Gestionnaire Administratif(ve) du pôle sport jeunesse et vies associative

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O033240410000716
Publiée le 10/04/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE BRUGES
Avenue charles de gaulle hôtel de ville
33523 Bruges cedex
La ville de Bruges est une des 28 communes de Bordeaux Métropole. Voisine de Bordeaux, située aux portes du Médoc et à moins d'une heure des plages girondines, elle se distingue par sa localisation, ses nombreux équipements publics (crèches, écoles, installations sportives et culturelles, tramway, gare TER...) et ses espaces naturels (réserve nationale, parcs, lac de Bordeaux).
Territoire attractif, la ville de Bruges attire chaque année de nombreuses entreprises et de nouveaux habitants (20 000 actuellement) qui viennent y chercher un certain cadre de vie et une ville à taille humaine.
Le dynamisme du territoire se traduit également par de nombreux projets municipaux : construction d'une ludo-médiathèque, d'un 5ème groupe scolaire, d'un centre aquatique, requalification d'une partie du centre-ville...
Vous souhaitez en savoir plus sur nous?
C'est par ici https://www.mairie-bruges.fr/demarches-en-ligne/offre-emploi-cv
Lieu de travail
Bruges cedex
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
10/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La ville de Bruges est une des 28 communes de Bordeaux Métropole. Voisine de Bordeaux, située aux portes du Médoc et à moins d’une heure des plages girondines, elle se distingue par sa localisation, ses nombreux équipements publics et ses espaces naturels.
Territoire attractif, la ville de Bruges attire chaque année de nombreuses entreprises et de nouveaux habitants, qui viennent y chercher un certain cadre de vie et une ville à taille humaine.
Le dynamisme du territoire se traduit également par de nombreux projets municipaux.
Vous voulez en savoir plus : https://www.mairie-bruges.fr/demarches-en-ligne/offre-emploi-CV
Dans ce cadre, la ville de Bruges souhaite recruter un/une gestionnaire administratif pour le pôle sport/ jeunesse et vie associative.
En tant que gestionnaire administratif du pôle, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement technique et administratif du pôle sport, jeunesse et vie associative. Vous suivez et gérez les dossiers administratifs inhérents au pôle et assistez le responsable du pôle ainsi que les chefs de services dans l’organisation du travail du pôle.
Votre lieu d'affectation est le forum des associations.

 Horaires de travail :
Poste à temps complet (38h). Horaires variables en fonction de l’activité du pôle sport, jeunesse vie associative. Présence ponctuelle sur les évènements organisés par le pôle.
Télétravail possible sous réserve des nécessités de service.

 Moyens mis à disposition :
Ordinateur, imprimante, photocopieur, scanner, internet, messagerie électronique, téléphone, logiciels bureautiques et professionnels…

 Contraintes d’exercice :
Horaires adaptables en fonction de l’activité du pôle sport, jeunesse et vie associative.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES

1/ Activités administratives transversales au sein du pôle sport, jeunesse et vie associative
• Assistance administrative de la direction du pôle et des chefs de service du pôle :
o Accueil physique et téléphonique
o Saisie et envoi de courriers / courriels
o Traitement de dossiers et saisie de documents
o Organisation de réunions et prise de rendez-vous
o Assistance au suivi RH des agents du service (environ 19 personnes) - Tableau des congés, absences, arrêts et formations…

• Assistance administrative aux évènements du pôle sport, jeunesse et vie associative (Salon des Associations, Bruges’Athlon, Semi-marathon, etc.) :
o Suivi administratif (courriers, invitations, etc.)
o Recueil des inscriptions
o Suivi financier des manifestions (devis, bons de commande, tableaux, etc.)
o Participation aux réunions préparatoires et lien avec les services partenaires (communication, logistique…)

Activités spécifiques à la vie associative
• Gestion administrative :
o Suivi et actualisation de l’annuaire des associations (outil interne)
o Gestion de la boite mail institutionnelle e-association (consultation, orientation et tableau de suivi)
o Suivi administratif des associations (dossiers administratifs, conventions, chartes, archivage, etc.
o Gestion et suivi des formations aux associations (calendrier, inscriptions, convocations)
o Gestion des réservations des minibus (tableau de réservations, réponses aux demandeurs)
• Gestion du Forum des Associations :
o Orientation du public
o Affichage hebdomadaire des plannings d’utilisation des salles
o Mise à jour des outils de communication affichés et mis à disposition par les associations
o Distribution du courrier aux associations hébergées au Forum

• Lien aux associations :
o Participation à l’élaboration, la rédaction et la diffusion des informations en direction des associations
o Participation aux actions d’animation du réseau associatif


• Traitement des dossiers de demandes de subventions :
o Lancement de la campagne de subventions
o Réception des demandes
o Vérification de la complétude des dossiers
o Recensement des demandes dans un tableau
o Préparation des dossiers pour la commission d’attribution
o Etablissement des courriers de réponse aux associations


Activités administratives spécifiques au service jeunesse (Interventions ponctuelles en supplétif)
• Assistance sur l’organisation des activités jeunesse :
o Suivi prestataires/partenaires (suivi comité, associations sur CAP 33, ect.) et suivi des conventions
o Suivi des inscriptions (Vacances sportives, séjours, chantier éducatif, etc.)
o Aide et lien avec la communication des actions (créer des alertes pour flyers, affiches, mag, etc.)
• Suivi budgétaire (bons de commande, factures, tableaux récapitulatifs des dépenses)
• Participation à la gestion des facturations :
o Lien avec le service des régies pour les informations relatives aux activités programmées
o Edition des états de facturation depuis le logiciel métier


Activités administratives spécifiques au service des sports (Interventions ponctuelles en supplétif)
• Réalisation des plannings de manifestations sportives (ponctuelles et régulières)
• Réalisation et suivi de bons de commande
• Suivi des demandes de travaux des sites sportifs (mails, tableau, etc.)
• Gestion des produits d’entretien (stock, commandes etc.)
Profils recherchés
- Savoirs :
✓ A des connaissances de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale

- Savoirs être :
✓ Est capable de comprendre l’organisation globale du service et les missions de chacun
✓ Sait se positionner au sein d’une équipe
✓ Est capable de polyvalence
✓ Est organisé(e) et sait prioriser ses tâches
✓ Adapte son intervention aux différents publics
✓ Réagit avec pertinence aux situations d’urgence

Contact

Contact
0557209783
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature à l'attention de Madame le Maire par mail à l'adresse suivante: e-recrutement@mairie-bruges.fr
Les titulaires sont invités à fournir leur dernier arrêté de carrière et bulletin de paie. Dans le cadre de leur démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité la Ville et le CCAS de Bruges s'engagent contre toute forme de discrimination. La commune met en place des actions en faveur de l'emploi des personnes handicapées. Indiquez, si vous le souhaitez, si vous bénéficiez d'une reconnaissance travailleur handicapé.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.