Le.La secrétaire de direction est chargé.e d’apporter prioritairement une aide permanente à la directrice du GIP Médiation de la Ville de Bordeaux en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers. Elle apporte également, dans la mesure du possible et des nécessités, un appui auprès de la responsable gestion et administration. Il.Elle est mis.e à disposition du GIP.

Le Groupement d’Intérêt Public (GIP) intervient sur le champ de la médiation sociale dans les quartiers Politique de la Ville et dans les squats de la Métropole bordelaise, il propose également de la médiation de conflits de voisinage et développe de la formation et de l’ingénierie auprès des collectivités et associations liée à la médiation sociale sur la Métropole bordelaise. Actuellement il est composé d’une vingtaine de salariés.

Les missions principales sont les suivantes :

Organiser la vie professionnelle du directeur et du référent qualité :
- Tenue et animation de l’agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités du directeur,
- Aide à la gestion des messages reçus,
- Rappel des informations importantes et transmission des messages
- Préparation des dossiers des réunions Réaliser et mettre en forme divers documents,
- Prise de note et mise en forme de tous types de documents de formes et contenus divers (Word, Excel, Power point),
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers et documents rattachés à la direction

Organiser et planifier des réunions :
- Participer à l’organisation des Conseils d’Administration et Assemblées Générales,

- Assurer l’envoi des convocations et gestion des pouvoirs,
- Rédiger l’ordre du jour en concertation avec le directeur,
- Réservation de salles, du matériel nécessaire,
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus.

Organiser les déplacements et formations du directeur, des salariés :
- Recueil des besoins, inscriptions et suivi,
- Gestion des réservations (transport, hébergement, restauration),
- Rédaction des ordres de missions,
- Etablissement du plan d'itinéraire si nécessaire,
- Collecte des justificatifs et transmission aux services chargés de l'instruction.

Assurer la gestion et le suivi des documents administratifs en lien avec la structure :
- Collecte des courriers et pièces justificatives,
- Recueil du visa de la direction.

Assurer le suivi et la gestion du matériel et abonnements liés à l’activité des équipes :
- Etat des lieux des besoins (carte TBM, abonnement V3,cartes de visite, affiches, carnets médiateurs, fournitures administratives, achats divers liés à l’activité).

Assurer l’organisation et le suivi du recrutement des contrats Adultes-Relais :
- Dépôt des offres d’emploi,
- Pré-sélection en fonction des critères requis
- Convocation au jury
- Etablissement des dossier en relation avec la Préfecture.

Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques et des normes rédactionnelles.

Vous avez connaissance des méthodes de classement et d'archivage ainsi que des procédures administratives.

Vous avez l'habitude de travailler à l'aide d'outils de suivi et de tableaux de bord.

Vous savez vous rendre disponible et avez le sens de la confidentialité.

Votre relationnel, votre rigueur et votre sens de l'organisation sont des atouts essentiels pour mener à bien vos missions.