Chargé(e) d'accueil et d'état civil
Offre n° O031250919000324
Publiée le 19/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Avec plus de 7 000 habitants, la ville d'Escalquens, située à 15 min de Toulouse, est intégrée dans une intercommunalité dynamique et attractive, porteuse d'un projet économique ambitieux. La ville d'Escalquens travaille à la définition de sa stratégie de développement pour les 15 ans à venir à travers un projet de ville visant à améliorer la qualité de vie des Escalquinois. En agissant sur les logements, les équipements, la mobilité, les espaces publics et les commerces, le plan de mandat a pour ambition de renforcer la centralité, de repenser la place des équipements et de proposer une nouvelle intensité urbaine. Parallèlement, de nombreux projets d'investissements seront conduits : création d'une plaine des sports, construction d'un nouveau groupe scolaire, etc.. La commune d'Escalquens bénéficie également d'un tissu associatif riche et de nombreuses manifestations locales qui dynamisent et animent la commune.
Lieu de travail
Place Francois Mitterrand, Escalquens (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
17/11/2025
Date limite de candidature
19/10/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
9 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
Traitement de base indiciaire + RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Sous la direction de la cheffe du pôle citoyenneté, vous serez en charge de l'accueil physique et téléphonique des usagers, vous participerez au dispositif de recueil des titres d'identité ainsi qu'à des missions d'état civil
Missions / conditions d'exercice
SERVICES A LA POPULATION
- Suivi de l'information et de la communication (externe/interne) relatives à ces services
- Dispositif de recueil des titres d'identité : traitement des demandes et remise des titres sécurisés, gestion des recueils et rejets, suivi du dispositif
- Certification conforme et légalisation de signature, recensement citoyen, attestation d'accueil
- Accueil physique et téléphonique du public : identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter si besoin, accompagner les usagers dans les démarches dématérialisées, évaluer le degré d'urgence des demandes
- Gestion du courrier : réception et remise du courrier, enregistrement et distribution du courrier aux services en lien avec le cabinet du maire.
- Instruction des demandes de réservation de salles et de prêt de matériel : enregistrer les demandes, compléter les formulaires, assurer le suivi (service technique, logistique, etc.)
- Instruction des demandes de licences taxi et de ventes au déballage
- Élections : assistance de la cheffe de pôle dans la gestion des listes électorales et dans l'organisation des opérations électorales
ÉTAT CIVIL- Assure sous la direction de la cheffe de pôle :
- Réception des déclarations, délivrance et mise à jour des actes d'état civil (mariages, reconnaissances, décès…)
- Instruction des dossiers de mariage, de changement de nom et de prénom
- Organisation des cérémonies de mariages et baptêmes républicains
- Enregistrement des déclarations, modifications et dissolutions du PACS
- Délivrance, suivi et mise à jour des livrets de famille
MISSION COMPLÉMENTAIRE :
- Soutien administratif aux activités relevant de l'animation locale
- Suivi de l'information et de la communication (externe/interne) relatives à ces services
- Dispositif de recueil des titres d'identité : traitement des demandes et remise des titres sécurisés, gestion des recueils et rejets, suivi du dispositif
- Certification conforme et légalisation de signature, recensement citoyen, attestation d'accueil
- Accueil physique et téléphonique du public : identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter si besoin, accompagner les usagers dans les démarches dématérialisées, évaluer le degré d'urgence des demandes
- Gestion du courrier : réception et remise du courrier, enregistrement et distribution du courrier aux services en lien avec le cabinet du maire.
- Instruction des demandes de réservation de salles et de prêt de matériel : enregistrer les demandes, compléter les formulaires, assurer le suivi (service technique, logistique, etc.)
- Instruction des demandes de licences taxi et de ventes au déballage
- Élections : assistance de la cheffe de pôle dans la gestion des listes électorales et dans l'organisation des opérations électorales
ÉTAT CIVIL- Assure sous la direction de la cheffe de pôle :
- Réception des déclarations, délivrance et mise à jour des actes d'état civil (mariages, reconnaissances, décès…)
- Instruction des dossiers de mariage, de changement de nom et de prénom
- Organisation des cérémonies de mariages et baptêmes républicains
- Enregistrement des déclarations, modifications et dissolutions du PACS
- Délivrance, suivi et mise à jour des livrets de famille
MISSION COMPLÉMENTAIRE :
- Soutien administratif aux activités relevant de l'animation locale
Profils recherchés
SAVOIR :
- Connaissance de la réglementation en matière d’état civil
- Connaissance des collectivités locales et de l’organisation générale des services de l’administration
- Maîtrise des règles de grammaire et d’orthographe
- Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
SAVOIR FAIRE :
- Expérience dans l’accueil du public
- Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
- Savoir chercher l’information
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
SAVOIR ÊTRE :
- Sens du service public
- Confidentialité, réserve discrétion
- Ponctualité et assiduité
- Dynamisme
- Adaptabilité
- Faire preuve de rigueur et d’anticipation dans l’organisation de son travail
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Capacité à travailler en partenariat et en transversalité
- Être force de proposition pour faire évoluer et améliorer le service
- Être garant de l’image et des valeurs du service public
FORMATION ET EXPÉRIENCE :
- Expérience professionnelle souhaitée dans des fonctions similaires
LIAISONS ET RELATIONS FONCTIONNELLES :
Relations fonctionnelles avec les élus et les autres services municipaux
Relations externes :
- Usagers
- Associations, syndics, …
- Autres collectivités territoriales ( Conseil départemental, Sicoval, …)
- Préfecture, gendarmerie
- Ecoles, ALAE
CONDITIONS D’EXERCICE :
Temps complet – emploi du temps du lundi au vendredi 8h30/12h30 – 14h/17h30 ( sauf jeudi 18h)
MOYENS :
Standard téléphonique
Poste informatique
Applications mairie
Logiciels métiers
- Connaissance de la réglementation en matière d’état civil
- Connaissance des collectivités locales et de l’organisation générale des services de l’administration
- Maîtrise des règles de grammaire et d’orthographe
- Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
SAVOIR FAIRE :
- Expérience dans l’accueil du public
- Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
- Savoir chercher l’information
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
SAVOIR ÊTRE :
- Sens du service public
- Confidentialité, réserve discrétion
- Ponctualité et assiduité
- Dynamisme
- Adaptabilité
- Faire preuve de rigueur et d’anticipation dans l’organisation de son travail
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Capacité à travailler en partenariat et en transversalité
- Être force de proposition pour faire évoluer et améliorer le service
- Être garant de l’image et des valeurs du service public
FORMATION ET EXPÉRIENCE :
- Expérience professionnelle souhaitée dans des fonctions similaires
LIAISONS ET RELATIONS FONCTIONNELLES :
Relations fonctionnelles avec les élus et les autres services municipaux
Relations externes :
- Usagers
- Associations, syndics, …
- Autres collectivités territoriales ( Conseil départemental, Sicoval, …)
- Préfecture, gendarmerie
- Ecoles, ALAE
CONDITIONS D’EXERCICE :
Temps complet – emploi du temps du lundi au vendredi 8h30/12h30 – 14h/17h30 ( sauf jeudi 18h)
MOYENS :
Standard téléphonique
Poste informatique
Applications mairie
Logiciels métiers
Contact et modalités de candidature
Contact
0562717355
Informations complémentaires
Envoyer curriculum vitae et lettre de motivation
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.