SECRETAIRE CHARGE(E) ACCUEIL VIE LOCALE COMMUNICATION
Offre n° O031260630001200
Publiée le 30/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de la mairie, Lévignac (Haute-Garonne (31))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
30/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
GRADE + ifse+ tr
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du DGS :
- Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil physique et traitement des demandes, informations, courriers, mails...
- Garantir un accueil de qualité et renseigner précisément les administrés.
- Gérer la vie locale (associations, manifestations, planning salles, marché plein vent ...) avec l'adjoint élu en charge de la vie locale.
- Contribuer à l'amélioration de la communication de la collectivité.
- Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil physique et traitement des demandes, informations, courriers, mails...
- Garantir un accueil de qualité et renseigner précisément les administrés.
- Gérer la vie locale (associations, manifestations, planning salles, marché plein vent ...) avec l'adjoint élu en charge de la vie locale.
- Contribuer à l'amélioration de la communication de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE :
-Accueillir le public avec amabilité, écoute active et bienveillance,
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
-Mettre en relation les correspondants (services internes, élus locaux, etc…),
-Gérer les situations de stress et réguler les tensions si nécessaire,
-Réagir avec pertinence aux situations d'urgence,
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
-Adapter son intervention aux différents publics,
SECRETARIAT ADMNISTRATIF
-Traiter les emails (analyse, tri et répartitions auprès des personnes concernées selon pertinence),
-Gérer le courrier : tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée » (réceptionner, distribuer, enregistrer informatiquement et expédier le courrier via machine à affranchir),
-Gestion de l’agenda du Maire,
-Arrêtés relevant de la police du Maire si nécessaire,
-Recueil des parapheurs et autres documents en validation pour visa DGS ou Maire et transmission vers les services concernés (Urbanisme, Etat-Civil, Services techniques, Comptabilité, CCAS etc…)
-Gestion et affichage d’informations,
-Gérer les inscriptions des repas à domicile sur logiciel ICAP,
-Inscriptions scolaires pour l’école élémentaire, et nouveaux élèves arrivant sur la commune.
- Assurer le recensement citoyen,
-Déclarations et suivi des pannes sur le site du SDEHG (éclairage public),
-Savoir rédiger sur Berger Levrault un avis de naissance, une copie d’acte d’État Civil, etc…
-Délivrer une attestation, un certificat de vie,
-Inciter et diriger au maximum les notaires et les administrés à déposer leurs demandes d’urbanisme sur www.e-permis.fr (CU, DP, etc…),
VIE LOCALE :
Gérer les associations : En lien avec l’élue référent :
-Prendre contact avec les responsables des associations,
-Recenser les évènements associatifs sur le territoire communal et construire le programme annuel des manifestations,
-Constituer et tenir à jour les dossiers administratifs des associations, dont les dossiers de demande de subvention,
- Rédiger et notifier l’ensemble des actes de police du Maire liés aux manifestations organisées par les associations communales (demandes de débit de boissons, arrêté de stationnement et de circulation etc…).
- Gérer les salles communales et le matériel de festivité En lien avec l’élue référent :
-Gérer les demandes de réservation des salles et du matériel,
-Tenir à jour le planning des salles de la collectivité,
-Tenir à jour le planning de réservation du matériel de festivités,
-Assurer l’interface avec les services techniques et administratifs sur l’ensemble des manifestations prévues.
- Gestion marché plein vent avec l'élu référent
-mise à jour des dossiers marchands
-présences marché
-tenue cahier à souche
COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE :
- Gestion et affichage d’informations
- Communiquer au moyen de supports numériques et papiers (affiches, newsletter les informations et les projets aux administrés avec mise à jour régulière des informations municipales et associatives sur les panneaux lumineux, panneau pocket, site internet)
- Organiser, programmer et suivre les actions de communication et de relations publiques.
- Concevoir et/ou réaliser des supports de communication.
- Développer des relations avec la presse et les médias, de même que le réseau des services de communication.
