La Ville de Saint Jean d’Illac recrute un-une CHARGÉ(E) D’ACCUEIL ET GESTION VIE LOCALE au sein du service des Affaires culturelles et de la Vie locale.
Poste à temps complet (35h/semaine) sur les horaires d’ouverture du service : 8h30 à 17h.
temps de travail annualisé en lien avec le calendrier de la saison
Présence le soir des spectacles et week-end événementiels, en rotation avec l’équipe.

Sous l'autorité de la responsable du service Affaires culturelles et Vie locale, et en lien direct avec la coordinatrice de la Vie associative, le ou la chargé(e) d’accueil et gestion Vie locale travaillera au sein de l’espace culturel « Quérandeau».
Sa mission principale sera d’orienter les demandes et d’être en soutien fort sur le traitement des demandes associatives. Il/Elle sera également chargé(e) de renseigner les publics sur le fonctionnement du service, et sur la programmation de la salle de spectacle. Il/Elle aura en charge la vente des billets de spectacle.

Activités principales concernant la Vie associative:
- Gestion des boites mails génériques du service (traite, distribue et classe les mails en fonction des sujets)
- Gestion des demandes de mise à disposition de salle et des demandes courantes des associations
- Transmission des demandes d’intervention au service technique
- Appuie technique sur les réunions logistiques hebdomadaires menées par la coordinatrice de la vie associative
- Rédaction de courriers et courriels
- Conventionnement pour les mises à disposition
- Mise à jour et transmission des agendas des manifestions de la Ville
- Coordination du comité de lecture pour les articles de la Vie associative à paraitre dans le magazine municipal
- Prise de RDV pour les élus de la délégation sur la Vie associative
- Contrôle de l’état des salles mises à disposition des associations et lien avec les services concernés (brigade de nettoyage, service technique, service des sports, …)

Activités principales concernant l’accueil de l’Espace Quérandeau :
- Accueil physique et téléphonique pour la saison culturelle et la vie associative : recevoir et informer le public,
- Accueil et renseignement des publics et groupes constitués (scolaires, services municipaux, associatifs, etc.)
- Accueil du public sur les temps de diffusion de spectacle et d’ouverture aux publics (soirs et week end inclus) en rotation avec l’équipe
- Vente de billets de spectacle : savoir conseiller le public sur les spectacles, assure la fonction de mandataire de la régie de recettes « culture », encaisse les règlements, assure les permanences de billetterie physique dans l'espace billetterie de l’espace « Quérandeau » en journée et les soirs de spectacle.
- Organisation de l'espace billetterie et du hall (affichage, gestion des présentoirs et des mobiliers)
- Mise en place des expositions temporaires ;
- Préparation de l’accueil des artistes : mise en place des loges, des caterings, réception des repas, entretien du matériel…
- Suivi et contrôle des nettoyages de l’Espace Quérandeau, effectué par une entreprise extérieure.
- Suivi des besoins en agents SIAPP et sécurité
- Gestion des mises à disposition à titre gracieux ou payant - convention, accueil, état des lieux, facturation :
> de l’Espace Quérandeau pour les établissements scolaires et les associations
> de la salle d’exposition pour les artistes plasticiens amateurs ou professionnels qui en font la demande
> des salles de réunion de la ville pour les syndicats de co-propriété

Activités annexes de communication
L’agent pourra être amené à rédiger des articles pour le magazine municipal ou pour des publications sur les réseaux sociaux de l’Espace Quérandeau, et saisir des textes sur le site internet de l’Espace Quérandeau pour des mises à jour annuelle et tout au long de l’année.

CONNAISSANCES
- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissance et intérêt pour le milieu culturel et associatif
- Être autonome, efficace et organisée
- Vous avez le goût du travail en équipe
- Capacité rédactionnelle, de communication
- Grande disponibilité (soir et week-end en fonction du calendrier des événements)
- Permis B indispensable

SAVOIR FAIRE

- S’adapter aux différents interlocuteurs
- Savoir gérer les aléas
- Filtrer et orienter les informations
- Savoir planifier et respecter les délais
- Apporter une réponse personnalisée
- Rédiger et mettre en forme les documents
- Utiliser les outils numériques, logiciels bureautiques courants, traitement de textes, et les logiciels spécifiques à l’activité (GMA gestion des salles/ Fluxnet pour les demandes d’intervention techniques/ Mapado, solution de billetterie/ Zeendoc, logiciel de courrier)

SAVOIR ETRE

- Capacité d’adaptation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Esprit d’équipe
- Sens de l’organisation
- Sens de la confidentialité
- Savoir s’exprimer oralement
- Savoir rendre compte
- Sens de l’initiative
- Être rigoureux
- Être autonome

Permis B indispensable

Temps et contraintes du poste :
Poste à temps complet (35h/semaine). Temps de travail annualisé en lien avec le calendrier de la saison. Présence le soir des spectacles et certains week-ends avec respect des plannings tournants permettant de garantir l'accueil du public.
Période de pics d'activité nécessitant une disponibilité supplémentaire : en fonction des obligations du service.
Heures supplémentaires possibles en fonction des évènements programmés.