Assistant.e administratif.ve (f/h)
Offre n° O033230501050209
Publiée le 26/05/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Bordeaux
Poste à pourvoir le
01/08/2023
Date limite de candidature
02/07/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la directrice et de la responsable de mission (au sein de la direction générale des affaires culturelles), vous assurez des tâches administratives, organisationnelles et logistiques qui visent à la bonne organisation interne du service.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
- Saisie et suivi des conventions de partenariats/mécénats, des parrainages/marrainages et des résidences
- Actualisation des données de suivi d'activité (tableaux de bord, tableaux de résultats, fichiers contacts...)
- Appui administratif, logistique et organisationnel
- Accueil téléphonique : renseigner les partenaires sur les appels à projets ou sur le suivi de leur dossier
- Gérer les mails de la boîte mail " contact "
- Classement et archivage des documents administratifs
- Participer à la gestion " back-office " de la plateforme dédiée à l'Education Artistique et Culturelle (EAC)
- Assurer le " back office " permettant le bon déroulement des instances de gouvernance : réunions, COTECH, COPIL : invitation, ordres du jour, convocations, pouvoirs, recherche de salle, accueil, émargement...
Activités spécifiques (et ponctuelles) :
- Développer des outils de suivi de l'activité
- Assister aux réunions d'équipe
- Saisie et suivi des conventions de partenariats/mécénats, des parrainages/marrainages et des résidences
- Actualisation des données de suivi d'activité (tableaux de bord, tableaux de résultats, fichiers contacts...)
- Appui administratif, logistique et organisationnel
- Accueil téléphonique : renseigner les partenaires sur les appels à projets ou sur le suivi de leur dossier
- Gérer les mails de la boîte mail " contact "
- Classement et archivage des documents administratifs
- Participer à la gestion " back-office " de la plateforme dédiée à l'Education Artistique et Culturelle (EAC)
- Assurer le " back office " permettant le bon déroulement des instances de gouvernance : réunions, COTECH, COPIL : invitation, ordres du jour, convocations, pouvoirs, recherche de salle, accueil, émargement...
Activités spécifiques (et ponctuelles) :
- Développer des outils de suivi de l'activité
- Assister aux réunions d'équipe
Profils recherchés
Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales, et plus particulièrement le secteur artistique et culturel.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, outils web...).Vous savez utiliser les modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique...).
Vous avez une excellente expression orale et rédactionnelle.
Vous savez analyser et gérer des demandes d'information.
Vous êtes rigoureux.euse, méthodique, organisé.e et discret.e.
Vous avez le goût du travail pour le collectif en appui à l'équipe et avez des qualités relationnelles.
Vous savez vous adapter aux évolutions organisationnelles.
Vous êtes force de proposition pour améliorer le fonctionnement du service.
Vous êtes autonome et savez gérer votre stress.
Vous avez le sens du service public.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, outils web...).Vous savez utiliser les modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique...).
Vous avez une excellente expression orale et rédactionnelle.
Vous savez analyser et gérer des demandes d'information.
Vous êtes rigoureux.euse, méthodique, organisé.e et discret.e.
Vous avez le goût du travail pour le collectif en appui à l'équipe et avez des qualités relationnelles.
Vous savez vous adapter aux évolutions organisationnelles.
Vous êtes force de proposition pour améliorer le fonctionnement du service.
Vous êtes autonome et savez gérer votre stress.
Vous avez le sens du service public.
Contact
Contact
0556998484
Lien de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.