Sous la responsabilité du Maire et de la secrétaire générale de mairie, le chargé d'accueil a pour rôle principal d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public. Il enregistre le courrier et répond aux demandes classiques et courantes de la population et des associations communales (recensement militaire, mise à disposition de salles et/ou de mobilier, gestion du cimetière, etc…), notamment dans le domaine de l'état civil dont il a la charge. Il s’occupe des documents nécessaires à la rentrée scolaire ainsi que des commandes repas journalières auprès du traiteur, également de la communication dans le cadre des fêtes et cérémonies. Il assure le bon fonctionnement de l’Agence Postale Communale.
Le chargé d’accueil assure des fonctions d'assistanat auprès du secrétariat général (inscription sur les listes électorales, participation aux scrutins, etc…). Dans une moindre mesure, il peut être amené à suppléer la secrétaire générale de mairie en son absence sur certaines missions.
Le chargé d'accueil représente l'image de la Commune auprès des usagers, ce qui implique un savoir-être exemplaire, un sens du contact et une qualité d'écoute.
POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE
MAIRE ►Secrétaire générale de mairie ► Chargé(e) d’accueil
RELATIONS FONCTIONNELLES
En interne :
Travail en équipe (relations avec les autres agents communaux et/ou les élus)
En externe :
En contact quotidien avec les usagers.
Ponctuellement en relation avec l’ensemble des partenaires publics et privés de la collectivité.
TEMPS DE TRAVAIL
Temps complet Temps non complet : 25h00 hebdomadaires Temps partiel :
Temps de travail annualisé : oui non
HORAIRES DE TRAVAIL
Mardi : 8h50 – 13h00 et 13h30 – 15h
Mercredi : 8h50 – 12h10
Jeudi : 8h50 – 12h10
Vendredi : 8h50 – 13h00 et 13h30 – 18h40
Samedi : 8h50 – 12h10
LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE
Mairie – 1 rue Jean Parisot – 31590 LAVALETTE
MOYENS A DISPOSITION
Environnement bureautique et informatique
Sous la responsabilité du Maire et de la secrétaire générale de mairie, le chargé d'accueil a pour rôle principal d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public. Il enregistre le courrier et répond aux demandes classiques et courantes de la population et des associations communales (recensement militaire, mise à disposition de salles et/ou de mobilier, gestion du cimetière, etc…), notamment dans le domaine de l'état civil dont il a la charge. Il s’occupe des documents nécessaires à la rentrée scolaire ainsi que des commandes repas journalières auprès du traiteur, également de la communication dans le cadre des fêtes et cérémonies. Il assure le bon fonctionnement de l’Agence Postale Communale.
Le chargé d’accueil assure des fonctions d'assistanat auprès du secrétariat général (inscription sur les listes électorales, participation aux scrutins, etc…). Dans une moindre mesure, il peut être amené à suppléer la secrétaire générale de mairie en son absence sur certaines missions.
Le chargé d'accueil représente l'image de la Commune auprès des usagers, ce qui implique un savoir-être exemplaire, un sens du contact et une qualité d'écoute.
POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE
MAIRE ►Secrétaire générale de mairie ► Chargé(e) d’accueil
RELATIONS FONCTIONNELLES
En interne :
Travail en équipe (relations avec les autres agents communaux et/ou les élus)
En externe :
En contact quotidien avec les usagers.
Ponctuellement en relation avec l’ensemble des partenaires publics et privés de la collectivité.
