Chargé d'accueil (h/f)
Offre n° O031260430000363
Publiée le 30/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Route d'albi, Castelmaurou (Haute-Garonne (31))
Poste à pourvoir le
01/06/2026
Date limite de candidature
30/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Située aux portes de Toulouse, la Ville de Castelmaurou connait un développement régulier de sa population et atteindra prochainement les 5000 habitants. Son dynamisme associatif, sa programmation culturelle (cinéma, médiathèque), ses nombreux services publics en font une ville attractive. Soucieuse de préserver son cadre de vie entre ville et campagne, l'équipe municipale porte un projet ambitieux de développement modéré de son territoire axé sur une maîtrise de l’urbanisation, la préservation des zones agricoles et naturelles, la participation citoyenne et le développement durable.
Elle est engagée dans un programme d'investissement important : la construction d’un centre technique municipal, la rénovation de différents bâtiments, la mise en œuvre d’un plan de mobilité durable…
Vous êtes membre de l'équipe administrative et sous l'autorité de la responsable du service. Le service administratif a pour rôle essentiel d’apporter une aide à la population dans ses démarches administratives. L’accueil à la population est organisé par deux agents.
Elle est engagée dans un programme d'investissement important : la construction d’un centre technique municipal, la rénovation de différents bâtiments, la mise en œuvre d’un plan de mobilité durable…
Vous êtes membre de l'équipe administrative et sous l'autorité de la responsable du service. Le service administratif a pour rôle essentiel d’apporter une aide à la population dans ses démarches administratives. L’accueil à la population est organisé par deux agents.
Missions / conditions d'exercice
• Accueillir et informer la population
- Accueillir, informer et orienter les administrés dans ses démarches administratives, sur le fonctionnement de la collectivité (services, intercommunalités…) ainsi que sur la vie municipale,
- Gérer le standard : informations, mettre en relation les correspondants (annoncer la personne et synthétiser la demande),
- Filtrer, orienter les personnes sur les services compétents et traiter les demandes des administrés,
- Présenter des documents d’information et de de communication (plaquettes, affiches, journal municipal, liste des associations …),
- Tenir à jour le cahier de liaisons,
- Informer les administrés et les associations sur les locations de salles et le prêt de matériel,
- Remettre les clefs pour la location des salles communales,
- Prendre les rendez-vous avec le conciliateur (ou autres intervenants extérieurs).
• Gérer et suivre les procédures administratives et les affaires générales
- Informer les administrés sur les procédures administratives,
- Gérer et suivre les attestations d’accueil pour les étrangers
- Suivre les débits de boissons permanents et temporaires (enregistrement et arrêtés),
- Gérer les affaires agricoles,
- Gérer les tombolas.
• Gérer le courrier,
- Enregistrer le courrier arrivé (fichier de suivi et scanner le document),
- Assurer la distribution du courrier aux services et aux élus,
- Assurer le traitement du courrier départ en cas d’absence de l’agent chargée de l’économat,
Missions secondaires :
• Gérer les procédures et les actes d’état-civil
- Renseigner et conseiller les administrés,
- Tenir et mettre à jour les registres d’Etat-civil (transcriptions, mentions…),
- Traiter les demandes des notaires ou d’autres organismes,
- Etablir les actes d’état civil,
- Réaliser les rectifications d’état-civil,
- Délivrer les livrets de famille,
- Préparer les mariages et les baptêmes civils (dossiers, plannings, informations aux élus…),
- Réaliser les certificats de vie, de vie commune et de résidence,
- Légaliser les signatures,
- Réaliser les inscriptions pour le recensement militaire.
• Suivre les affaires funéraires
- Enregistrer les décès et établir les actes,
- Contrôler et délivrer les différentes autorisations aux pompes funèbres,
- Suivi du règlement du cimetière,
- Suivi du plan du cimetière,
- Gérer les concessions (achats, renouvellement…),
- Gérer les reprises de concessions échues.
• Organiser les élections,
- Enregistrer les inscriptions, les radiations et les changements d’adresses ou de commune
- Gérer et assurer la révision des listes électorales,
- Organiser et participer à la commission élections,
- Préparer et organiser les divers scrutins politiques,
- Transmettre les cartes d’électeurs,
- Organiser le planning de présence des présidents, assesseurs et délégués,
- Editer les documents nécessaires au vote (listes électorales, procurations, cartes d’électeurs…),
- Assurer l’organisation matérielle des bureaux de vote.
• Gérer le recensement de la population
- Organiser et suivre les listes de recensement,
- Organiser le travail de l’équipe des agents recenseurs.
- Accueillir, informer et orienter les administrés dans ses démarches administratives, sur le fonctionnement de la collectivité (services, intercommunalités…) ainsi que sur la vie municipale,
- Gérer le standard : informations, mettre en relation les correspondants (annoncer la personne et synthétiser la demande),
- Filtrer, orienter les personnes sur les services compétents et traiter les demandes des administrés,
- Présenter des documents d’information et de de communication (plaquettes, affiches, journal municipal, liste des associations …),
- Tenir à jour le cahier de liaisons,
- Informer les administrés et les associations sur les locations de salles et le prêt de matériel,
- Remettre les clefs pour la location des salles communales,
- Prendre les rendez-vous avec le conciliateur (ou autres intervenants extérieurs).
