Agent d'accueil polyvalent / assistant administratif
Offre n° O033250410000898
Publiée le 10/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
31 avenue de la liberation, Lacanau (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
30/04/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Agent d'accueil polyvalent et assistant administratif du service des affaires générales
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (50% du temps de travail)
• Renseigner et orienter le public
• Organiser et assurer la constitution et la gestion des différents dossiers relevant du champ de compétences du service : Etat-Civil (naissance, baptême, mariage, PACS, décès, mentions, actes demandés par les usagers et les officiers publics…), des élections, des affaires générales, militaires, funéraires.
• Garantir la délivrance des documents administratifs dans le respect des différentes règlementations en vigueur
• Organiser et assurer le bon déroulement des scrutins électoraux (mise en place des listes, installation et préparation des bureaux de vote, gestion des PV de vote)
• Assurer les missions de sous-régisseur concernant la vente de tous les produits assurés à l’accueil de l’hôtel de Ville et de la mairie-annexe : vignette stationnement, livres et autres produits dérivés de la collectivité et tout autre tarif relevant des régies pour lesquelles l’agent est habilité
• Organiser et assurer l’affichage des documents administratifs et veiller à la bonne gestion des documents affichés
• Organiser, garantir et assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques du service
• Assurer la constitution et la gestion des différents dossiers relevant du Dispositif de Recueil et délivrer les documents envoyés par le CERT
MISSIONS SECONDAIRES :
• Assurer la gestion du courrier en cas d’absence de l’Assistante de la Direction Générale: réception, classement, complétude du tableau de suivi du courrier.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (50% du temps de travail)
• Renseigner et orienter le public
• Organiser et assurer la constitution et la gestion des différents dossiers relevant du champ de compétences du service : Etat-Civil (naissance, baptême, mariage, PACS, décès, mentions, actes demandés par les usagers et les officiers publics…), des élections, des affaires générales, militaires, funéraires.
• Garantir la délivrance des documents administratifs dans le respect des différentes règlementations en vigueur
• Organiser et assurer le bon déroulement des scrutins électoraux (mise en place des listes, installation et préparation des bureaux de vote, gestion des PV de vote)
• Assurer les missions de sous-régisseur concernant la vente de tous les produits assurés à l’accueil de l’hôtel de Ville et de la mairie-annexe : vignette stationnement, livres et autres produits dérivés de la collectivité et tout autre tarif relevant des régies pour lesquelles l’agent est habilité
• Organiser et assurer l’affichage des documents administratifs et veiller à la bonne gestion des documents affichés
• Organiser, garantir et assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques du service
• Assurer la constitution et la gestion des différents dossiers relevant du Dispositif de Recueil et délivrer les documents envoyés par le CERT
MISSIONS SECONDAIRES :
• Assurer la gestion du courrier en cas d’absence de l’Assistante de la Direction Générale: réception, classement, complétude du tableau de suivi du courrier.
Profils recherchés
COMPÉTENCES :
• Maîtrise des logiciels de gestion utilisés par le Ville de Lacanau et notamment de l’Etat-Civil, des élections, du cimetière, la facturation (émission des titres de stationnement) et du Dispositif de Recueil permettant la délivrance des pièces d’identité…
• Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook…)
• Maîtriser les techniques d’accueil du public et connaître les règles de communication, gestion des publics difficiles et l’écoute active
• Organiser, structurer et archiver les dossiers de travail du service
• Rendre compte régulièrement de son activité
• Ecouter, analyser les demandes de ses interlocuteurs et leur apporter une réponse adaptée
QUALITÉS :
• Confidentialité et discrétion professionnelle
• Autonomie dans l’exécution des tâches confiées
• Rigueur professionnelle et capacité à organiser efficacement son travail
• Sens des responsabilités
• Capacité à communiquer et dialoguer, sens de l’écoute et de la diplomatie
• Maîtrise des logiciels de gestion utilisés par le Ville de Lacanau et notamment de l’Etat-Civil, des élections, du cimetière, la facturation (émission des titres de stationnement) et du Dispositif de Recueil permettant la délivrance des pièces d’identité…
• Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook…)
• Maîtriser les techniques d’accueil du public et connaître les règles de communication, gestion des publics difficiles et l’écoute active
• Organiser, structurer et archiver les dossiers de travail du service
• Rendre compte régulièrement de son activité
• Ecouter, analyser les demandes de ses interlocuteurs et leur apporter une réponse adaptée
QUALITÉS :
• Confidentialité et discrétion professionnelle
• Autonomie dans l’exécution des tâches confiées
• Rigueur professionnelle et capacité à organiser efficacement son travail
• Sens des responsabilités
• Capacité à communiquer et dialoguer, sens de l’écoute et de la diplomatie
Contact et modalités de candidature
Contact
0556038303
Informations complémentaires
Une lettre de candidature et un CV devront être adressés avant le 30/04/2025 :
Monsieur le Maire
Service des Ressources Humaines
Avenue de la Libération
33680 LACANAU
Des renseignements complémentaires peuvent être pris auprès des Ressources Humaines par mail : recrutement@lacanau.fr ou par téléphone au 05.56.03.83.09.
La sélection des candidatures se fera par la voie d’un entretien de recrutement.
Monsieur le Maire
Service des Ressources Humaines
Avenue de la Libération
33680 LACANAU
Des renseignements complémentaires peuvent être pris auprès des Ressources Humaines par mail : recrutement@lacanau.fr ou par téléphone au 05.56.03.83.09.
La sélection des candidatures se fera par la voie d’un entretien de recrutement.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.