ASSISTANTE DE DIRECTION ET ACCUEIL
Offre n° O033250821000610
Publiée le 21/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
61 avenue entre-deux-mers, Fargues-Saint-Hilaire (Gironde)
Poste à pourvoir le
03/11/2025
Date limite de candidature
20/09/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
indiciaire + régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
A la suite de la demande de disponibilité pour convenance personnelle de l'agent titulaire occupant l'emploi d'assistante de Direction et agent d'accueil, ce poste permanent sera à pourvoir à compter du 3 novembre 2025 pour une durée de 1 an jusqu'au 30 octobre 2026.
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du Pôle Administratif et culturel, en relation avec les élus de référence et le milieu associatif, l'agent gère les affaires courantes, la location des salles municipales, assure l'accueil et informe les administrés.
assiste le responsable du pôle technique et cadre de vie dans la gestion des interventions de terrain et le suivi administratif et technique des prestations.
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du Pôle Administratif et culturel, en relation avec les élus de référence et le milieu associatif, l'agent gère les affaires courantes, la location des salles municipales, assure l'accueil et informe les administrés.
assiste le responsable du pôle technique et cadre de vie dans la gestion des interventions de terrain et le suivi administratif et technique des prestations.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales du poste de travail
1- Assistance de direction
- Gestion des interventions dans le logiciel de gestion Fluxnet
• Saisie des demandes des utilisateurs des services publics
• Déclenchement des fiches d’intervention et suivi.
- Suivi administratif et technique
• Assure le relationnel avec les prestataires et les fournisseurs : demandes d’interventions, prise de rendez-vous, relance, suivi de la bonne exécution des engagements et des commandes
• Traitement et suivi des dysfonctionnements (fluides, éclairage public, signalétique …)
• Transcription dans le logiciel du recensement des besoins pour les manifestations
• Assistance dans le suivi des contrats de maintenance
2- Accueil
- Accueil physique et téléphonique du public
• Apporte des réponses aux requêtes des administrés
• Oriente vers les services compétents
- Secrétariat
• Réception et enregistrement du courrier « départ / arrivée »
• Mise sous pli, envoi ou remise en mains propres
• Rédaction du courrier d’administration générale
- Gestion des affaires courantes
• Suivi et traitement des signalements : chiens errants, affichages, pannes réseaux, accidents …
- Gestion du planning d’occupation des salles municipales
• Associations
• Particuliers
- Relations avec le milieu associatif
• Mise en place et suivi des sollicitations et projets événementiels
• Planning des réservations de salle
• Gestion des clés et du matériel
Missions secondaires :
- En binôme avec l’agent en charge :
• Etat Civil
* instruit et constitue les actes d’Etat Civil
* enregistre et délivre les documents administratifs
* mis à jour des registres (naissance, mariage, décès)
• Cimetière
* relation avec les pompes funèbres
* suivi des affaires funéraires
* établissement et délivrance de titres de concession
• Elections
* mise en place et organisation des élections
* inscriptions, radiations, liste électorale
- En binôme avec l’agent en charge de l’urbanisme (droit des sols, autorisations d’urbanisme)
- En binôme avec l’agent en charge de la communication (gestion des moyens de communications de la commune)
1- Assistance de direction
- Gestion des interventions dans le logiciel de gestion Fluxnet
• Saisie des demandes des utilisateurs des services publics
• Déclenchement des fiches d’intervention et suivi.
- Suivi administratif et technique
• Assure le relationnel avec les prestataires et les fournisseurs : demandes d’interventions, prise de rendez-vous, relance, suivi de la bonne exécution des engagements et des commandes
• Traitement et suivi des dysfonctionnements (fluides, éclairage public, signalétique …)
• Transcription dans le logiciel du recensement des besoins pour les manifestations
• Assistance dans le suivi des contrats de maintenance
2- Accueil
- Accueil physique et téléphonique du public
• Apporte des réponses aux requêtes des administrés
• Oriente vers les services compétents
- Secrétariat
• Réception et enregistrement du courrier « départ / arrivée »
• Mise sous pli, envoi ou remise en mains propres
• Rédaction du courrier d’administration générale
- Gestion des affaires courantes
• Suivi et traitement des signalements : chiens errants, affichages, pannes réseaux, accidents …
- Gestion du planning d’occupation des salles municipales
• Associations
• Particuliers
- Relations avec le milieu associatif
• Mise en place et suivi des sollicitations et projets événementiels
• Planning des réservations de salle
• Gestion des clés et du matériel
Missions secondaires :
- En binôme avec l’agent en charge :
• Etat Civil
* instruit et constitue les actes d’Etat Civil
* enregistre et délivre les documents administratifs
* mis à jour des registres (naissance, mariage, décès)
• Cimetière
* relation avec les pompes funèbres
* suivi des affaires funéraires
* établissement et délivrance de titres de concession
• Elections
* mise en place et organisation des élections
* inscriptions, radiations, liste électorale
- En binôme avec l’agent en charge de l’urbanisme (droit des sols, autorisations d’urbanisme)
- En binôme avec l’agent en charge de la communication (gestion des moyens de communications de la commune)
Profils recherchés
Conditions de travail et autres éléments de contexte et contraintes du poste de travail
- Travail sur écran
- Tâches manuelles
- Manutention
- Port de charges
- Gestes répétitifs
- Contact avec le public
- Déplacements possibles en extérieur
Compétences nécessaires pour tenir le poste
- Disposer du sens de l’écoute
- S’adapter à tous les publics
- Être à l’aise avec l’informatique
- Réaliser des recherches sur le web
- Etre rigoureux et polyvalent
- Travail sur écran
- Tâches manuelles
- Manutention
- Port de charges
- Gestes répétitifs
- Contact avec le public
- Déplacements possibles en extérieur
Compétences nécessaires pour tenir le poste
- Disposer du sens de l’écoute
- S’adapter à tous les publics
- Être à l’aise avec l’informatique
- Réaliser des recherches sur le web
- Etre rigoureux et polyvalent
Contact et modalités de candidature
Contact
0556685370
Informations complémentaires
dépôt en ligne d'une lettre de candidature et du CV
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.