-Accueillir le public avec amabilité, écoute active et bienveillance,
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
-Mettre en relation les correspondants (services internes, élus locaux, etc…),
-Gérer les situations de stress et réguler les tensions si nécessaire,
-Réagir avec pertinence aux situations d'urgence,
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
-Adapter son intervention aux différents publics,
SECRETARIAT ADMNISTRATIF
-Traiter les emails (analyse, tri et répartitions auprès des personnes concernées selon pertinence),
-Gérer le courrier : tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée » (réceptionner, distribuer, enregistrer informatiquement et expédier le courrier via machine à affranchir),
-Gestion de l’agenda du Maire,
-Arrêtés relevant de la police du Maire si nécessaire,
-Recueil des parapheurs et autres documents en validation pour visa DGS ou Maire et transmission vers les services concernés (Urbanisme, Etat-Civil, Services techniques, Comptabilité, CCAS etc…)
-Gestion et affichage d’informations,
-Gérer les inscriptions des repas à domicile sur logiciel ICAP,
-Inscriptions scolaires pour l’école élémentaire, et nouveaux élèves arrivant sur la commune.
- Assurer le recensement citoyen,
-Déclarations et suivi des pannes sur le site du SDEHG (éclairage public),
-Savoir rédiger sur Berger Levrault un avis de naissance, une copie d’acte d’État Civil, etc…
-Délivrer une attestation, un certificat de vie,
-Inciter et diriger au maximum les notaires et les administrés à déposer leurs demandes d’urbanisme sur www.e-permis.fr (CU, DP, etc…),
VIE LOCALE :
Gérer les associations : En lien avec l’élue référent :
-Prendre contact avec les responsables des associations,
-Recenser les évènements associatifs sur le territoire communal et construire le programme annuel des manifestations,
-Constituer et tenir à jour les dossiers administratifs des associations, dont les dossiers de demande de subvention,
- Rédiger et notifier l’ensemble des actes de police du Maire liés aux manifestations organisées par les associations communales (demandes de débit de boissons, arrêté de stationnement et de circulation etc…).
- Gérer les salles communales et le matériel de festivité En lien avec l’élue référent :
-Gérer les demandes de réservation des salles et du matériel,
-Tenir à jour le planning des salles de la collectivité,
-Tenir à jour le planning de réservation du matériel de festivités,
-Assurer l’interface avec les services techniques et administratifs sur l’ensemble des manifestations prévues.
- Gestion marché plein vent avec l'élu référent
-mise à jour des dossiers marchands
-présences marché
-tenue cahier à souche
COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE :
- Gestion et affichage d’informations
- Communiquer au moyen de supports numériques et papiers (affiches, newsletter les informations et les projets aux administrés avec mise à jour régulière des informations municipales et associatives sur les panneaux lumineux, panneau pocket, site internet)
- Organiser, programmer et suivre les actions de communication et de relations publiques.
- Concevoir et/ou réaliser des supports de communication.
- Développer des relations avec la presse et les médias, de même que le réseau des services de communication.
Profils recherchés
SAVOIR :
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur organisation.
Connaissance des missions et compétences d'une mairie et de ses services.
Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.
Connaissance des règles de communication avec le public.
Connaissance des procédures administratives relatives à l'état civil, aux élections, au recensement citoyen et aux démarches administratives courantes.
Connaissance des règles applicables aux manifestations publiques, aux arrêtés municipaux et aux pouvoirs de police du Maire.
Connaissance du fonctionnement du tissu associatif
Connaissance des techniques de communication institutionnelle.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des outils numériques collaboratifs.
Maîtrise des logiciels métiers (Berger-Levrault, ICAP, PanneauPocket, site internet)
SAVOIR FAIRE
Gérer un standard téléphonique et assurer le filtrage des appels.
Rédiger des courriers, attestations, certificats, actes administratifs et documents courants.
Assurer le suivi des inscriptions administratives (école, recensement citoyen, repas à domicile, etc.).
Utiliser les logiciels métiers et les plateformes dématérialisées.
