Un assistant ou une assistante de direction formation professionnelle et apprentissage
Offre n° O033250523000627
Publiée le 23/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
14 rue francois de sourdis, Bordeaux (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
23/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
Découvrez les offres d’emploi et venez nous rejoindre !
Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction formation professionnelle et apprentissage auprès du Service Sécurisation et Efficacité Opérationnelle de la Direction Appui à la Performance du Pôle Formation et Emploi – Site de Bordeaux.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
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Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction formation professionnelle et apprentissage auprès du Service Sécurisation et Efficacité Opérationnelle de la Direction Appui à la Performance du Pôle Formation et Emploi – Site de Bordeaux.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
La Formation professionnelle demeure une priorité régionale avec plus de 100 000 Néo aquitains formés ou accompagnés. Elle est un véritable levier pour le développement de son territoire, un outil essentiel pour l’emploi et les compétences de demain. Cette politique s’adresse à un large public : jeunes, demandeurs d’emploi, salariés, étudiants du sanitaire et social, apprentis.
La Région fonde sa stratégie sur une proximité et les besoins des entreprises tout en assurant un accompagnement favorisant une évolution des néo-aquitains et la sécurisation de leur parcours de formation.Au sein du Pôle Formation et Emploi (PFE) de la Région Nouvelle-Aquitaine, la finalité de l’action de la Direction d’Appui à la Performance (DAP) est de contribuer, par une fonction d’appui, à l’amélioration de la performance et de l’efficience de nos politiques et de nos dispositifs, au développement de l’efficacité collective.
Le Service Sécurisation et Efficacité Opérationnelle (SSEO) de la DAP rassemble des talents polyvalents et complémentaires et à ce titre il assure un accompagnement multiple de ses interlocuteur-trice-s. Il est le garant de la performance du fonctionnement du Pôle en lien avec les Directions opérationnelles et en interface avec les Directions centrales (RH, DPMG, Protocole, Assemblées, DTPM, ...).
L'agent-e recruté-e aura pour missions de :
- optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...) des encadrants du pôle Formation et Emploi et plus particulièrement de la Direction de la Formation Professionnelle et de l'Apprentissage (DFPA)
- organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du pôle et notamment de la DFPA
- prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques (organisation de séminaires, salons...) en lien avec les assistant-e-s
- gérer les agendas en transversalité et plus particulièrement celui de la DFPA en lien avec la plateforme d'assistant-e-s
- apporter une aide permanente à l'encadrement, à un-e Directeur-trice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Activités principales :
- Organiser la vie professionnelle de la Direction : déplacements professionnels (réservation de transports, hébergements), agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités
- Participer à la circulation de l'information et alerter la hiérarchie en cas de besoin : assurer la liaison avec les différents services et partenaires externes (transmission de décisions, notes, etc.), rechercher et diffuser des informations
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier, réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers, organiser le classement et l'archivage des dossiers, réaliser les comptes-rendus
- Constituer et préparer des dossiers
- Accueillir téléphoniquement et physiquement : accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers du pôle, filtrer des appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Organiser et planifier des réunions : organiser le planning, réserver les salles et matériels nécessaires, rédiger les ordres du jour en concertation avec le commanditaire, respecter les délais de transmission de documents avant les réunions, prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Contribuer à l'organisation d'événements internes et externes
- Réaliser la gestion administrative du courrier papier du courrier sur ASUR et en assurer le suivi
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Assurer la gestion et l'archivage des documents administratifs
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, et en assurer un suivi
- Participer activement à l'amélioration des processus administratifs
Activités secondaires et/ou ponctuelles :
- S'impliquer dans le fonctionnement du collectif des assistant-e-s en termes d'activité et de remplacement
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Moyens mis à disposition :
- Matériels de bureautique
- Logiciels
Spécificités du poste :
- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
La Formation professionnelle demeure une priorité régionale avec plus de 100 000 Néo aquitains formés ou accompagnés. Elle est un véritable levier pour le développement de son territoire, un outil essentiel pour l’emploi et les compétences de demain. Cette politique s’adresse à un large public : jeunes, demandeurs d’emploi, salariés, étudiants du sanitaire et social, apprentis.
La Région fonde sa stratégie sur une proximité et les besoins des entreprises tout en assurant un accompagnement favorisant une évolution des néo-aquitains et la sécurisation de leur parcours de formation.Au sein du Pôle Formation et Emploi (PFE) de la Région Nouvelle-Aquitaine, la finalité de l’action de la Direction d’Appui à la Performance (DAP) est de contribuer, par une fonction d’appui, à l’amélioration de la performance et de l’efficience de nos politiques et de nos dispositifs, au développement de l’efficacité collective.
