AGENT(e) D'ACCUEIL
Offre n° O031251008000285
Publiée le 08/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 Route d'Ensarla, Villeneuve-lès-Bouloc (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
05/01/2026
Date limite de candidature
07/11/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
3 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un besoin saisonnier. Le contrat proposé ne peut excéder 6 mois, pendant une même période de 12 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un besoin saisonnier. Le contrat proposé ne peut excéder 6 mois, pendant une même période de 12 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Commune de Villeneuve-lès-Bouloc située au nord de Toulouse, à 20 kilomètres du centre de la Métropole recrute un(e) agent (e) d’accueil, à temps complet sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs pour pallier à un surcroit d'activité temporaire.
Sous l’autorité du Maire et de la secrétaire générale de Mairie , l’agent(e) sera rattaché(e) au service administratif composé de 6 agents.
L’agent(e) aura pour mission principale d’assurer l’accueil du public, la gestion du courrier entrant/sortant, le secrétariat des élus et de la direction, la gestion administrative diverses et la gestion des salles.
Régime indemnitaire (RIFSEEP)
horaires du poste:
LUNDI 8H30-13H00 14H00-17H30
MARDI 8H30-13H00 14H00-17H30
MERCREDI 8H30-12H00
JEUDI 8H30-13H00 14H00-17H30
VENDREDI 8H30-13H00 14H00-17H00
Sous l’autorité du Maire et de la secrétaire générale de Mairie , l’agent(e) sera rattaché(e) au service administratif composé de 6 agents.
L’agent(e) aura pour mission principale d’assurer l’accueil du public, la gestion du courrier entrant/sortant, le secrétariat des élus et de la direction, la gestion administrative diverses et la gestion des salles.
Régime indemnitaire (RIFSEEP)
horaires du poste:
LUNDI 8H30-13H00 14H00-17H30
MARDI 8H30-13H00 14H00-17H30
MERCREDI 8H30-12H00
JEUDI 8H30-13H00 14H00-17H30
VENDREDI 8H30-13H00 14H00-17H00
Missions / conditions d'exercice
Accueil public/population
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Mise en attente des autres appels entrants
- Renseigner les administrés, reformuler les demandes, les orienter vers le service compétent
- Les inviter à patienter
- Installation en salle de réunion
- Noter les messages et plaintes des administrés et les transmettre
- Réceptionner et vérifier les livraisons et en informer l’agent comptable ainsi que les destinataires
- Délivrer les documents administratifs et formulaires divers (tout service confondu)
- Demandes d’interventions à la CCF relatives à l’environnement : curage fossé, fauchage, feux (policier intercommunal)
- Attestation de domicile école/centre de loisirs
- Enregistrement d’un dossier d’urbanisme et remise du récépissé de dépôt
Gestion du courrier
- Réceptionner et enregistrer le courrier entrant
- Dispatcher le courrier dans les bannettes correspondantes (école, ALAE, médiathèques, associations…)
- Dématérialisation des factures
- Transmettre tout document à l'enregistrement du courrier entrant auprès de la secrétaire
- Mettre sous pli et affranchir le courrier départ
Secrétariat/gestion administrative
• Secrétariat direction
- Prise et suivi de rdvs pour les élus, la Secrétaire Générale et le Maire, tenir l’agenda électronique à jour
- Préparer les dossiers pour les rdvs du lendemain (pour les élus et la secrétaire générale) et classement à l’issue
- Rédaction de courrier à la demande de la Direction (convocations, comptes rendus...)