Gérer les réservations des salles communales et du matériel.
Assurer le suivi administratif des associations et des manifestations communales.
Préparer et rédiger les arrêtés municipaux liés aux manifestations.
Assurer la coordination entre les élus, les services municipaux, les associations et les partenaires extérieurs.
Organiser et mettre à jour les plannings et tableaux de suivi.
Concevoir, rédiger et diffuser des supports de communication papier et numériques.
Mettre à jour les différents supports d'information (site internet, panneaux lumineux, Panneau Pocket, newsletters).
Entretenir les relations avec les associations, les administrés, les partenaires institutionnels et les médias.
Gérer plusieurs dossiers simultanément en respectant les délais et les priorités.
Réagir efficacement face aux situations d'urgence ou aux demandes sensibles.
SAVOIR-ÊTRE :
Sens développé de l'accueil, du service public et de la relation aux usagers.
Excellentes qualités relationnelles et d'écoute.
Courtoisie, disponibilité et bienveillance.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Neutralité, objectivité et devoir de réserve.
Sens de l'organisation et rigueur administrative.
Polyvalence et capacité d'adaptation.
Autonomie dans l'exécution des missions.
Esprit d'équipe et sens de la coopération.
Capacité à gérer les priorités et les imprévus.
Réactivité et aptitude à prendre des initiatives dans le respect des procédures.
Maîtrise de soi et gestion du stress face aux situations conflictuelles.
Qualités rédactionnelles et sens de la communication.
Fiabilité, ponctualité et sens des responsabilités.
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur organisation.
Connaissance des missions et compétences d'une mairie et de ses services.
Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.
Connaissance des règles de communication avec le public.
Connaissance des procédures administratives relatives à l'état civil, aux élections, au recensement citoyen et aux démarches administratives courantes.
Connaissance des règles applicables aux manifestations publiques, aux arrêtés municipaux et aux pouvoirs de police du Maire.
Connaissance du fonctionnement du tissu associatif
Connaissance des techniques de communication institutionnelle.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des outils numériques collaboratifs.
Maîtrise des logiciels métiers (Berger-Levrault, ICAP, PanneauPocket, site internet)
SAVOIR FAIRE
Gérer un standard téléphonique et assurer le filtrage des appels.
Rédiger des courriers, attestations, certificats, actes administratifs et documents courants.
Assurer le suivi des inscriptions administratives (école, recensement citoyen, repas à domicile, etc.).
Utiliser les logiciels métiers et les plateformes dématérialisées.
Gérer les réservations des salles communales et du matériel.
Assurer le suivi administratif des associations et des manifestations communales.
Préparer et rédiger les arrêtés municipaux liés aux manifestations.
Assurer la coordination entre les élus, les services municipaux, les associations et les partenaires extérieurs.
Organiser et mettre à jour les plannings et tableaux de suivi.
Concevoir, rédiger et diffuser des supports de communication papier et numériques.
Mettre à jour les différents supports d'information (site internet, panneaux lumineux, Panneau Pocket, newsletters).
Entretenir les relations avec les associations, les administrés, les partenaires institutionnels et les médias.
Gérer plusieurs dossiers simultanément en respectant les délais et les priorités.
Réagir efficacement face aux situations d'urgence ou aux demandes sensibles.
SAVOIR-ÊTRE :
Sens développé de l'accueil, du service public et de la relation aux usagers.
Excellentes qualités relationnelles et d'écoute.
Courtoisie, disponibilité et bienveillance.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Neutralité, objectivité et devoir de réserve.
Sens de l'organisation et rigueur administrative.
Polyvalence et capacité d'adaptation.
Autonomie dans l'exécution des missions.
Esprit d'équipe et sens de la coopération.
Capacité à gérer les priorités et les imprévus.
Réactivité et aptitude à prendre des initiatives dans le respect des procédures.
Maîtrise de soi et gestion du stress face aux situations conflictuelles.
Qualités rédactionnelles et sens de la communication.
Fiabilité, ponctualité et sens des responsabilités.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.