Missions

Sous la responsabilité du directeur général par intérim et de la directrice administrative et financière, l'assistant en gestion financière et comptable est chargé d'apporter une aide permanente aux directeurs dans la gestion des dossiers financiers sous la supervision de la responsable en gestion financière et en collaboration avec l'ensemble des services et les directions pédagogiques des 5 départements.

Activités principales

Facturation / mandats / titres

Suit les devis et factures (service achat et supports).

Gère l'engagement, le désengagement, la facturation et assure le suivi des créances et du recouvrement pour tous les départements.

Gère les factures reçues sur le logiciel Chorus Pro/Cronos, les mandate et établit des titres de recettes sur le logiciel Icare.

Vérifie les justificatifs et certificats pour paiement de l'ensemble des services avant mandatement.

Etablit le budget réalisé chaque fin de semaine en assurant le suivi analytique par services.

Allocation d'aide au retour à l'emploi

Calcule, prépare et suit des dossiers de demande d'aide au retour à l'emploi sur

le logiciel Indeline.

Régie

Assure les fonctions de régisseur suppléant d'avances et de recettes

Activités secondaires

Participe à la surveillance du concours d'entrée et aux journées portes ouvertes. A la demande de la direction, répond à des études statistiques, divers questionnaires et enquêtes annuelles et participe à la mise à jour du rapport d'activités, de la plaquette de l'établissement et du site internet.

Activités secondaires en l'absence de l'assistante administrative et comptable

Etablit l'ensemble des certificats pour paiement concernant le remboursement des intervenants et membres de jury des 5 départements.

CVEC - Contribution de Vie Etudiante et de Campus

Assure le suivi du dossier relatif à l'attribution des aides financières CVEC à destination des étudiants.

Lance la campagne auprès des étudiants et réceptionne les demandes et justificatifs.

Vérifie l'éligibilité des étudiants et la recevabilité des justificatifs et tient à jour un tableau de bord.

Organise et participe à la commission CVEC qui se réunit 2 à 3 fois par an. Après validation des demandes, élabore les certificats pour paiement.

Informe les étudiants des décisions de la commission.

Taxe d'apprentissage

Assure le suivi du dossier de la taxe d'apprentissage.

Lance la campagne auprès des entreprises ciblées par l'envoi d'un courrier : 3 campagnes par an.

Suivi des campagnes sur la plateforme Soltéa et élaboration des titres de recettes.

Rédige et adresse les courriers de remerciements aux entreprises.

Prévision budgétaire

A la demande du directeur des études art, design et design graphique, établit les prévisions budgétaires en fonction des demandes formulées par les enseignants concernant les intervenants, les membres de jurys, les voyages, les conférences, les expositions et les éditions.

Complète le cas échéant et met à jour les fiches de demandes.

Etablit le budget prévisionnel pour chaque demande avant instruction et validation de la direction.

Après validation, transmission au service concerné qui assure le suivi des décisions.

Ordre de mission

Gère et assure le suivi les ordres de mission : Etablit les ordres de mission, vérifie la recevabilité des justificatifs de frais et établit les certificats pour paiement.

Assure un suivi hebdomadaire dans un tableau de bord qui récapitule les demandes d'ordres de missions et les frais pris en charge pour l'ensemble des personnels et pour les étudiants du département art, design, design graphique.

Fin de contrats

Adresse aux intéressés les documents de fins de contrats :Soldes de tout compte, certificats de travail, attestations France Travail, attestations fiscales. S'assure du retour des soldes de tout compte signés.

Bourse

Assure le suivi des notifications de bourses des étudiants art, design, design graphique : Valide les inscriptions des étudiants sur une plateforme dédiée du Crous à partir des notifications de bourses transmises.