Le Service Sécurisation et Efficacité Opérationnelle (SSEO) de la DAP rassemble des talents polyvalents et complémentaires et à ce titre il assure un accompagnement multiple de ses interlocuteur-trice-s. Il est le garant de la performance du fonctionnement du Pôle en lien avec les Directions opérationnelles et en interface avec les Directions centrales (RH, DPMG, Protocole, Assemblées, DTPM, ...).
L'agent-e recruté-e aura pour missions de :
- optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...) des encadrants du pôle Formation et Emploi et plus particulièrement de la Direction de la Formation Professionnelle et de l'Apprentissage (DFPA)
- organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du pôle et notamment de la DFPA
- prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques (organisation de séminaires, salons...) en lien avec les assistant-e-s
- gérer les agendas en transversalité et plus particulièrement celui de la DFPA en lien avec la plateforme d'assistant-e-s
- apporter une aide permanente à l'encadrement, à un-e Directeur-trice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Activités principales :
- Organiser la vie professionnelle de la Direction : déplacements professionnels (réservation de transports, hébergements), agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités
- Participer à la circulation de l'information et alerter la hiérarchie en cas de besoin : assurer la liaison avec les différents services et partenaires externes (transmission de décisions, notes, etc.), rechercher et diffuser des informations
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier, réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers, organiser le classement et l'archivage des dossiers, réaliser les comptes-rendus
- Constituer et préparer des dossiers
- Accueillir téléphoniquement et physiquement : accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers du pôle, filtrer des appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Organiser et planifier des réunions : organiser le planning, réserver les salles et matériels nécessaires, rédiger les ordres du jour en concertation avec le commanditaire, respecter les délais de transmission de documents avant les réunions, prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Contribuer à l'organisation d'événements internes et externes
- Réaliser la gestion administrative du courrier papier du courrier sur ASUR et en assurer le suivi
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Assurer la gestion et l'archivage des documents administratifs
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, et en assurer un suivi
- Participer activement à l'amélioration des processus administratifs
Activités secondaires et/ou ponctuelles :
- S'impliquer dans le fonctionnement du collectif des assistant-e-s en termes d'activité et de remplacement
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Moyens mis à disposition :
- Matériels de bureautique
- Logiciels
Spécificités du poste :
- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
Profils recherchés
Savoirs :
- Organisation générale et fonctionnement de la collectivité
- Tissu partenarial en interne et en externe
- Techniques de gestion administrative
- Techniques et outils numériques
Savoir-faire :
- Maîtriser les outils de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…)
- Maîtriser les modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…)
- S'exprimer avec clarté à l'écrit et à l'oral
- Analyser et gérer les demandes d’information
- Organiser ses activités, prioriser, gérer plusieurs tâches simultanément
- Anticiper les besoins de la direction et à proposer des solutions
- Prioriser, gérer des urgences et des imprévus
- Travailler en équipe et interagir avec différents interlocuteurs
Savoir-être :
- Autonomie
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Qualités relationnelles
- Capacité d’organisation, rigueur et méthode
- Capacité de résistance au stress
- Polyvalence
- Capacité de communication écrite et orale, écoute
- Organisation générale et fonctionnement de la collectivité
- Tissu partenarial en interne et en externe
- Techniques de gestion administrative
- Techniques et outils numériques
Savoir-faire :
- Maîtriser les outils de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…)
- Maîtriser les modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…)
- S'exprimer avec clarté à l'écrit et à l'oral
- Analyser et gérer les demandes d’information
- Organiser ses activités, prioriser, gérer plusieurs tâches simultanément
- Anticiper les besoins de la direction et à proposer des solutions
- Prioriser, gérer des urgences et des imprévus
- Travailler en équipe et interagir avec différents interlocuteurs
Savoir-être :
- Autonomie
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Qualités relationnelles
- Capacité d’organisation, rigueur et méthode
- Capacité de résistance au stress
- Polyvalence
- Capacité de communication écrite et orale, écoute
Contact et modalités de candidature
Contact
0557575555
Informations complémentaires
Nous vous invitons à nous adresser votre candidature avant le 23/06/2025 en remplissant en ligne le formulaire dédié directement sur le site "nouvelle-aquitaine.fr".
Pour y accéder, cliquez sur le lien ci-dessus puis sur « Postuler en ligne », cochez « offre publiée » et sélectionnez cette offre.
Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
Pour y accéder, cliquez sur le lien ci-dessus puis sur « Postuler en ligne », cochez « offre publiée » et sélectionnez cette offre.
Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.