Missions principales :

Assistance du directeur :

 Tenue de l’agenda et prises de rendez-vous
 Rédaction de courriers, d’emailings, suivi partiel de la messagerie du DGS
 Effectue le suivi du secrétariat du DGS : courriers, notes, comptes-rendus, parapheurs, réalisation de PPT …
 Gestion et optimisation de l’emploi du temps du DGS
 Planification des réunions internes et externes, réservation de salles, envoi des convocations et transmission de documents …
 Reporting des informations : rappel des informations importantes, transmission des messages, communication de la direction vers les services et réciproquement
 Suivi des projets et activités de la direction : application des procédures administratives, suivi des échéances d’activités…

Chargée des assemblées :

 Prépare et envoi des ordres du jours, des convocations et de tous les documents nécessaires à la bonne tenue et au respect de la réglementation des instances communautaires
 Coordonner et facilite, via les outils en place, le retour des éléments nécessaires aux instances (notes techniques, notes de présentation et PPT, rapports des services…)
 Assiste aux réunions du Conseil Communautaire et du Conseil d’Administration et participe à la bonne tenue administrative
 Rédige les comptes-rendus et délibérations
 Se charge de la télétransmission des actes aux services de la Sous-Préfecture (logiciel AGEDI)
 Se charge de la diffusion, de la publication et du classement des actes de la collectivité ainsi que de la tenue des registres

Relais avec les élus et les chefs de service :

 Prépare les réunions en collaboration avec le DGS, les élus et les chefs de service en charges des dossiers

Affaires générales :

 Encadrement d’un agent technique
 Gestion des contrats : AGEDI (télétransmission des actes administratifs), informatique (relais avec l’informaticien…), téléphonie mobile (suivi des abonnements), JIMDO