Secrétaire de Direction
Offre n° O032250930000138
Publiée le 30/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Et si votre avenir professionnel s’écrivait dans le Gers ?
Rejoindre le Conseil départemental du Gers, c’est intégrer une équipe de 1 400 agent·es engagé·es au service d’un territoire qui allie ruralité et modernité. Ici, chaque talent trouve sa place. Dans le Gers, la proximité n’est pas un concept, c’est une réalité. Nous cultivons un esprit inclusif et participatif où la transversalité et les échanges humains sont au cœur de notre action. Avec une dynamique tournée vers l’innovation, l’environnement et l’excellence numérique pour toutes et tous, le Gers est un territoire d’avenir et notre collectivité s’inscrit dans cette marche en avant.
Venez contribuer à un service public de qualité dans un cadre de vie unique. Rejoignez-nous !
Rejoindre le Conseil départemental du Gers, c’est intégrer une équipe de 1 400 agent·es engagé·es au service d’un territoire qui allie ruralité et modernité. Ici, chaque talent trouve sa place. Dans le Gers, la proximité n’est pas un concept, c’est une réalité. Nous cultivons un esprit inclusif et participatif où la transversalité et les échanges humains sont au cœur de notre action. Avec une dynamique tournée vers l’innovation, l’environnement et l’excellence numérique pour toutes et tous, le Gers est un territoire d’avenir et notre collectivité s’inscrit dans cette marche en avant.
Venez contribuer à un service public de qualité dans un cadre de vie unique. Rejoignez-nous !
Lieu de travail
81 route de pessan BP 20569, Auch (Gers)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
30/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Département du Gers recrute un·e secrétaire de Direction à temps complet, au sein de la Direction Patrimoine Immobilier (Résidence administrative : AUCH).
L’agent·e sera placé·e sous l’autorité hiérarchique de la Directrice.
L’agent·e sera placé·e sous l’autorité hiérarchique de la Directrice.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique de la Direction et des Services :
- Réceptionner les demandes et les orienter vers l’interlocuteur ou le service compétent
- Filtrer les appels en fonction de l’activité et des urgences
- Gérer les agendas de la direction et s’assurer de la participation lors de réunions ou de déplacements
- Gérer les messages reçus dans la boite mail de la direction : les analyser, les prioriser, les transférer aux services compétents, en assurer un suivi en fonction du degré de sensibilité …
Effectuer la gestion administrative de la Direction et des Services :
- Assurer la prise de notes pendant les réunions, rédiger des comptes rendus et les diffuser
- Rédiger les différents documents demandés (notes, rapports, courriers, présentations…)
- Gérer le suivi du courrier et des parapheurs (enregistrement, affectation, transmission, suivi, …)
- Effectuer le classement et l’archivage des documents dans l’arborescence de la Direction
- Tenir et mettre à jour les tableaux de bords et/ou de suivi
Participer à l’organisation des activités de la Direction et des Services :
- Elaborer des supports de communication ou d’information (rédaction de synthèse, rapports, présentations)
- Planifier et organiser des réunions : invitation, réservation de salle et/ou de véhicule, planification, convocation
- Préparation de dossiers avant réunions ou visites sur sites
- Créer les fiches rapports dans le logiciel de délibérations
Gestion de dossiers transversaux,
- CHSCT : préparation et suivi des dossiers à inscrire à l'ordre du jour en liaison avec les services,
- Suivi et mise à jour du plan et des actions de prévention
Suivre les stocks de fournitures de bureau et préparer des commandes selon l’état des stocks
Gestion des personnels :
- Établissement des ordres de mission permanents et ponctuels des agents de la DPI
- Gestion administrative des dossiers accidents de service, et suivi arrêts de travail
- Gestion et suivi des visites médicales des agents de la DPI
- Gestion des EPI (respect de la dotation Type/service – établissement et suivi des commandes)
- Gestion des congés et absences de la Directrice, de son Adjoint et des Chefs de service
Élaboration du plan de formation :
- Recensement des besoins des services et préparation et finalisation du plan de formation en liaison avec la Direction,
- Suivi, gestion de toutes actions de formation obligatoire (habilitations électriques, CACES, travail en hauteur…)
Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique de la Direction et des Services :
- Réceptionner les demandes et les orienter vers l’interlocuteur ou le service compétent