TEMPS DE TRAVAIL
Temps complet Temps non complet : 25h00 hebdomadaires Temps partiel :
Temps de travail annualisé : oui non
HORAIRES DE TRAVAIL
Mardi : 8h50 – 13h00 et 13h30 – 15h
Mercredi : 8h50 – 12h10
Jeudi : 8h50 – 12h10
Vendredi : 8h50 – 13h00 et 13h30 – 18h40
Samedi : 8h50 – 12h10
LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE
Mairie – 1 rue Jean Parisot – 31590 LAVALETTE
MOYENS A DISPOSITION
Environnement bureautique et informatique
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES
Accueil - Etat Civil
• Accueil physique et téléphonique
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Renseigner les administrés, les orienter vers le service compétent
- Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire, au SG
- Délivrer des documents administratifs simples et courants
- Organiser/ranger l’accueil : classement/affichage/modification annuaire téléphonique/archivage, …
• Etat Civil – Relations citoyens
- Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’Etat Civil et de population (certificat de vie, recensement militaire…)
- Distribuer, réceptionner et contrôler les dossiers d’Etat-civil et de population
- Rédiger les actes d’Etat Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès…)
- Délivrer les permis d’inhumations/exhumations et s’occuper de la gestion du cimetière
- Apprécier la demande au regard de différents documents (identité, domicile, …)
- Contrôler l’authenticité des attestations fournies
- Tenir à jour les registres d’Etat-civil (mentions en marge, tables annuelles et décennales)
- Délivrer sur demandes des copies ou extraits du registre (contrôler le droit à l’acte des demandeurs)
- Préparer les baptêmes civils
- Etablir les rectifications administratives
- Etablir les "attestation d'accueil" pour l’hébergement d’étranger en France
• Recensement militaire et de la population
- Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire
- Etablir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national
- Mettre à jour les fichiers relatifs à la population
Gestion du courrier, de documents, de rendez-vous
• Courrier arrivée
- Réceptionner, enregistrer et dispatcher le courrier selon les instructions reçues
• Courrier départ
- Affranchir le courrier et le transmettre au service postal
- Rédiger les courriers simples à la demande de la hiérarchie
- Faire les photocopies
- Gérer l’affichage public règlementaire
Associations - Population
- Renseigner les administrés et favoriser la mise en relations avec les associations communales
- Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels
- Planifier l’occupation / la location des salles communales
- Transmettre le planning aux services techniques et au personnel du service nettoyage bâtiment
- Enregistrer la remise et le retour des clefs des salles prêtées aux associations, administrés, …
- Réaliser les conventions de mise à disposition
- Assurer le suivi des dossiers des associations (statut, courriers…)
- Fournir les relevés de propriété et plans cadastraux
Agence Postale Communale
- Être en capacité de répondre aux besoins du public
- Assurer un accueil de qualité
Accueil - Etat Civil
• Accueil physique et téléphonique
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Renseigner les administrés, les orienter vers le service compétent
- Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire, au SG
- Délivrer des documents administratifs simples et courants
- Organiser/ranger l’accueil : classement/affichage/modification annuaire téléphonique/archivage, …
• Etat Civil – Relations citoyens
- Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’Etat Civil et de population (certificat de vie, recensement militaire…)
- Distribuer, réceptionner et contrôler les dossiers d’Etat-civil et de population
- Rédiger les actes d’Etat Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès…)
- Délivrer les permis d’inhumations/exhumations et s’occuper de la gestion du cimetière
- Apprécier la demande au regard de différents documents (identité, domicile, …)
- Contrôler l’authenticité des attestations fournies
- Tenir à jour les registres d’Etat-civil (mentions en marge, tables annuelles et décennales)
- Délivrer sur demandes des copies ou extraits du registre (contrôler le droit à l’acte des demandeurs)
- Préparer les baptêmes civils
- Etablir les rectifications administratives
- Etablir les "attestation d'accueil" pour l’hébergement d’étranger en France
• Recensement militaire et de la population
- Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire
- Etablir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national
- Mettre à jour les fichiers relatifs à la population
Gestion du courrier, de documents, de rendez-vous
• Courrier arrivée
- Réceptionner, enregistrer et dispatcher le courrier selon les instructions reçues
• Courrier départ
- Affranchir le courrier et le transmettre au service postal
- Rédiger les courriers simples à la demande de la hiérarchie
- Faire les photocopies
- Gérer l’affichage public règlementaire
Associations - Population
- Renseigner les administrés et favoriser la mise en relations avec les associations communales
- Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels
- Planifier l’occupation / la location des salles communales
- Transmettre le planning aux services techniques et au personnel du service nettoyage bâtiment
- Enregistrer la remise et le retour des clefs des salles prêtées aux associations, administrés, …
- Réaliser les conventions de mise à disposition
- Assurer le suivi des dossiers des associations (statut, courriers…)
- Fournir les relevés de propriété et plans cadastraux
Agence Postale Communale
- Être en capacité de répondre aux besoins du public
- Assurer un accueil de qualité
Profils recherchés
Compétences techniques
Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
Connaissance du cadre institutionnel
Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
Connaissance de la fonction d’accueil et de la relation avec l’usager
Techniques d’écoute et de reformulation
Fonctionnement du standard téléphonique
Techniques d’accueil du public avec déontologie
Connaissance de l’organisation et des compétences de la collectivité
Connaissance du circuit du courrier arrivée et départ
Techniques des outils bureautiques : Word, Excel (pour la gestion des plannings…)
Techniques d’instruction et de suivi de dossier (état civil, …)
Connaissance des procédures de l’aide sociale
Connaissance du code civil, du droit des personnes
Techniques de déclaration et d’établissement des actes d'état civil
Connaissance des logiciels de gestion
Connaissance de la réglementation relative aux étrangers
Connaissance des règles d'urbanisme
Connaissance des procédures relatives aux élections
Connaissance des règles de préparation et de dépouillement des scrutins
Techniques de rédaction des documents administratifs
Compétences professionnelles
Application des consignes et/ou directives
Vérification de la fiabilité et de la qualité des tâches accomplies
Connaissance et respect des obligations statuaires (devoir de réserve, discrétion, etc.)
