La Direction Accueil et Accompagnement aux Démarches, Direction adjointe État Civil et Formalités de la Ville de Bordeaux recherche un.e Responsable de service Citoyenneté.

Sous l'autorité de la directeur.rice adjoint.e État civil et Formalités, les missions principales sont les suivantes :

Pilotage de l'activité des centres :
- garantir la gestion organisationnelle, la coordination et l'animation de l'activité du service
- assurer la mise en œuvre et le suivi du projet de service
- promouvoir la démarche qualité de service pour l'usager et des conditions de vie au travail
- évaluer les actions menées par le service et proposer les mesures correctives nécessaires,
- analyser les indicateurs d'activités, élaborer le bilan annuel et mettre en place les actions correctives
- participer à la préparation du budget et des marchés

Encadrement des équipes et gestion RH :
- encadrer les responsables de centres (fixer les objectifs annuels et évaluer les résultats)
- accompagner les équipes dans le changement
-contrôler la répartition des tâches, l'application et l'efficacité des plannings et le respect des délais de traitement
- animer, conduire ou participer aux réunions d'équipes (service, centres)
- assurer la gestion administrative du personnel
- prévenir et gérer les conflits
- avec les responsables de centres, veiller au développement des compétences individuelles et collectives des équipes afin d'identifier les besoins pour l'élaboration du plan de formation
- assurer la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation du tutorat

Communication interne et animation :
- diffuser les informations concernant les évolutions législatives, juridiques et réglementaires, contrôler les mises à jour des procédures
- recueillir, analyser et transmettre les informations et propositions des équipes,
- rendre compte, régulièrement, à la direction de l'activité du service
- diffuser les bonnes pratiques, promouvoir l'analyse de pratique professionnelle et valoriser l'accompagnement des équipes dans leur souhait d'évolution des compétences au sein de la direction Etat civil et formalités
- s'assurer de la communication avec les mairies de quartier et contrôler leurs résultats

Gestion administrative des activités du service :
- organiser le pré accueil, la plateforme téléphonique métier et l'accueil en guichet en lien avec la stratégie de la direction relation usager
- s'assurer de la bonne tenue de la liste électorale, accompagner les équipes dans la préparation et la mise en œuvre des redécoupages électoraux
- organiser et superviser la mise en œuvre des scrutins électoraux dans le respect de la réglementation et des délais impartis ; contrôler le bon déroulement des opérations.
- assurer l'organisation logistique de l'opération annuelle de recensement et contrôler la collecte.
- rédiger les courriers aux usagers du service, aux administrations, et notes internes
- assurer le suivi des évolutions logicielles

Vous maîtrisez le Code Général des collectivités territoriales ainsi que le Code Electoral. Vous possédez de l'expertise en État Civil et en droit.

Vous maîtrisez la gestion de projet et avez une bonne connaissance des procédures administratives.

Vous possédez de grandes capacités managériales et d'animation d'équipes.

Vos qualités relationnelles et rédactionnelles, votre esprit d'initiative ainsi que votre sens des responsabilités sont des atouts essentiels pour mener à bien vos missions.

Informations complémentaires :

Horaires variables - permanences samedi matin, week-end en période
électorale

Encadrement de 42 agents de catégorie C et 3 catégorie B

Vous serez amené.e à travailler en collaboration avec la Responsable du service État Civil pour développer la polyvalence des agents afin d'améliorer l'entraide et la solidarité entre les deux services en fonction de l'activité