Accueil physique et téléphonique du public

- Accueil du public sur place ou par téléphone
- Gestion du standard téléphonique :
● Avant de transmette un appel à un agent, celui-ci doit être informé du nom et de la qualité de l’interlocuteur, afin de vérifier notamment ses capacités à répondre et éventuellement sa disponibilité.
● Si le destinataire est absent et qu’aucun autre agent n’est apte à répondre, prendre les coordonnées et l’objet de l’appel ; une mauvaise réponse immédiate est bien plus dommageable qu’une réponse différée, mais apportée par la bonne personne.
- Délivrance de documents administratifs, attestations d’accueil.
- Gestion des affaires militaires et du recensement
- Traitement des mails de la mairie
- Enregistrement des démarches de rendez-vous avec les avocats + envoi mails à l’avocat du CCAS.

Etat civil :
- Enregistrement des reconnaissances, naissances, mariages, décès, transcriptions décès, changements de nom et de prénom.
- Préparation et enregistrement des dossiers de mariages
- Gestion des documents décès d’inhumation…
- Traitement des mentions marginales, des rectifications, des demandes d’actes d’état civil
- Traitement et suivi des PACS
- Clôture, préparation des documents et du registre pour envoi au Procureur de la République
- Archivage des documents et des registres de l’année N-1.
- Préparation des registres pour envoi en reliure

Foncier et patrimoine :
- Élaborer et déposer les demandes d’évaluations de domaine pour les ventes et acquisitions avec prise de rendez-vous chez le notaire.

Urbanisme :
- Enregistrement des dossiers déposés en mairie ou reçus par voie dématérialisée
- Scan et rattachement de toutes les pièces des dossiers
- Transmission des dossiers à la communes Val Aigo.
- Traitement des arrêtés : signature et transmission pétitionnaire, préfecture..., scan et affichage
- Renseignement divers sur le PLU, le cadastre administrés, notaire…
- Traitement des permissions de voirie pour envoi au conseil départemental, communauté de communes, …
- Préparation des registres d’arrêté pour envoi en reliure
- Préparation des boites d’urbanisme pour l’année N+1
- PLU : participation à l’élaboration du PLU
- Participation contrôle pour la conformité des dossiers d’urbanisme avec la police :
o Courriers
o Assermentation urbanisme

Elections :
- Traitement inscriptions et radiations, attestation d’inscriptions
- Mise à jour des listes électorales (déplacement sur le terrain)
- Préparation des listes d’émargement…pour les diverses élections et participation aux dépouillements des élections.

Organisation et pilotage des élections :
- Communication, contrôle
- Bureau de votes
- Préparation du scrutin
- Formation Élus et Direction
- Présence au bureau centralisateur
- Préparation des plannings
- Préparation des salles et du matériel requis
- Formation des secrétaires
- Présence dans les bureaux des élections toute la journée
- Formation des élus

Gestion de l’Assemblée
- Préparer les réunions (convocations, réservation de salle, dossiers…)
- Suivre les modifications des rapports au fur et à mesure des réunions préparatoires (commissions administrative, réunion de validation de l’ordre du jour, réunion des élus de la majorité, commissions municipales), en relations avec les services, réunions préparatoires, réunions en interne et CCAS.
- Traiter et envoyer les convocations
- Assurer la logistique du matériel pour certaines séances (rétroprojection, urnes, bulletins…)
- Etablir les délibérations après la séance
- Produire le procès-verbal de séance
- Procéder au traitement du contrôle de légalité et à la publication des actes sur le site internet de la Ville
- Présence lors des réunions du conseil municipal et conseil d’administration du CCAS

La gestion centralisée des actes (décisions et arrêtés du Maire)
- Superviser en permanence les actes établis par les services
- Suivre le contrôle de légalité, l’enregistrement et la transmission aux services
- Rédiger et contrôler les décisions du Maire
- Etablir et tenir le registre des délibérations, décisions et arrêtés.
- Effectuer les recherches juridiques en relation avec les projets de délibération
- Rédiger des notes et courriers
- Aider à préparer les dossiers dans le cadre de contentieux (si besoin)
- Être l’interlocuteur marchés publics auprès de notre intercommunalité

Renseignement et orientation du public

- Renseignement du public sur place ou par téléphone
- Orientation du public vers les services ou organismes compétents.
- Rédaction et suivi des courriers aux administrés.

Gestion d’informations et de communication

- Constitution, actualisation et diffusion d’un fonds de documentation
- Affichage d’informations et vérification des dates d’affichage
- Gestion des demandes de la population
- Enregistrement du courrier départ et arrivée distribution
- Taches courantes des autres agents d’accueil pendant leurs absences.