Chargé (e) d'accueil et démarches administratives
Offre n° O031260108000596
Publiée le 08/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue maubec, Plaisance-du-Touch (Haute-Garonne (31))
Poste à pourvoir le
01/04/2026
Date limite de candidature
07/02/2026
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
3 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Placé (e) sous l'autorité de la responsable du service accueil / population, vous aurez en charge les missions suivantes :
- Activités techniques : accueil du public, réception des appels téléphonique ; réception, traitement et diffusion d’information ; réalisation de travaux bureautiques ; tri, classement et archivage de documents ; suivi et mise en forme des dossiers administratifs (CNI, passeport, médaille du travail, inscriptions listes électorales, légalisation, certifié conforme, démarche d’état civil) ; exécution et suivi des procédures et décisions administratives.
- Activités spécifiques : accueil et renseignement du public et des personnes en rendez-vous ; gestion des stocks de fournitures ; enregistrement des demandes de CNI/passeports et remise de titres sur les dispositifs de recueil dans un temps limité (30 minutes = 20 minutes pour le dépôt de dossier et 10 minutes pour les remises, recueils de dossiers), affichage
- Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement
Spécificités du poste :
Horaires : fixes planifiés en fonction des heures d’ouverture au public, permanence le lundi soir jusqu’à 19h00
Utilisation des logiciels : RDV360, Word, Excel, Outlook
- Activités techniques : accueil du public, réception des appels téléphonique ; réception, traitement et diffusion d’information ; réalisation de travaux bureautiques ; tri, classement et archivage de documents ; suivi et mise en forme des dossiers administratifs (CNI, passeport, médaille du travail, inscriptions listes électorales, légalisation, certifié conforme, démarche d’état civil) ; exécution et suivi des procédures et décisions administratives.
- Activités spécifiques : accueil et renseignement du public et des personnes en rendez-vous ; gestion des stocks de fournitures ; enregistrement des demandes de CNI/passeports et remise de titres sur les dispositifs de recueil dans un temps limité (30 minutes = 20 minutes pour le dépôt de dossier et 10 minutes pour les remises, recueils de dossiers), affichage
- Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement
Spécificités du poste :
Horaires : fixes planifiés en fonction des heures d’ouverture au public, permanence le lundi soir jusqu’à 19h00
Utilisation des logiciels : RDV360, Word, Excel, Outlook
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique du public :
Ecouter les demandes ; expliquer les procédures à suivre et/ou réglementation en vigueur ; traiter les situations conflictuelles avec calme et pédagogie.
Contrôler les pièces et les dossiers :
Vérifier les pièces produites dans les dossiers ; vérifier la complétude des dossiers et la conformité à la réglementation en vigueur ; vérifier la réglementation chaque fois que cela s’avère nécessaire auprès de l’équipe ou dans la documentation à disposition.
Traiter les dossiers sur le plan administratif :
Saisir et enregistrer les dossiers avec les outils et logiciels adaptés ; veiller à la transmission des dossiers aux différents interlocuteurs (préfecture…) ; tenir à jour les listes et tableaux utiles .
Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement :
Intervenir en appui ou assistance des collègues chaque fois que cela s’avère nécessaire ; transmettre les informations utiles aux collègues et à la hiérarchie pour favoriser le travail en équipe.
Ecouter les demandes ; expliquer les procédures à suivre et/ou réglementation en vigueur ; traiter les situations conflictuelles avec calme et pédagogie.
Contrôler les pièces et les dossiers :
Vérifier les pièces produites dans les dossiers ; vérifier la complétude des dossiers et la conformité à la réglementation en vigueur ; vérifier la réglementation chaque fois que cela s’avère nécessaire auprès de l’équipe ou dans la documentation à disposition.
Traiter les dossiers sur le plan administratif :
Saisir et enregistrer les dossiers avec les outils et logiciels adaptés ; veiller à la transmission des dossiers aux différents interlocuteurs (préfecture…) ; tenir à jour les listes et tableaux utiles .
Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement :
Intervenir en appui ou assistance des collègues chaque fois que cela s’avère nécessaire ; transmettre les informations utiles aux collègues et à la hiérarchie pour favoriser le travail en équipe.
Profils recherchés
Les Savoirs :
Connaître la réglementation et les risques de fraude pour assurer un contrôle efficace.
Connaître les différents outils dédiés à l’activité pour les utiliser de façon efficace
Connaître la réglementation et les procédures en vigueur dans les domaines traités pour transmettre des éléments fiables et règlementaires ;
Fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service
Fonctionnement d’internet ; logiciels bureautiques ; notion d’organisation et gestion du temps de travail ; techniques de classement et d’archivage.
Les Savoir-faire :
Réception des appels : comprendre les demandes, s’exprimer correctement oralement et par écrit, recevoir, filtrer et réorienter les appels
Réception, traitement et diffusion d’informations : Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser des informations
Réalisation de travaux de bureautique : réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (mails, enregistrement de dossiers, …)
Tri, classement et archivage de documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible à tous ; opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents ; anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l’archivage.
Les savoir-être :
Relation avec le public : politesse, écoute, neutralité et équité
Capacités à travailler en équipe : capacité à développer des relations positives et constructives, à faire circuler l’information
Relation avec les collègues : Respect de ses collègues et des règles de courtoisie, écoute et prise en compte des autres, solidarité professionnelle
Relation avec la hiérarchie : respect de la hiérarchie et des règles de courtoisie, rend compte de son activité.
Connaître la réglementation et les risques de fraude pour assurer un contrôle efficace.
Connaître les différents outils dédiés à l’activité pour les utiliser de façon efficace
Connaître la réglementation et les procédures en vigueur dans les domaines traités pour transmettre des éléments fiables et règlementaires ;
Fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service
Fonctionnement d’internet ; logiciels bureautiques ; notion d’organisation et gestion du temps de travail ; techniques de classement et d’archivage.
Les Savoir-faire :
Réception des appels : comprendre les demandes, s’exprimer correctement oralement et par écrit, recevoir, filtrer et réorienter les appels
Réception, traitement et diffusion d’informations : Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser des informations
Réalisation de travaux de bureautique : réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (mails, enregistrement de dossiers, …)
Tri, classement et archivage de documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible à tous ; opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents ; anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l’archivage.
Les savoir-être :
Relation avec le public : politesse, écoute, neutralité et équité
Capacités à travailler en équipe : capacité à développer des relations positives et constructives, à faire circuler l’information
Relation avec les collègues : Respect de ses collègues et des règles de courtoisie, écoute et prise en compte des autres, solidarité professionnelle
Relation avec la hiérarchie : respect de la hiérarchie et des règles de courtoisie, rend compte de son activité.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour postuler, merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation obligatoires) à l’attention de Monsieur le Maire
Soit par voie postale :
Mairie de Plaisance du Touch
Rue Maubec
31830 PLAISANCE DU TOUCH
Soit par mail :
ressourceshumaines@plaisancedutouch.fr
Les candidatures envoyées par mail doivent être exclusivement envoyées au format PDF et les pièces jointes doivent être nommées avec le NOM et Prénom du candidat.
Soit par voie postale :
Mairie de Plaisance du Touch
Rue Maubec
31830 PLAISANCE DU TOUCH
Soit par mail :
ressourceshumaines@plaisancedutouch.fr
Les candidatures envoyées par mail doivent être exclusivement envoyées au format PDF et les pièces jointes doivent être nommées avec le NOM et Prénom du candidat.
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE PLAISANCE DU TOUCH
>Rue maubec
31830 Plaisance du touch
>Rue maubec
31830 Plaisance du touch
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.