- Gestion des mails,
- Affichage et mise à jour panneaux liège et extérieurs/ récépissé d’affichage
- Informer les élus des sujets les concernant rapidement
- Evaluer l’importance de la demande et/ou en référer à la secrétaire générale
- Suivi des inscriptions pour les diverses manifestations communales
- Faire les photocopies
- Aide à la préparation de réunions : préparation des salles (ordinateur portable, vidéoprojecteur…)
Gestion des salles et relations avec les associations
- Gestion des salles et suivi des locations : vérification des demandes et validation
- Remettre les clés des salles aux associations, aux administrés et en assurer le suivi
- Tenir le logiciel de gestion des salles/matériel à jour
- Gestion et suivi des demandes d’autorisation de débit temporaire de boisson, et occupation du domaine public (arrêtés et ampliation) et suivi du registre
- Transmission à la régisseuse de recettes des éléments pour suivi régie
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Mise en attente des autres appels entrants
- Renseigner les administrés, reformuler les demandes, les orienter vers le service compétent
- Les inviter à patienter
- Installation en salle de réunion
- Noter les messages et plaintes des administrés et les transmettre
- Réceptionner et vérifier les livraisons et en informer l’agent comptable ainsi que les destinataires
- Délivrer les documents administratifs et formulaires divers (tout service confondu)
- Demandes d’interventions à la CCF relatives à l’environnement : curage fossé, fauchage, feux (policier intercommunal)
- Attestation de domicile école/centre de loisirs
- Enregistrement d’un dossier d’urbanisme et remise du récépissé de dépôt
Gestion du courrier
- Réceptionner et enregistrer le courrier entrant
- Dispatcher le courrier dans les bannettes correspondantes (école, ALAE, médiathèques, associations…)
- Dématérialisation des factures
- Transmettre tout document à l'enregistrement du courrier entrant auprès de la secrétaire
- Mettre sous pli et affranchir le courrier départ
Secrétariat/gestion administrative
• Secrétariat direction
- Prise et suivi de rdvs pour les élus, la Secrétaire Générale et le Maire, tenir l’agenda électronique à jour
- Préparer les dossiers pour les rdvs du lendemain (pour les élus et la secrétaire générale) et classement à l’issue
- Rédaction de courrier à la demande de la Direction (convocations, comptes rendus...)
- Gestion des mails,
- Affichage et mise à jour panneaux liège et extérieurs/ récépissé d’affichage
- Informer les élus des sujets les concernant rapidement
- Evaluer l’importance de la demande et/ou en référer à la secrétaire générale
- Suivi des inscriptions pour les diverses manifestations communales
- Faire les photocopies
- Aide à la préparation de réunions : préparation des salles (ordinateur portable, vidéoprojecteur…)
Gestion des salles et relations avec les associations
- Gestion des salles et suivi des locations : vérification des demandes et validation
- Remettre les clés des salles aux associations, aux administrés et en assurer le suivi
- Tenir le logiciel de gestion des salles/matériel à jour
- Gestion et suivi des demandes d’autorisation de débit temporaire de boisson, et occupation du domaine public (arrêtés et ampliation) et suivi du registre
- Transmission à la régisseuse de recettes des éléments pour suivi régie
Profils recherchés
- Maîtriser la rédaction administrative (courrier, arrêtés, compte rendu…)
- Maîtriser les fonctionnalités des logiciels de Berger levrault, ainsi que les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Aisance dans les relations avec le public (écrite et orale) et capacité d’écoute
- Etre organisé, rigoureux et méthodique
- Capacité d’initiative et autonomie
- Etre capable de travailler avec de nombreux interlocuteurs et en équipe
- Polyvalence
- Ponctualité
- Respect des règles et consignes
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Maîtriser les fonctionnalités des logiciels de Berger levrault, ainsi que les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Aisance dans les relations avec le public (écrite et orale) et capacité d’écoute
- Etre organisé, rigoureux et méthodique
- Capacité d’initiative et autonomie
- Etre capable de travailler avec de nombreux interlocuteurs et en équipe
- Polyvalence
- Ponctualité
- Respect des règles et consignes
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
Contact et modalités de candidature
Contact
0561820229
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à l’attention de
M. le Maire de Villeneuve-Lès-Bouloc
2 route d'ensarla
31620 VILLENEUVE-LES-BOULOC
Ou par mail à contact@villeneuvelesbouloc.fr
M. le Maire de Villeneuve-Lès-Bouloc
2 route d'ensarla
31620 VILLENEUVE-LES-BOULOC
Ou par mail à contact@villeneuvelesbouloc.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.