La ville de Bruges est une des 28 communes de Bordeaux Métropole. Voisine de Bordeaux, située aux portes du Médoc et à moins d’une heure des plages girondines, elle se distingue par sa localisation, ses nombreux équipements publics et ses espaces naturels.
Territoire attractif, la ville de Bruges attire chaque année de nombreuses entreprises et de nouveaux habitants, qui viennent y chercher un certain cadre de vie et une ville à taille humaine.
Le dynamisme du territoire se traduit également par de nombreux projets municipaux.
Vous voulez en savoir plus : https://www.mairie-bruges.fr/demarches-en-ligne/offre-emploi-CV
Dans ce cadre, la ville de Bruges souhaite recruter un/une gestionnaire administratif pour le pôle sport/ jeunesse et vie associative.
En tant que gestionnaire administratif du pôle, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement technique et administratif du pôle sport, jeunesse et vie associative. Vous suivez et gérez les dossiers administratifs inhérents au pôle et assistez le responsable du pôle ainsi que les chefs de services dans l’organisation du travail du pôle.
Votre lieu d'affectation est le forum des associations.

 Horaires de travail :
Poste à temps complet (38h). Horaires variables en fonction de l’activité du pôle sport, jeunesse vie associative. Présence ponctuelle sur les évènements organisés par le pôle.
Télétravail possible sous réserve des nécessités de service.

 Moyens mis à disposition :
Ordinateur, imprimante, photocopieur, scanner, internet, messagerie électronique, téléphone, logiciels bureautiques et professionnels…

 Contraintes d’exercice :
Horaires adaptables en fonction de l’activité du pôle sport, jeunesse et vie associative.

ACTIVITES PRINCIPALES

1/ Activités administratives transversales au sein du pôle sport, jeunesse et vie associative
• Assistance administrative de la direction du pôle et des chefs de service du pôle :
o Accueil physique et téléphonique
o Saisie et envoi de courriers / courriels
o Traitement de dossiers et saisie de documents
o Organisation de réunions et prise de rendez-vous
o Assistance au suivi RH des agents du service (environ 19 personnes) - Tableau des congés, absences, arrêts et formations…

• Assistance administrative aux évènements du pôle sport, jeunesse et vie associative (Salon des Associations, Bruges’Athlon, Semi-marathon, etc.) :
o Suivi administratif (courriers, invitations, etc.)
o Recueil des inscriptions
o Suivi financier des manifestions (devis, bons de commande, tableaux, etc.)
o Participation aux réunions préparatoires et lien avec les services partenaires (communication, logistique…)

Activités spécifiques à la vie associative
• Gestion administrative :
o Suivi et actualisation de l’annuaire des associations (outil interne)
o Gestion de la boite mail institutionnelle e-association (consultation, orientation et tableau de suivi)
o Suivi administratif des associations (dossiers administratifs, conventions, chartes, archivage, etc.
o Gestion et suivi des formations aux associations (calendrier, inscriptions, convocations)
o Gestion des réservations des minibus (tableau de réservations, réponses aux demandeurs)
• Gestion du Forum des Associations :
o Orientation du public
o Affichage hebdomadaire des plannings d’utilisation des salles
o Mise à jour des outils de communication affichés et mis à disposition par les associations
o Distribution du courrier aux associations hébergées au Forum

• Lien aux associations :
o Participation à l’élaboration, la rédaction et la diffusion des informations en direction des associations
o Participation aux actions d’animation du réseau associatif


• Traitement des dossiers de demandes de subventions :
o Lancement de la campagne de subventions
o Réception des demandes
o Vérification de la complétude des dossiers
o Recensement des demandes dans un tableau
o Préparation des dossiers pour la commission d’attribution
o Etablissement des courriers de réponse aux associations


Activités administratives spécifiques au service jeunesse (Interventions ponctuelles en supplétif)
• Assistance sur l’organisation des activités jeunesse :
o Suivi prestataires/partenaires (suivi comité, associations sur CAP 33, ect.) et suivi des conventions
o Suivi des inscriptions (Vacances sportives, séjours, chantier éducatif, etc.)
o Aide et lien avec la communication des actions (créer des alertes pour flyers, affiches, mag, etc.)
• Suivi budgétaire (bons de commande, factures, tableaux récapitulatifs des dépenses)
• Participation à la gestion des facturations :
o Lien avec le service des régies pour les informations relatives aux activités programmées
o Edition des états de facturation depuis le logiciel métier


Activités administratives spécifiques au service des sports (Interventions ponctuelles en supplétif)
• Réalisation des plannings de manifestations sportives (ponctuelles et régulières)
• Réalisation et suivi de bons de commande
• Suivi des demandes de travaux des sites sportifs (mails, tableau, etc.)
• Gestion des produits d’entretien (stock, commandes etc.)

- Savoirs :
✓ A des connaissances de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale

- Savoirs être :
✓ Est capable de comprendre l’organisation globale du service et les missions de chacun
✓ Sait se positionner au sein d’une équipe
✓ Est capable de polyvalence
✓ Est organisé(e) et sait prioriser ses tâches
✓ Adapte son intervention aux différents publics
✓ Réagit avec pertinence aux situations d’urgence