Responsable de service pompes funèbres
I -Sous la responsabilité du Directeur des Services Techniques, superviser et coordonner le service des pompes funèbres
Encadrer le service pompes funèbres
Les agents au service pompes funèbres et en collaboration avec l’agent comptable.
• Définir le fonctionnement du service et veiller à son application
• Répartir les activités entre les agents
• Préparation en amont des plannings en concertation et coordination avec le Directeur des Services Techniques dont les agents porteurs sont concernés par ces mêmes plannings
• Transmettre des consignes et veiller à leur application
• Tenir un tableau de bord au trimestre avec un reporting au Président, DST, Président de la commission, DRH et service comptable
• Rédiger des rapports d’activité et rendre compte à sa hiérarchie
• Repérer er réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de la hiérarchie
• Garantir la fiabilité et la sécurité des procédures liées aux activités du service
• Réaliser l’évaluation annuelle des deux conseillers funéraires et contribuer à leur développement professionnel
• Assurer les relations avec les partenaires et services de l’Etat
• Veiller à la conformité des habilitations et diverses obligations liées au service
II – Participer à la définition des orientations et la mise en œuvre des actions relevant du service pompes funèbres
Réaliser et gérer le budget pompes funèbres
• Préparer le budget du service pompes funèbres en lien avec le service comptable
• Veiller à l’équilibre financier du budget du service pompes funèbres en gardant une maîtrise des coûts proposés au public
• Être régisseur de recettes de la régie des pompes funèbres
 Préparer, animer et suivre la commission
• Préparer l’ordre du jour, adresser les convocations et rédiger le conducteur de réunion et le contenu ainsi que le relevé de décision/compte rendu
• Animer les réunions en lien avec la Direction Générale et l’élu référent
Conseiller funéraire/Maître de cérémonie
I - Organiser et participer aux opérations administratives et techniques dans le domaine funéraire
Accueillir, renseigner et assister les familles en deuil
• Recevoir les familles et les entreprises pour toute question relative à l’activité funéraire
• Renseigner avec respect et compassion les familles en deuil
• Informer sur les prestations et fournitures nécessaires aux obsèques
• Informer les familles sur le protocole et le déroulement d’une cérémonie d’obsèques
• Accompagner et guider la famille le jour des obsèques
Négocier l’organisation finale et les conditions de la prestation funéraire
• Apprécier la capacité financière de la famille afin d’éviter tout dépassement
• Déterminer avec la famille les conditions financières et techniques de la prestation
• Présenter un choix d’équipement ou de sépulture
Effectuer les démarches administratives
• Renseigner les formulaires relatifs aux déclarations de décès
• Collaborer efficacement avec le service de l’état civil
• Appliquer les procédures relatives aux inhumations, exhumations, crémations
• Contrôler la conformité des documents administratifs, titre de concession, autorisations diverses
Monter les dossiers administratifs et financiers des familles
• Effectuer la saisie sur informatique de la prestation funéraire
• Contrôler la fiabilité du dossier et des éléments de facturation
• Elaborer et saisir les devis et bons de commande
• Appliquer le tarif déterminé par la collectivité
Transmettre des informations pour l’exécution de la prestation
• Collaborer efficacement avec le service funéraire et des cimetières
• Expliquer si nécessaire la demande des familles
Gérer et coordonner les différents prestataires et intervenants extérieurs
• Etablir et développer des relations de confiance avec les prestataires
• Coordonner les interventions des différents prestataires pour le bon déroulement de la cérémonie
Collecter les heures supplémentaires des porteurs
• Renseigner un tableau de collecte des heures supplémentaires réalisées par les porteurs
• Transmettre le tableau mensuel au service comptable
II – Ordonnancer les cérémonies funéraires
Ordonnancer des funérailles
• Surveiller le bon déroulement des funérailles
• Gérer les évènements selon la stricte application du protocole
• Ordonner la répartition des porteurs-chauffeurs
• Réagir immédiatement en cas d’évènements imprévus
Participer aux opérations funéraires techniques
• Procéder aux ouvertures, fermetures de caveau et creusement de fosses
• Participer aux convois funéraires
• Effectuer le portage des cercueils
• Manipuler des corps lors des différentes opérations funéraires (mise en bière, inhumation, exhumation) avec respect
• Conduire les véhicules funéraires et les véhicules d’accompagnement
• Porter et mettre en place les fleurs et plaques
• Vérifier le registre de condoléances
• Préparer les cercueils suivant le bon de commande
III - Gérer les commandes et les achats
Gérer les commandes et les achats des fournitures courantes
• Identifier les produits ou marchandises nécessaires au service
• Préparer et établir les commandes en lien et après accord du service comptable
• Négocier avec différents fournisseurs
• Contrôler la réception en fonction de la commande
• Organiser le rangement des produits en fonction de l’espace disponible et des conditionnements
• Manipuler et stocker en sécurité des produits dangereux ou fragiles
• Contrôler la quantité et la qualité des produits stockés
Activités secondaires ou occasionnelles :
Organiser et contrôler des opérations de maintenance et d’entretien
• Proposer un programme d’entretien, de maintenance ou de renouvellement des produits
Entretenir les locaux et espaces extérieurs du service
• Exécuter les travaux d’entretien, d’aménagement et de maintenance des bâtiments (différents locaux et espaces verts)
• Diagnostiquer et contrôler les équipements du service
• Assurer l’entretien courant des machines, des véhicules, des matériels et des locaux
Vendre en magasin
• Conseiller la clientèle
• Encaisser les ventes (plaques, fleurs, vases) en délivrant des récépissés de régie de recettes