- Filtrer les appels en fonction de l’activité et des urgences
- Gérer les agendas de la direction et s’assurer de la participation lors de réunions ou de déplacements
- Gérer les messages reçus dans la boite mail de la direction : les analyser, les prioriser, les transférer aux services compétents, en assurer un suivi en fonction du degré de sensibilité …
Effectuer la gestion administrative de la Direction et des Services :
- Assurer la prise de notes pendant les réunions, rédiger des comptes rendus et les diffuser
- Rédiger les différents documents demandés (notes, rapports, courriers, présentations…)
- Gérer le suivi du courrier et des parapheurs (enregistrement, affectation, transmission, suivi, …)
- Effectuer le classement et l’archivage des documents dans l’arborescence de la Direction
- Tenir et mettre à jour les tableaux de bords et/ou de suivi
Participer à l’organisation des activités de la Direction et des Services :
- Elaborer des supports de communication ou d’information (rédaction de synthèse, rapports, présentations)
- Planifier et organiser des réunions : invitation, réservation de salle et/ou de véhicule, planification, convocation
- Préparation de dossiers avant réunions ou visites sur sites
- Créer les fiches rapports dans le logiciel de délibérations
Gestion de dossiers transversaux,
- CHSCT : préparation et suivi des dossiers à inscrire à l'ordre du jour en liaison avec les services,
- Suivi et mise à jour du plan et des actions de prévention
Suivre les stocks de fournitures de bureau et préparer des commandes selon l’état des stocks
Gestion des personnels :
- Établissement des ordres de mission permanents et ponctuels des agents de la DPI
- Gestion administrative des dossiers accidents de service, et suivi arrêts de travail
- Gestion et suivi des visites médicales des agents de la DPI
- Gestion des EPI (respect de la dotation Type/service – établissement et suivi des commandes)
- Gestion des congés et absences de la Directrice, de son Adjoint et des Chefs de service
Élaboration du plan de formation :
- Recensement des besoins des services et préparation et finalisation du plan de formation en liaison avec la Direction,
- Suivi, gestion de toutes actions de formation obligatoire (habilitations électriques, CACES, travail en hauteur…)
Profils recherchés
Profil :
• Connaissance des techniques de secrétariat et d’accueil ;
• Connaissance des fondamentaux de la communication orale et écrite ;
• Maitrise de l’outil bureautique (pack office) ;
• Capacité à évaluer et à prioriser les demandes ;
• Capacité d’anticipation ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Réactivité ;
• Capacité d’adaptation et autonomie ;
• Discrétion ;
Avantages :
• Adhésion au CNAS ;
• Titres restaurants ;
• Prestations sociales RH ;
• Participation financière à la mutuelle ;
• Possibilité de télétravail sous conditions ;
• Comité des œuvres sociales ;
• Choix du cycle de travail en fonction du métier ;
• RIFSEEP ;
• Prise en charge des frais de transports en commun et mobilité douce.
• Connaissance des techniques de secrétariat et d’accueil ;
• Connaissance des fondamentaux de la communication orale et écrite ;
• Maitrise de l’outil bureautique (pack office) ;
• Capacité à évaluer et à prioriser les demandes ;
• Capacité d’anticipation ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Réactivité ;
• Capacité d’adaptation et autonomie ;
• Discrétion ;
Avantages :
• Adhésion au CNAS ;
• Titres restaurants ;
• Prestations sociales RH ;
• Participation financière à la mutuelle ;
• Possibilité de télétravail sous conditions ;
• Comité des œuvres sociales ;
• Choix du cycle de travail en fonction du métier ;
• RIFSEEP ;
• Prise en charge des frais de transports en commun et mobilité douce.
Contact et modalités de candidature
Contact
Madame Aude MONGE, Directrice Patrimoine Immobilier au 05.62.67.31.80
Informations complémentaires
Envoyer lettre de motivation + CV + arrêté de situation administrative pour les candidats·es titulaires de la Fonction Publique à : Monsieur le Président du Conseil Départemental du Gers - Direction Ressources Humaines – Service Emploi Recrutement - 81 Route de PESSAN – BP 20569 – 32022 AUCH Cedex 9 ou par mail à : emploi@gers.fr avant le 30 octobre 2025.
« En savoir plus sur le traitement de vos données personnelles : https://www.gers.fr/le-conseil-departemental/offres-demploi/candidature-et-protection-des-donnees-personnelles »
« En savoir plus sur le traitement de vos données personnelles : https://www.gers.fr/le-conseil-departemental/offres-demploi/candidature-et-protection-des-donnees-personnelles »
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.