MISSIONS PRINCIPALES

Assistance de direction auprès du Directeur Général des Services
o Assister le DGS dans l’organisation et le suivi de ses missions quotidiennes, en assurant un rôle d’interface avec les services, les élus et les partenaires institutionnels.
o Assurer le suivi administratif de dossiers transversaux ou stratégiques : collecte d’informations, mise en forme de notes, tableaux de suivi, relances et archivage.
o Prendre des notes lors de réunions (notamment Comité de Direction CODIR), rendez-vous ou échanges de travail et rédiger des synthèses claires, structurées et exploitables.
o Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes internes, comptes rendus, actes administratifs et documents divers relevant de la direction générale.
o Réaliser des recherches juridiques simples, administratives ou organisationnelles afin d’éclairer la prise de décision du DGS.

Assistance en matière de ressources humaines
o Participer à la gestion administrative des dossiers du personnel (suivi des situations individuelles, classement, mise à jour des dossiers).
o Rédiger les arrêtés administratifs relatifs aux agents (positions administratives, avancements, temps de travail, congés, etc.), en lien avec le DGS et la responsable RH.
o Contribuer au respect des procédures RH et à la sécurisation juridique des actes.

Secrétariat général
o Assurer le standard téléphonique pour les appels à destination du Maire, des adjoints et du DGS, en garantissant un filtrage adapté et une transmission fiable des messages.
o Gérer les agendas du Maire et du DGS : planification des rendez-vous, réunions, déplacements, arbitrage des priorités et anticipation des échéances.
o Gérer, suivre et préparer les courriers du Maire et du DGS : réception, enregistrement, orientation, rédaction des réponses et suivi des délais.
o Administrer le parapheur numérique du Maire : préparation des documents, suivi des circuits de validation et sécurisation des signatures électroniques.
o Assurer le suivi de dossiers en lien direct avec Madame le Maire, en garantissant confidentialité, fiabilité des informations et continuité administrative.
o Réaliser l’ensemble des tâches de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement de la direction générale.
o Organiser, classer et archiver les documents papier et numériques, dans le respect des règles d’archivage et de conservation.

Gestion des assemblées
o Organiser et gérer les assemblées délibérantes de la commune et du CCAS :
- élaboration et envoi des convocations aux élus,
- préparation matérielle et administrative des séances,
- présence en séance pour la prise de notes des débats.
- Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus et délibérations, en veillant à leur conformité juridique.
o Assurer les opérations de contrôle de légalité et de publicité administrative (transmission dématérialisée, affichage, publication)

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

Organisation d’événements institutionnels
o Piloter l’organisation des commémorations et de certaines célébrations municipales (notamment la cérémonie des vœux), en lien avec les services techniques et le service animation.
o Assurer la coordination administrative, logistique et protocolaire de ces événements.

Appui aux services à la population
o Apporter une assistance aux opérations électorales (préparation administrative, logistique, suivi documentaire), en lien avec le DGA Services à la population.
o Contribuer ponctuellement à la gestion des salles municipales (réservations, suivi administratif).

Continuité de service
o Assurer, de manière occasionnelle, le remplacement à l’accueil de la mairie afin de garantir la continuité du service public.

Spécifications du poste :
• L’activité s’exerce en semaine, avec occasionnellement, une présence en soirée lors des séances du Conseil Municipal (en moyenne, 1 fois tous les 2 mois).
• Horaires fixes.
• Règles de confidentialité très strictes.
• Risques : Exposition aux écrans prolongée, sédentarité.