Organisation du temps de travail
Efficacité et travail consciencieux
Capacité et adaptabilité à se rendre disponible
Entretien et développement des compétences
Compétences relationnelles
Capacité à faire preuve d’écoute et de respect vis-à-vis de sa hiérarchie
Capacité à entretenir des relations professionnelles positives avec les collègues
Capacité à servir le public et les administrés avec politesse et dignité
Capacité à travailler en équipe
FORMATIONS EXIGEES OU SOUHAITEES
Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales, ainsi que les missions des Administrations et partenaires publics,
Connaître les fondements l’état civil
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
Avoir une très bonne maîtrise du français ; maîtriser les techniques de communication ; être capable d’initiative et de réactivité ; savoir gérer les situations relationnelles difficiles ; être organisé, rigoureux et méthodique ; faire preuve de patience et de discrétion ; être garant de l’image du service public
Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
Connaissance du cadre institutionnel
Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
Connaissance de la fonction d’accueil et de la relation avec l’usager
Techniques d’écoute et de reformulation
Fonctionnement du standard téléphonique
Techniques d’accueil du public avec déontologie
Connaissance de l’organisation et des compétences de la collectivité
Connaissance du circuit du courrier arrivée et départ
Techniques des outils bureautiques : Word, Excel (pour la gestion des plannings…)
Techniques d’instruction et de suivi de dossier (état civil, …)
Connaissance des procédures de l’aide sociale
Connaissance du code civil, du droit des personnes
Techniques de déclaration et d’établissement des actes d'état civil
Connaissance des logiciels de gestion
Connaissance de la réglementation relative aux étrangers
Connaissance des règles d'urbanisme
Connaissance des procédures relatives aux élections
Connaissance des règles de préparation et de dépouillement des scrutins
Techniques de rédaction des documents administratifs
Compétences professionnelles
Application des consignes et/ou directives
Vérification de la fiabilité et de la qualité des tâches accomplies
Connaissance et respect des obligations statuaires (devoir de réserve, discrétion, etc.)
Organisation du temps de travail
Efficacité et travail consciencieux
Capacité et adaptabilité à se rendre disponible
Entretien et développement des compétences
Compétences relationnelles
Capacité à faire preuve d’écoute et de respect vis-à-vis de sa hiérarchie
Capacité à entretenir des relations professionnelles positives avec les collègues
Capacité à servir le public et les administrés avec politesse et dignité
Capacité à travailler en équipe
FORMATIONS EXIGEES OU SOUHAITEES
Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales, ainsi que les missions des Administrations et partenaires publics,
Connaître les fondements l’état civil
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
Avoir une très bonne maîtrise du français ; maîtriser les techniques de communication ; être capable d’initiative et de réactivité ; savoir gérer les situations relationnelles difficiles ; être organisé, rigoureux et méthodique ; faire preuve de patience et de discrétion ; être garant de l’image du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
mairie@lavalette31.fr
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV à transmettre par courriel à l'adresse suivante : mairie@lavalette31.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.