Sous l'autorité hiérarchique du Maire et sous l'autorité fonctionnelle de la Directrice Générale des Services (DGS), vous accompagnez le Maire dans l'exercice de ses fonctions. Vous participerez à la gestion de l'agenda du Maire et à la mise en œuvre des politiques publiques de proximité décidées par le Maire. Le sens du service public et des responsabilités, la rigueur, la méthode et des capacités de prévision et d'anticipation, le sens de la discrétion et l'esprit de synthèse sont des atouts indispensables pour ce poste.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Secrétariat du Maire :
- Assurer la gestion de l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire ;
- Organiser l'activité quotidienne du Maire ;
- Assurer le classement, l'archivage et le tri de documents ;
- Préparer les dossiers du Maire, en relation avec la DGS.

Agenda du Maire :
- Suivre l'agenda du Maire sur l'ensemble de ses mandats en lien avec la DGS, les services de la Communauté de Communes Médullienne et du Parc Naturel Régional Médoc ;
- Organiser et planifier les réunions et rendez-vous ;
- Assurer la transmission régulière des plannings de réunions aux élus ;
- Organiser les réunions initiées et/ou en présence du Maire.

Courrier :
- Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion) ;
- Classement et archivage du courrier ;
- Mettre en œuvre et suivre les demandes, dossiers et courriers signalés par le Maire en lien avec la DGS.

Organisation des permanences du Maire :
- Enregistrement des demandes de rendez-vous ;
- Proposition de traitement à faire valider par le Maire ;
- Envoi des invitations ;
- Demandes d'éléments d'information auprès des services afin de constituer le dossier de rendez-vous ;
- Traitement des dossiers et réponses en lien avec la DGS.


Proximité & démocratie participative :

- Suivi du Conseil Consultatif Citoyen, des réunions de quartiers, des rencontres avec les commerçants et tout autre temps de proximité impulsé par le Maire :
* Mise à jour de la liste des participants ;
* Gestion des fichiers ;
* Envoi des invitations ;
* Organisation de la communication en lien avec le service communication.
- Secrétariat des instances participatives :
* Invitations ;
* Ordre du jour ;
* Rédaction et diffusion de comptes rendus.

Budget participatif :
- Conception, réalisation, mise en œuvre et suivi du Budget Participatif et du processus d'élaboration, de candidatures, de choix des Sainte-Hélènois, de la validation et de l'exécution.

Événementiel :
- Conception, organisation et suivi des événements suivants dans leur globalité :
* Vœux du Maire ;
* Inauguration de la foire de Sainte-Croix ;
* Accueil des nouveaux arrivants ;
* Cérémonies protocolaires ;
* Cérémonie de remise des cartes d'électeurs aux jeunes.
(Liste non exhaustive)
- Recueil, mise à jour, actualisation et harmonisation des fichiers d'invitations.

Groupe majoritaire :
- Rédiger, concevoir et transmettre une Newsletter mensuelle à destination des élus du groupe majoritaire (sélection de l'agenda du Maire, éléments de langage, argumentaires thématiques, rappel des manifestations à venir, etc.).

Participation au suivi des grands projets de la collectivité, en lien avec la DGS :
- Aménagement
- Urbanisme
- Equipements sportifs
(Liste non exhaustive)

CONDITIONS D'EXERCICE :
Spécificités horaires : forte disponibilité requise.
Déplacements : permis B impératif.
Particularités liées au poste : forte capacité de travail. Le poste n'est pas un poste d'encadrement mais d'action au service du Maire, des élus et de la collectivité territoriale.

PROFIL RECHERCHÉ :
Expérience en collectivité territoriale et en travail avec les élus
Savoir :
- Qualités rédactionnelles démontrées ;
- Connaissances des compétences et du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Maitrise de l'outil informatique.

Savoir-faire :
- Capacité de synthèse ;
- Capacité d'anticipation ;
- Capacité à travailler de manière transversale et à rendre compte ;
- Sens du travail en équipe ;
- Savoir être force de proposition.

Savoir-être :
- Discrétion, humilité, politesse ;
- Sincérité et loyauté ;
- Réactivité, rigueur, polyvalence, autonomie et capacité organisationnelle ;
- Sens de l'écoute et de la diplomatie.

RELATIONS HIÉRARCHIQUES
Sous l'autorité fonctionnelle de la DGS, sans responsabilité hiérarchique.

INTERLOCUTEURS
Internes :
Maire, adjoints, conseillers, DGS, responsables de service.
Externes :
Administrés, partenaires institutionnels, politiques, économiques, associatifs.