• Gérer et suivre les procédures administratives et les affaires générales
- Informer les administrés sur les procédures administratives,
- Gérer et suivre les attestations d’accueil pour les étrangers
- Suivre les débits de boissons permanents et temporaires (enregistrement et arrêtés),
- Gérer les affaires agricoles,
- Gérer les tombolas.
• Gérer le courrier,
- Enregistrer le courrier arrivé (fichier de suivi et scanner le document),
- Assurer la distribution du courrier aux services et aux élus,
- Assurer le traitement du courrier départ en cas d’absence de l’agent chargée de l’économat,
Missions secondaires :
• Gérer les procédures et les actes d’état-civil
- Renseigner et conseiller les administrés,
- Tenir et mettre à jour les registres d’Etat-civil (transcriptions, mentions…),
- Traiter les demandes des notaires ou d’autres organismes,
- Etablir les actes d’état civil,
- Réaliser les rectifications d’état-civil,
- Délivrer les livrets de famille,
- Préparer les mariages et les baptêmes civils (dossiers, plannings, informations aux élus…),
- Réaliser les certificats de vie, de vie commune et de résidence,
- Légaliser les signatures,
- Réaliser les inscriptions pour le recensement militaire.
• Suivre les affaires funéraires
- Enregistrer les décès et établir les actes,
- Contrôler et délivrer les différentes autorisations aux pompes funèbres,
- Suivi du règlement du cimetière,
- Suivi du plan du cimetière,
- Gérer les concessions (achats, renouvellement…),
- Gérer les reprises de concessions échues.
• Organiser les élections,
- Enregistrer les inscriptions, les radiations et les changements d’adresses ou de commune
- Gérer et assurer la révision des listes électorales,
- Organiser et participer à la commission élections,
- Préparer et organiser les divers scrutins politiques,
- Transmettre les cartes d’électeurs,
- Organiser le planning de présence des présidents, assesseurs et délégués,
- Editer les documents nécessaires au vote (listes électorales, procurations, cartes d’électeurs…),
- Assurer l’organisation matérielle des bureaux de vote.
• Gérer le recensement de la population
- Organiser et suivre les listes de recensement,
- Organiser le travail de l’équipe des agents recenseurs.
Profils recherchés
Savoirs
Environnement territorial, les enjeux et les évolutions. Le fonctionnement de la collectivité et le statut de la fonction publique territoriale,
Connaître et savoir appliquer les techniques des différents outils bureautiques et les logiciels professionnels (pack office….)
Les techniques pour filtrer et orienter les demandes des administrés, adapter son discours en fonction de la demande,
Procédures de rédactions d’actes d’état civil, mariages, décès et formalités administratives,
Réaliser une veille juridique et réglementaire des actes de l’état civil,
Organisation et procédure de mise en place des élections
Savoir-faire
Implication et recherche d’efficacité du service rendu (capacité à prendre en compte la finalité de son activité et à rechercher la qualité du service rendu)
Adaptabilité et disponibilité (capacité à intégrer les évolutions et à assurer la continuité du service)
Respect des consignes et/ou des directives (Respect des consignes données par son responsable hiérarchique, respect du règlement intérieur, respect des règles d’hygiène et de sécurité…)
Prise d’initiative (capacité à prendre seul des décisions permettant l’amélioration de son activité)
Capacité à s’organiser, à planifier et à gérer son temps
Fiabilité et qualité de son activité (niveau de conformité des opérations réalisées)
Savoir-être
Adaptabilité
Méthode et rigueur
Confidentialité
Travail en équipe
Politesse
Esprit d’initiative
Ponctualité
Disponibilité
Réactivité
Environnement territorial, les enjeux et les évolutions. Le fonctionnement de la collectivité et le statut de la fonction publique territoriale,
Connaître et savoir appliquer les techniques des différents outils bureautiques et les logiciels professionnels (pack office….)
Les techniques pour filtrer et orienter les demandes des administrés, adapter son discours en fonction de la demande,
Procédures de rédactions d’actes d’état civil, mariages, décès et formalités administratives,
Réaliser une veille juridique et réglementaire des actes de l’état civil,
Organisation et procédure de mise en place des élections
Savoir-faire
Implication et recherche d’efficacité du service rendu (capacité à prendre en compte la finalité de son activité et à rechercher la qualité du service rendu)
Adaptabilité et disponibilité (capacité à intégrer les évolutions et à assurer la continuité du service)
Respect des consignes et/ou des directives (Respect des consignes données par son responsable hiérarchique, respect du règlement intérieur, respect des règles d’hygiène et de sécurité…)
Prise d’initiative (capacité à prendre seul des décisions permettant l’amélioration de son activité)
Capacité à s’organiser, à planifier et à gérer son temps
Fiabilité et qualité de son activité (niveau de conformité des opérations réalisées)
Savoir-être
Adaptabilité
Méthode et rigueur
Confidentialité
Travail en équipe
Politesse
Esprit d’initiative
Ponctualité
Disponibilité
Réactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0561378811
Informations complémentaires
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE CASTELMAUROU
>Route d'albi
31180 Castelmaurou
>Route d'albi
31180 Castelmaurou
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.